OKRs und Workflow-Optimierung mit Microsoft Copilot

Die Abkürzung OKR steht für „Objectives & Key Results“ und beschreibt eine zielsetzende Methodik der Zusammenarbeit. Sowohl Teams als auch einzelne Arbeitnehmer nutzen diese Methodik, um herausfordernde Ziele mit messbaren Ergebnissen zu erreichen. Mithilfe der OKRs lässt sich beispiels­weise der Arbeitsfortschritt verfolgen, eine gezielte thematische Ausrichtung schaffen und das innerbetriebliche Engagement für messbare Ziele fördern. Die einzelnen Bestandteile beschreiben

• Objectives – genaue Ziele definieren

Definitionsgemäß handelt es sich bei den „Objectives“ um wichtige, konkrete und handlungs­orien­tierte Ziele, die im besten Fall eine inspirierende Wirkung entfalten. Bei einer optimalen Entwicklung und Anwendung können sie einer unscharfen Denkweise und einer ineffektiven Umsetzung vorbeugen.

• Key Results – ein Überwachungsprozess der Zielerreichung

Mithilfe der „Key Results“ soll der Prozess der Zielerreichung kontrolliert ablaufen. Effektive „Key Results“ sind spezifisch, zeitlich eingegrenzt und aggressiv, bleiben aber realistisch. Die wichtigsten Kriterien sind, dass sie neutral messbar und jederzeit überprüfbar sind. Am Ende eines festgelegten Zeitraums – meist ein Quartal – wird der Zielerreichungsgrad überwacht.

Die OKRs dienen primär dem Umgang mit Zielen und Leistungen in Unternehmen jeder Größe. Sie dienen vorrangig zur Erzielung eines schnellen Wachstums und der Optimierung von Prozessen. Besonders große Unternehmen nutzen diesen Ansatz zusätzlich, um Innovationen zu fördern, eigene Mitarbeiter zu entwickeln und einen Kulturwandel anzuschieben. Die Messbarkeit ermöglicht einen gezielten Einsatz von verfügbaren Ressourcen.

Ein strategischer OKR-Ansatz fördert sowohl den Fokus als auch die Ausrichtung, während er für mehr Transparenz und ein datenbasiertes Tracking steht. OKRs ermöglichen es Projektteams, ihren Fokus von Masse zu Klasse zu verlagern. Die Teammitglieder können mithilfe dieses Ansatzes anspruchsvol­lere Ziele umsetzen und weitreichende Strategien implementieren. Um ein OKR-Frame­work im Projektmanagement erfolgreich einzuführen, ist eine enge Verzahnung aller beteiligten Organisationseinheiten im Unternehmen erforderlich. Dabei ist sicherzustellen, dass ein solches Framework den Anforderungen bezüglich des Datenschutzes vollumfänglich gerecht wird.

In den OKR-Prinzipien werden alle grundlegenden Werte der Anwendung von OKRs – jenseits der methodischen Aspekte – verarbeitet. Dabei gilt, dass das konsequente Einhalten der tragenden Prinzipien der OKR die Erfolgswahrscheinlichkeit der Anwendung maßgeblich erhöht. Daher sollen die zugrundeliegenden Prinzipien noch einmal kurz aufgezählt werden:

• Logische Priorisierung aller Aufgaben – der Fokus muss auf einer guten Priorisierung des Tätigkeitsportfolio und dem Ergreifen konsequenter Entscheidungen liegen.
• Zwei Ansätze … Top Down und Bottom Up – OKRs unterstützen die Autonomie und die Selbstverpflichtung von Teams. Aktionen werden weder komplett durch die Führungs­ebene (100% Top Down) noch durch die Teammitglieder (100% Bottom Up) bestimmt.
• Outcome-Orientierung – OKRs sind leistungsorientierte Faktoren. Dies wirkt sich natürlich auch auf die Festlegung der Ziele aus, da es wichtig ist, sich bei der Formulierung an der angestrebten Wirkung zu orientieren.
• Transparenz ist King – Alle festgelegten OKRs sind für alle Betroffenen jederzeit einsehbar. Im OKR-Prozess auch insofern gefördert, als das alle Fortschritte, eventuelle Engpässe, fehlerhafte Annahmen und Probleme schnell eruiert werden.

