Stakeholder Management im agilen Projektumfeld

Stakeholder Management im agilen Projektumfeld

Als Stakeholder eines Projektes werden alle Personen bzw. Gruppen von Personen bezeichnet, die ein besonderes Interesse an einer erfolgreichen Umsetzung des Projektes haben. Klassische Beispiele eines Stakeholders bei Projekten sind intern der Projekteigentümer, die Mitarbeiter, aber auch die Aktionäre, Kunden, Partner, Händler und Lieferanten. Im agilen Projektmanagement spielen diese am Projekt Beteiligten eine zentrale Rolle, da sie die Anwendersicht als steuerndes Element in das Projekt mit einbringen. Sie sorgen also mit ihrer Sicht auf die Dinge dafür, dass ein Produkt nach ihren Maßgaben entwickelt wird. Es ist lediglich auf diese Weise möglich, zeitnah und adäquat auf Marktimpulse und Sonderwünschen von Kunden zu reagieren. Die Flexibilität, die dieser Ansatz für die Umsetzung bereithält, schafft die besten Voraussetzungen für die Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen.

In agilen Scrum-Projekten gehört das Stakeholder-Management zu den hauptsächlichen Aufgaben des Product Owners, die Impulse des Marktes bzw. der Kunden in die Projektentwicklung zu integrieren. Ein Product Owner fungiert als Bindeglied zum Markt, da es zu seinen Verantwortlichkeiten zählt, dass das Produkt die Erfordernisse des Marktes bedienen kann. Für den Product Owner ist es daher extrem wichtig, dass er ein sehr gutes Verhältnis zu den einzelnen Stakeholdern des Projektes pflegt und über eine exzellente Marktkenntnis verfügt. Durch seine zentrale Rolle sollte der Product Owner immer kommunikativ sein und den Markt kennen, damit das neue Angebot sowohl die Anforderungen des Marktes als auch der Stakeholder erfüllen kann. Er fungiert als Interessenvertreter der Stakeholder. Der Scrum-Master – also der Moderator oder Vermittler eines Projektes – darf aufgrund seiner Rolle im Projektmanagement nicht als Stakeholder angesehen werden.

Die Struktur eines agilen Arbeitsumfelds macht es heute zur Pflicht, das digitale Potenzial bei der Kommunikation mit zu berücksichtigen. Mit ihr kann sich jeder mit jedem und über alle Grenzen hinweg vernetzen kann. Für die Product Owner bedeutet die Digitalisierung, dass sie davon ausgehen müssen, mit internationalen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Dazu ist zumindest die Kenntnis der englischen Sprache eine absolute Notwendigkeit und bei der Organisation der Meetings müssen die Zeitverschiebungen Beachtung finden. Sie hilft, Unternehmensprozesse transparent abzubilden und ihren Ablauf durch den schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu beschleunigen. Daher sollten Unternehmen – besonders, wenn sie international aufgestellt sind – eine Lösung etablieren, über die sie eine engere Kooperation und Kommunikation mit den einzelnen Stakeholdern gewährleisten können.

Entwicklung einer Stakeholder-Management-Strategie

Es ist das Ziel des Stakeholder Managements im agilen Projektumfeld, sicherzustellen, dass sich alle am Projekt Beteiligten und Betroffenen wahrgenommen fühlen. Sie erhalten das Recht, sich angemessen einbringen zu dürfen und ihre Anforderungen werden eingebunden. Effektives Stakeholder Management steigert die Chancen auf einen Projekterfolg um ein Vielfältiges, da zufriedene Stakeholder der kritische Erfolgsfaktor bei der Umsetzung des Projektes sind. Um alle Stakeholder zu managen, sollte eine Strategie entwickelt werden, die auf vier grundlegenden Schritten basiert:

  1. Identifikation aller am Projekt Beteiligten

An erster Stelle ist es notwendig, sämtliche am Projekt Beteiligten zu identifizieren. Es geht darum, herauszufinden, wie jeder einzelne vom Projekt betroffen sein wird. Dabei müssen der Name, die augenblickliche Involvierung ins Projekt und seine spezifische Rolle in einem Register erfasst werden. Zudem muss eine Gewichtung sämtlicher Rollen für den Erfolg eines Projekts erfolgen.

