Wie die künstliche Intelligenz das Projektmanagement transformiert

Die „Künstliche Intelligenz“ (kurz KI) verändert die Arbeitswelt immer mehr – Tools wie ChatGPT oder Google Bard dringen dabei in immer neue Gebiete vor. Dies führt zu zwei konträren Auswirkungen – zum einen können verschiedene Arbeitsschritte in Zukunft komplett von Anwendungen der KI ausgeführt werden, zum anderen schafft der Entwicklungsprozess neuer KI-Anwendungen zusätzliche, aber wesentlich anspruchsvollere Jobs – vor allem im technischen Bereich. Dieser Trend wird auch das Projektmanagement revolutionieren. Studien zufolge können bereits 2030 etwa 80 Prozent aller traditionellen Projektmanagementauf­gaben organisatorischer, aber auch strategischer Natur von smarten Systemen übernommen werden.

Einhelligen Untersuchungen zufolge wird sich die KI gerade im Bereich des hybriden Projektmanage­ments als Projektwerkzeug der Zukunft etablieren. Als lernendes System analysiert die KI den Aufbau und die Implementierung der Projekte. Zusätzlich werden potenzielle Schwachstellen entwickelt. Hier kann die Projektleitung eingreifen, wodurch sie wesentlich geringer in die jeweilige Situationsanalyse eingebunden ist. Bereits heute unterstützen lernende, auf KI basierende Systeme bei der Datenanalyse. Es kommen jedoch immer mehr KI-Lösungen auf den Markt, die die Projektplanung in Verlauf optimieren und dabei ein hohes Niveau bezüglich Präzision, Effizienz und Vorausplanung an den Tag legt.

Die KI im Projektmanagement kommt in ganz unterschiedlichen Feldern zum Einsatz. So ist sie fester Bestandteil von Projektvorhersagen, trägt zum automatisierten Ressourcenmanagement bei, stützt das Risikomanagement innerhalb von Projekten und fördert damit die Effizienz. Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Verschmelzung von Projektmanagement mit KI-Lösungen nicht als Trend abgetan werden sollte. Es handelt sich vielmehr um eine evolutionäre Entwicklung mit dem Potenzial, die Führung und Steuerung von Projekten von Grund auf zu verändern. Daher sollten sich Unternehmen den Herausforderung der Integration stellen und das sich bietende Potenzial voll ausschöpfen.

Im Zeitalter der Big Data ist es notwendig, alle benötigten Daten für das maschinelle Lernen nutzbar zu machen. In dieser Rolle spielen Informatiker eine wichtige Rolle, da sie den technologischen Übergang gestalten müssen. Für die Daten gelten die folgenden Anforderungen:

• Sämtliche roh vorhandenen Daten müssen zunächst gesammelt und anschließend bereinigt werden. Es ist notwendig, sie für den Computer lesbar zu machen. Diese Phase ist für den effizienten Einsatz von KI-Tools im Projektmanagement entscheidend.
• Sowohl Projektmanager als auch IT-Experten werden zukünftig vermehrt mit KI-basierten Lösungen arbeiten, sodass sie den richtigen Umgang mit diesen Tools erlernen müssen. Für den Erfolg sind KI-basierte Lösungen zudem angemessen in den Arbeitsablauf zu integrieren.
• Um Cybersicherheit und Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten, muss eine Analyse potenzieller Risiken – wie das Entstehen von Datenlecks und potenzieller Bedrohungen – durchgeführt werden. Die KI stellt Projektinhaber daher vor neue Herausforderungen.
• Die individuellen Rollen der Mitglieder des Projektteams wandeln sich durch die Anwendung von KI. Selbst, wenn die meisten Projektstakeholder heutzutage mit den Herausforderungen der Technik umgehen können, müssen sie sich doch darauf vorbereiten.
• Auch die ethischen Konsequenzen von KI im Projektmanagement gilt es zu berücksichtigen. Werden KI-Tools eingesetzt, gilt es zu gewährleisten, dass weder die Transparenz noch das Verantwortungsbewusstsein und die Menschlichkeit bei der Durchführung nicht leidet.

Auch wenn die Technik sicherlich der Haupttreiber der KI ist und die technischen Voraussetzungen stimmen müssen, ist doch das harmonische Zusammenspiel aller Projektbeteiligten – neben der Technik auch Mensch und Unternehmen – für den erfolgreichen Projektabschluss mit verantwortlich.

