SharePoint und sinnvolle Ordnerstrukturen

SharePoint ist ein weitverbreitetes Programm vom Weltmarktführer Microsoft, das im ersten Schritt zur Verwaltung von persönlichen und geschäftlichen Dokumenten in der Cloud entwickelt wurde. Durch SharePoint wurde es möglich, sowohl Informationen als auch Dokumente zu speichern, zu organisieren, mit anderen zu teilen und ortsunabhängig darauf zuzugreifen. Da Microsoft die Software kontinuierlich ausgebaut hat, ist es gelungen, SharePoint von einem Dateispeichersystem zu einem vollwertigen Content Management System (CMS) zu erweitern. Damit wurde das Tool zu einem der besten Softwareprodukte für die Erstellung von privaten Webseiten gewählt.

Es wurde konkret für kleinere Organisationen und Unternehmen mit heterogener Zielgruppe konzipiert, um verschiedenste Kundengruppen zu einem pflegeleichten und einfach zu verwaltenden Bereich zu verschmelzen. Für Anwenderunternehmen stellt SharePoint eine extrem flexible Lösung dar, mit deren Hilfe sie ihre Prozesse einschließlich der Kommunikation digitalisieren können. Damit kann die Unternehmensleistung wesentlich verbessert werden. Die folgenden Merkmale zeichnen die Software SharePoint aus, denn sie unterstützen, diese doch recht aufwändigen Ziele im Unternehmen durchzusetzen.

Doch was macht SharePoint so besonders und weswegen lohnt sich der Einsatz der Software für die Unternehmen? Um das herauszufinden, soll hier ein Blick auf die verschiedenen Kernfunktionen des CMS gewährt werden:

1. A key strength of SharePoint is its ability to manage business documents. In addition to storing an unlimited number of files in the MS cloud, the software records all changes, includes several authorization levels and different structures of metadata.
2. In addition to document management, lists that are critical to the success of individual business processes can be managed via SharePoint. The contact details of the stakeholders involved in a project are kept in these lists.
3. SharePoint is not only suitable for storing data, but is also a good solution for the creation, dissemination and sharing of informative and communicative content within the intranet. In this way, all employees remain optimally informed.
4. SharePoint can be supplemented by other Microsoft products such as Power BI – an evaluation tool – MS Teams – a communication app – and the MS Cloud OneDrive. In this way, various Microsoft applications can be integrated together in SharePoint.
5. The hierarchical authorization system can be divided into several levels, which offers the highest level of security in administration. Owners of a file are given „full control“, while employees can be assigned an editing function and visitors can be assigned a reading function.

Since the SharePoint app is responsive, it can be accessed from mobile devices. But SharePoint not only displays the content responsively, it enables users to interact with websites and files.

Auch wenn SharePoint anfänglich als CMS mit Kollaborations- und Geschäftsanwendungen konzipiert wurde, kann es auch als System der Dokumentenverwaltung eingesetzt werden. Unternehmen, die SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) wollen ihre Unternehmensdaten in idealer Art und Weise strukturieren. Grund ist, dass das System sowohl über Vektoren als auch über Ordner, Listen und/oder Tabellen abgebildet werden kann. Es dreht sich um die Schaffung einer Datenstruktur, die die Unternehmensdaten übersichtlich zu sortieren.Die Struktur trägt dabei dazu bei, dass sich die Daten effizient verwalten lassen und sie inhaltlich zuzuordnen.

Ähnlich wie beim SEO von Webseiten kann das DMS von SharePoint mit Metadaten angereichert werden. Dies kann durch die Definition von Freigabeprozesse kontrolliert werden. Es werden Zugriffsrechte definiert, wodurch sich Risiken zur Verfälschung von Daten regulieren lässt.Da SharePoint über viele Funktionen des Contentmanagements verfügt, eignet sich das Tool grundsätzlich auch als DMS. Ob ein Einsatz der Software als DMS in Frage kommt, sollte jedoch vorab auf Basis eines konkreten Anforderungsprofils entschieden werden.

Gerade vor dem Hintergrund der ständig wachsenden Datenmengen und die steigenden Bedeutung für eine gute Teamarbeit machen ein gutes DMS unverzichtbar. Ein wesentlicher Punkt stellt eine klare Datenstrukturierung dar.Unternehmen, die SharePoint nutzen, können die folgenden Methoden zur Strukturierung einsetzen:

• Namenskonventionen für Dokumente vergeben
• Richtige Ordnerstrukturen wählen
• Dokumente nach Inhaltstypen und Eigenschaften (Metadaten) einteilen
• Anwendung diverser Webseiten, Bibliotheken und Listen, die auf SharePoint aufsetzen

At this point, the correct folder structure should be looked at explicitly in order to highlight when it is expedient to implement folder structures. They are particularly suitable for a manageable amount of data and in cases when data from a website that is accessible to many is only to be released for a limited group of people.

Mittlerweile haben digitale Ordner den klassischen Ordner abgelöst – so viel ist klar. Digitale Ordner machen es möglich, digitale Dokumente strukturiert zu gliedern und abzulegen. Dabei lassen sich diese Ordner noch weiter unterteilen, sodass eine Ordnerhierarchie aufgebaut werden kann. Eine der Stärken von MS SharePoint liegt in der Option, Berechtigungen zu vergeben. Dafür ist es jedoch erforderlich, dass die angelegte Ordnerstruktur klar zu benennen und einen möglichst logischen Aufbau zu wählen.