  1. Erkennung und Dokumentation der jeweiligen Rolle des Stakeholders

Um sich ein Bild vom Engagement und Auftreten eines Stakeholders innerhalb eines Projektes machen zu können, sollte der Projektmanager jeden Stakeholder persönlich getroffen haben. Es geht vor allem um die Einschätzung der Beeinflussung eines Stakeholders durch einen anderen. Diese persönlichen Kennzeichen des Stakeholders ergänzen die Registerdaten.

  1. Priorisierung sämtlicher Stakeholder

In Abhängigkeit zu ihrem Eigeninteresse und dem Wirkungsgrad für das Projekt, haben die Stakeholder für den Projektmanager eine unterschiedliche Priorität. Stakeholder, die selbst eigenes Interesse und Einfluss auf das Projekt haben, können Projektsponsoren und Entscheider beeinflussen. In zweiter Reihe stehen die mit weniger Eigeninteresse, Unterstützer und Mentoren. Zuletzt kommen die Stakeholder, die nur mittelbar von dem Projekterfolg betroffen sind.

  1. Erstellung eines Kommunikationsplanes

Damit das Management der Stakeholder erfolgreich sein kann, ist die Kommunikation  das Bindeglied. Nur so lässt sich jederzeit feststellen, ob das Projekt so weiterlaufen kann. Dabei ist es wichtig, sämtliche Gespräche zu dokumentieren. Erfasst werden Häufigkeit, Art des Kommunikations­typs, wer an den Gesprächen teilgenommen hat und welche Ergebnisse sie gebracht haben.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass für ein effizientes Stakeholder Management bestimmte Kriterien den Erfolg absichern. Um das Vertrauen und die Einsatzbereitschaft der Stakeholder zu gewinnen, muss der Projektmanager Transparenz herstellen. Gleichzeitig muss er klar kommunizieren und gewährleisten, dass sämtliche vom Projekt Betroffenen über Aufgaben und Ziele informiert werden. Der dritte wichtige Faktor liegt darin, dass alle mit einbezogen werden. Hierbei gilt der Faktor der Einbeziehung – d.h. die verschiedenen Standpunkte und Erfahrungen müssen berücksichtigt werden. Zur gleichen Zeit müssen alle fair behandelt sein.

Nicht alle Stakeholder sind gleich wichtig für ein Projekt

Für den Erfolg eines Projektes sind nicht alle Stakeholder gleich relevant. Dies bedeutet, dass sie im Rahmen des Projektes unterschiedlich behandelt werden. Daher sollte eine sogenannte Stakeholder-Matrix entwickelt werden, die die Stakeholder nach den Faktoren Macht und Interesse einordnet. Insgesamt ergibt sich daraus eine Kategorisierung in vier Gruppen:

  1. Personengruppen mit viel Macht und einem hohen Interesse. Diese Anspruchsgruppen sind für den Projekterfolg besonders relevant, weswegen eine enge Zusammenarbeit besonders wichtig ist.
  2. Personengruppen mit viel Macht, aber wenig Interesse. Für diese Anspruchsgruppen gilt, dass sie durch den Fortschritt und der Umsetzung des Projekts zufriedenzustellen sind.
  3. Für Personengruppen, die zwar nur ein geringes Maß an Macht, aber ein hohes Interesse an der Umsetzung des Projektes haben gilt, dass sie lückenlos über den Fortschritt des Projekts zu informieren sind.
  4. Für Personengruppen mit wenig Macht und einem geringen Interesse gilt, dass diese Anspruchsgruppe kontinuierlich kontrolliert wird.

Die identifizierten Personengruppen müssen in diese Kategorien eingeteilt werden, sodass sie alle entsprechend ihren Ansprüchen am Projekt behandelt werden. Eine solche Stakeholder-Matrix ist besonders bei komplexen Prozessen mit vielen Beteiligten zu empfehlen, um ein einheitliches Verständnis für das Projekt zu wecken und es klarer strukturieren zu können.