Die Integration von KI im Projektmanagement ist eine evolutionäre Entwicklung, die vor allem die Projektsteuerung von Grund auf revolutioniert. Die Umstellung stellt für viele eine echte Herausforderung dar, doch es lohnt sich, sich den Herausforderungen zu stellen. Schließlich ist das Projektmanagement ständig im Wandel und Transformationen in Aufbau und Steuerung gehören schon fast zum Alltag. Doch jede Projektrolle ist anders betroffen, weswegen hier eine Übersicht erstellt wird, der die Möglichkeiten der KI nach Projektrolle aufschlüsselt:

Der Projektleiter profitiert maßgeblich durch die Automatisierungsmöglichkeit durch KI, da Daten schneller analysiert und komprimiert werden können. Gleichzeitig lassen sich die Risiken, die mit der Umsetzung eines Projekts einhergehen, maßgeblich verringern. Die Kosten der Durchführung des Projekts sinken und die Projektdauer verkürzt sich. Auch die Erfolgsanalyse wird durch den Einsatz von KI-Lösungen unterstützt.

Sowohl die Projektmitarbeiter als auch externe Dienstleister profitieren vor allem durch die Automatisierung der Bearbeitung von monotonen, sich wiederholenden Aufgaben. Dadurch lassen sich zeitliche Freiräume schaffen, beteiligte externe Dienstleister können ihre Ressourcen besser planen. Im Fokus stehen für das Projektteam die wichtigen Aufgaben, die Dienstleister können das Projekt effizienter mitgestalten.

Der Geschäftsführer eines Unternehmens profitiert von der Flut an Berichten über den Projektstatus in Echtzeit. Zur gleichen Zeit erhält er Warnungen über mögliche Risiken und kann Probleme bei der Projektumsetzungen einsehen. KI-Tools unterstützen die Analyse abgeschlossener Projekte und stellen automatische Vorschläge zur Optimierung bereit.

Die Maxime von KI-Tools ist und bleibt jedoch, dass die Automatisierung, die mit den Tools erreicht wird, zur Unterstützung des Menschen, nicht aber auf deren Ersatz eingesetzt werden sollen. Dessen sollten sich alle Beteiligten bewusst sein. Menschliche Soft Skills wie die Teamarbeit, Empathie, moralische Werte und die Zusammenarbeit sämtlicher Beteiligter am Projekt ist nach wie vor der erfolgssichernde Faktor bei der Umsetzung. Solche KI-Tools helfen vorrangig dabei, selbst komplexe Projekte im Arbeitsalltag schneller und effektiver zu erledigen.

Durch die KI entsteht zudem ein neues Berufsbild – der KI Projektmanager. Sie sind Fachleute bei der vielfältigen Integration von KI-Lösungen. Sie haben sich darauf spezialisiert, KI-Lösungen im Unternehmen so zu implementieren, dass geeignete Projekttätigkeiten automatisiert ablaufen. Sie verfügen über ein breites Fachwissen in der KI, kennen verschiedene Techniken der Datenanalyse und dem Risikomanagement. Zudem haben sie ein Gespür für moderne Technologien, Trends und sind von Offenheit gegenüber innovativen Lösungsansätzen geprägt. Kern ist jedoch der Automatisierungsgedanke, der darauf abzielt, die Projektabwicklung effizienter und sicherer zu gestalten.

In naher Zukunft wird sich die KI in vielen Unternehmen im Projektmanagement fest etabliert haben, um von dem vielfältigen Verbesserungspotenzial bei der Steuerung und dem Management von Projekten zu profitieren. So können KI-Lösungen eingesetzt werden, um die Entscheidungs­findung innerhalb der Projekte zielgerichteter zu gestalten. Die KI kann in Echtzeit Anomalien in Datensätzen erkennen und vermag es, Projektverantwortliche darauf aufmerksam zu machen. Außerdem sammeln sie große Datenmengen und bringen diese in den richtigen Kontext. Zudem ist die KI in der Lage, Muster selbst in großen Datenmengen schnell und zuverlässig zu erkennen, die den Projektverlauf zum Negativen verändern könnten und verändert werden müssen.