Aus der Arbeitspsychologie ist bekannt, dass sich das menschliche Kurzzeitgedächtnis lediglich sieben Ordner merken kann – ein Faktum, dass sich aus genetischen Gründen nicht ändern lässt. Dies muss mit berücksichtigt werden. Zudem wird die Ablage von Daten individuell sehr unterschiedlich gehandhabt, manche sortieren die Daten horizontal, andere vertikal und wieder andere bevorzugen eine minimalistische Struktur. Trotz allem sollte eine sinnvolle Ordnerstruktur den drei folgenden Grundkriterien genügen:

Power BI kann Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen extrahieren. Zum einen liegt dies an der Kompatibilität mit anderen Microsoft-Programmen – allen voran MS Excel, dem Tabellenprogramm, das bereits seit Jahren als Zahlenerfassungs- und Tabellenkalkulationsprogramm genutzt wird. Auch andere wertvolle Anwendungen wie Salesforce oder SharePoint können mit Microsoft Power BI genutzt werden. Nach einem Datenimport aus solchen Quellen kann die BI-Software dazu genutzt werden, um

• Berichte und Dashboards zu erstellen, die interaktiv verändert werden können. Dabei gibt es viele verschiedene Visualisierungsoptionen, beispielsweise Balken-, Säulen- und Kreisdiagramme, sogenannte Heatmaps – die auf mathematischer Formel beruhende Visualisierung – sowie Karten erstellen.
• Modelle aus den unternehmerischen Daten zu entwickeln. Neben den Modellen lassen sich gleichzeitig Beziehungen zwischen den Daten herstellen. Langfristig lassen sich aus diesen Modellen Trends ablesen, die zum einen als Erfolgsfaktor gelten, zum anderen aber auch zeigen, an welchen Faktoren noch gearbeitet werden muss.
• leistungsstarke Analysen aus den vorliegenden Daten anzufertigen. Auch die Auswertungen von Geschäftsinformationen kann MS Power BI übernehmen. Auf diese Art und Weise erhalten Verantwortliche einen tieferen Einblick in die Geschäftsdaten und können auf Basis der Daten fundierte Entscheidungen treffen.
• Reports zu erstellen. Hierfür wird der tooleigene Report Designer eingesetzt. Dazu müssen die Datasets bereits frühzeitig mögliche Unterthemen zu analysieren. Die Datensätze lassen sich dann mithilfe des Report Designers in diese Berichte übertragen. Mehrere Pages und Grafiken werden aufbereitet und zeigen übersichtlich die Entwicklungen.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der einfachen Art des Zugriffs. Zentrale Analysen und Auswertungen mitsamt der Illustration durch Grafiken und Dashboards können sowohl direkt über das Intranet als auch über das Internet verteilt werden. MS Power BI ist in seiner Basisversion kostenlos verfügbar, in der er Daten analysiert und grafisch aufbereitet. Die beiden weiterhin verfügbaren kostenpflichtigen Versionen haben einen breiteren Funktionsumfang. In der Pro-Version ist die Teilungsfunktion integriert, die Premium-Version stellt weitere Serverkapazitäten bereit.

Unabhängig von der genutzten Version ist die sogenannte Power Query – ein in MS Excel integrierter Abfrageassistent – eine Funktion für die Datenermittlung und Datentransformation. Schwerpunkt liegt auf der detaillierten Datenanalyse und die Entwicklung interaktiver Berichte. Welche Posten diese Analysen umfassen und welche interaktiven Berichte erstellt werden können, wird in den nächsten beiden Abschnitten genauer umschrieben:

Selbst große Datenmengen können mithilfe von MS Power BI detailliert analysiert werden. Aus den Analysen lassen sich Dashboards zusammenstellen, aus denen Muster hervorgehen, die sonst so nicht erkennbar gewesen wären. Nutzer können verschiedene Hilfsfunktionen – wie Gruppierungen, Vorhersagen oder Clustering – anwenden, um die Analysen grafisch aufzuarbeiten. Zudem unterstützt Microsoft die Formelsprache DAX mit der benutzerdefinierte Berechnungen durchgeführt und anspruchsvolle Modelle entwickelt werden können.

Es lassen sich interaktive Berichte erstellen, die konkret auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. An dieser Stelle zeigt sich eine der großen Stärken der Software – die Visualisierung des Datenmaterials. Diese Funktion trägt maßgeblich zum besseren Verständnis der Berichte bei und verleihen ihnen eine höhere Aussagekraft. Gleichzeitig unterstützt die Software bei der direkten Integration in andere Dateien und Dokumente. Über die Teilungsfunktion können diese Berichte im Anschluss mit Kunden und Partnern geteilt werden.

Microsoft gilt als Weltmarktführer, wenn es um Lösungen im Bereich der Business Intelligence und Datenanalyse geht. MS Power BI ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) interessant. Sie profitieren von den grafisch aufbereiteten Dashboards und Berichten, die sie über den Login in die Webseite, per mobiler App oder im ERP-System dargestellt und visualisiert werden. Zur Erstellung greift MS Power BI auf Hunderte von Datenquellen und Konnektoren zu, aus denen später aussagekräftige und visuell ansprechende Auswertungen erstellt werden können.