So gelingt das Stakeholdermanagement

Für ein gutes Stakeholdermanagement bedarf es der menschlichen Soft Skills, denn der Product Owner muss seine persönlichen Fähigkeiten dazu einsetzen, eine klare Kommunikation mit den Stakeholdern zu führen. Dabei zählen vor allem das Verständnis für die jeweiligen Rolle – sowohl als Position innerhalb des Projekts, aber auch als Mensch. Gerade bei kritisch oder ablehnend eingestellten Stakeholdern ist es unbedingt erforderlich zu verstehen, weswegen sie dem Projekt gegenüber negativ eingestellt sind. Im besten Fall lässt sich erreichen, dass aus einem Projektgegner ein Projektbefürworter wird. Zudem muss eine Beziehung mit dem entsprechenden Stakeholdern aufgebaut werden. In dieser wichtigen Phase geht es vor allem um die Schaffung von Vertrauen.

Da die Stakeholder und ihre Persönlichkeiten bekannt sind, kann der Product Owner nun zielgerichtet mit ihnen kommunizieren. Wichtig bei der Kommunikation ist, die richtige zwischenmenschliche Ebene zu finden, denn es kann schnell passieren, dass die durch Messenger oder E-Mail versandten Nachrichten missverstanden werden. Ein vierter Punkt ist die Konsultation, der zumeist nicht ausreichend genutzt wird. Es geht hierbei nicht nur um die Information sämtlicher Stakeholder, sondern auch um eine aktive Beratung. Über diesen Faktor werden alle am Projekt Beteiligten involviert und der Product Owner profitiert bei den Besprechungen von dem Spezialwissen der Stakeholder und es ist ihm möglich, eine gute Beziehung aufzubauen.

Mögliche Hindernisse für ein effektives Stakeholder Management

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, Stakeholder längerfristig bei der Stange zu halten. Dies lässt sich vor allem bei großen, über einen längeren Zeitraum laufenden Projekten feststellen. Der Hauptgrund liegt darin, dass diese Art des Projektmanagements mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Gerade, wenn andere Arbeiten zu erledigen sind, blieben diese verwaltungstechnischen Aufgaben im Hintergrund. Manchmal würden sich Product Owner wünschen, dass sich die einzelnen Stakeholder nicht zu sehr engagieren. Sie befürchten, dass das Stakeholder Engagement zu viel Reaktionen auf die Entwicklungen des Projektes hervorrufen könnte und die Teammitglieder nicht in der Lage sind, weiter zu arbeiten und ihre Projektideen umzusetzen.

In manchen Fällen haben die Stakeholder auch ein persönliches Interesse in den Erfolg des Projektes, doch häufig geben sie nur ihre Kommentare ab. Dies kann zu Problemen im Zugriff auf Informationen, in der Transparenz und der Anwendung von notwendigen Tools führen. Der Grund ist, dass einige Stakeholder Wert darauf legen, dauerhaft informiert zu werden. In vielen Fällen wünschen sich diese Stakeholder eine direkte Form der Kommunikation mit einem Mitarbeiter, der als direkter Ansprechpartner im Projekt fungieren soll. Dieser Zugang zum Projekt ist in vielen Fällen damit verbunden, dass andere Stakeholder am agil organisierten Projekt nicht ausreichend Möglichkeiten der Angleichung finden.

Was passiert bei einem fehlenden Stakeholdermanagement?

Wird das Stakeholdermanagement bei der Planung und Umsetzung von Projekten nicht ausreichend Beachtung geschenkt, kann dies ein Projekt im schlimmsten Fall zum Scheitern bringen. Daher ist es umso wichtiger, sämtliche Stakeholder eines Projektes ihrer Rolle entsprechend einzubinden. Für den Product Owner eines Projekts bedeutet dies, dass er eine offene, eindeutige und transparente Kommunikation mit den Stakeholdern während des gesamten Projekts pflegen muss. Gleichzeitig braucht er ein feines Gespür für eventuell auftauchende Unstimmigkeiten und muss in der Lage sein, das eigene Vorgehen mit sachlich fundierten Argumenten zu rechtfertigen. Dabei kommt es auf Regelmäßigkeit und einen einfachen Informationsaustausch an, um den Erfolg eines Projekts nicht zu gefährden.

 

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