1. Durch ihre zugrundeliegenden Algorithmen können KI-Tools im Projektmanagement ein gezielteres Risikomanagement möglich machen. Dies liegt an der extrem hohen Datenverarbeitungs­kapazitäten der KI-Tools. Im Rahmen des Risikomanagements lohnt sich der Einsatz von speziellen KI-Tools vor allem in der Prognostizierung von Kosten und Arbeitsdauer, dem frühzeitigen Eruierens von bevorstehenden Problemen oder Schwierigkeiten innerhalb des Projekts, der Entwicklung von effizienten Maßnahmen der Risikovermeidung und -kontrolle sowie ein verbessertes Wissensmanagement, das eng mit einer besseren Akzeptanz einhergeht. Da diese Punkte bereits frühzeitig erkannt werden, können Verantwortliche zeitnah reagieren

Spezielle KI-Tools unterstützen eine effiziente Ressourcenplanung innerhalb des Projekts, was zu einer hohen Zeitersparnis führen kann. Bedarfe werden erkannt, die Terminplanung lässt sich anpassen. Bei einem effizienten Einsatz lässt sich parallel die Projektperformance im Sinne der Finanzplanung und der Ressourcenmengen positiv beeinflussen. Detailliert betrachtet bedeutet dies eine optimale Ressourcenzuteilung, der Identifikation der richtigen Qualifikationen für die zu erledigenden Aufgaben und eine gezielte Schulung beteiligter Mitarbeiter. Durch die gezieltere Arbeit der Mitarbeiter wird die Projektproduktivität gesteigert. Die Mitarbeiterzufriedenheit im Projektalltag steigt, da ihre persönliche Belastungsgrenzen eingehalten werden

Der Einsatz von KI im Projektmanagement hat fraglos viele Vorteile für alle am Projekt Beteiligten. Dennoch ist es notwendig, die ethischen Grenzen des Projektmanagements mithilfe von KI auszuloten. Dieser Faktor spielt vor allem auf die Rahmenbedingungen an und befasst sich damit, wo die Grenze zwischen maschineller Intelligenz der KI und menschlichem Ermessen zu ziehen ist. Gleichzeitig muss die Frage beantwortet sein, ob der Einsatz der KI das Wohl aller Beteiligten im gleichen Maße berücksichtigt. Grundsätzlich geht es um Ausgewogenheit und die Sorge um den Wert und die Würde des Menschen. Algorithmen können sehr hilfreich sein, aber sie können menschliche Emotionen und Intuitionen nicht ersetzen.

Die Aufgaben im Projektmanagement werden sich sicherlich verschieben und immer mehr Aufgaben wird dann durch die KI-Tools übernommen werden. Immer mehr Tätigkeiten, die das Projektmanagement im Kern ausmachen, übernehmen KI-Tools, vor allem in den Bereichen Suchen, Planen, Optimieren und logische Schlüsse ziehen. Für Projektmanager ist die Software eine große Hilfe, denn sie wird in der Lage sein, allgemeine Regeln im Projektplanung und -steuerung zu übernehmen. Klassische Parameter wie Zeit, Kosten und Qualität nutzt die Software, um Optimierungsvorschläge zu machen. Für die effiziente Abarbeitung stellt das KI-basierte Tool die passenden Dokumente und Daten bereit.

Trotz der vielen Vorteile, die der Einsatz von KI im Projektmanagement zu bieten hat und trotz der ständigen Verbesserungen der Qualität der KI-Tools, wird der Mensch auch in Zukunft unersetzbar bleiben. Allerdings wird die Arbeitsbeschreibung eines Projektmanagers der Zukunft anders aussehen. Dabei werden die Soft Skills – namentlich die Fähigkeiten der Konfliktlösung, der Kreativität, der Erkennung und Realisierung von Innovationen – immer wichtiger. Diese Fähigkeiten haben nur Menschen, Maschinen werden sie nie haben. Die Machtverhältnisse werden zukünftig von menschlichen Qualitäten wie Empathie, Kreativität und Flexibilität geprägt sein. Das Projektmanagement wird sich also stark verändern, doch der Mensch wird die Oberhand behalten.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der einfachen Art des Zugriffs. Zentrale Analysen und Auswertungen mitsamt der Illustration durch Grafiken und Dashboards können sowohl direkt über das Intranet als auch über das Internet verteilt werden. MS Power BI ist in seiner Basisversion kostenlos verfügbar, in der er Daten analysiert und grafisch aufbereitet. Die beiden weiterhin verfügbaren kostenpflichtigen Versionen haben einen breiteren Funktionsumfang. In der Pro-Version ist die Teilungsfunktion integriert, die Premium-Version stellt weitere Serverkapazitäten bereit.