Insgesamt ist die OKR-Methode ein zyklisches Vorgehen, um die relevanten OKRs zu definieren, zu reflektieren und zu überwachen. Der normale OKR-Zyklus ist in der Regel auf drei Monate festgelegt, kann jedoch individuell angepasst werden. Ein solcher Zyklus umfasst die konsequente OKR-Planung, die dazu dient, die Fortschritte zu erfassen und ggf. die nötigen Anpassungen durchzuführen. Am Ende eines OKR-Zyklus geht es um die Bewertung erzielter Ergebnisse. Diese Retrospektive dient dazu, die Erfolge und Misserfolge transparent zu reflektieren. Bei Zielen, die im Verlauf angepasst werden mussten, kann die Retrospektive in den Folgezyklus verlagert werden, der Zielerreichungs­grad sollte jedoch nach spätestens drei Monaten überprüft werden.

Microsoft Copilot ist eine KI-betriebene Assistenzfunktion für Microsoft Office 365 aus der Kategorie des „Large Language Models“, die auf Graph-Daten von Microsoft zurückgreift. Das Tool ist KI-basiert, die vom Branchenprimus Open AI entwickelt wurde, speziell dem Sprach-KI GPT-4 und dem Bildgenerator DALL-E. Die Assistenzfunktion von Microsoft Copilot wurde direkt in das Windows-Betriebssystem bzw. den jeweiligen Einzelanwendungen wie Word oder Excel sowie dem Messenger Tool Microsoft Teams integriert. Die KI-Anwendung unterstützt bei der Erstellung von schriftlichen Dokumenten und hilft zudem bei der Entwicklung von kleinen Apps und Workflows mithilfe der Microsoft Power Plattform.

MS Copilot erleichtert die Arbeitsabläufe speziell für die Zielgruppen Vertrieb und Marketing sowie im Kundenservice. Im Vertrieb hilft Copilot beispielsweise, um den Kundenkontakt herzustellen. Die KI-Anwendung hilft bei der Abwicklung des Mailverkehrs. In direkten Gesprächen kann die KI eingesetzt werden, um Protokolle anzufertigen und sorgt durch Lead Scoring – also der Bewertung von Leads anhand ihres Fortschritts im Entscheidungsprozess – für effiziente Abschlüsse. Im Marketing kann dies KI-Tool eingesetzt werden, um die Zielgruppe von Marketingkampagnen zu definieren und zu segmentieren. Im Kundenservice werden Kundenanfragen übersichtlich zusammengefasst und zeitlich geordnet. Hier kann die KI Chats und Telefonate durchführen, auch Texte für Mails werden durch MS Copilot erarbeitet.

Studien zufolge ermöglicht der Einsatz des Microsoft Copilot eine Zeitersparnis bei der Nutzung der gängigen Office-Tools von etwa 30 Prozent. Mit dem Einsatz dieser KI-Anwendung wird also ein beträchtlicher Produktivitätszuwachs erreicht. Es unterstützt die Erledigung der folgenden Aufgaben:

Einsatz bei der Erstellung von Inhalten

Gerade im digitalen Marketing und im Vertrieb, aber auch bei der bereichsübergreifenden Daten­analyse kann die Anwendung eine wertvolle Unterstützung bei der Erstellung von Texten, Statistiken und Präsentationen sein.

Verbesserung der Kommunikation

Egal, ob es sich um die interne Kommunikation oder die Kunden- und Partnerkommunikation über den Messenger MS Teams handelt, die Anwendung bietet eine Echtzeit-Assistenz zur Vereinfachung und Beschleunigung der digitalen Kommunikation.

Unterstützung bei der Datenanalyse und Entscheidungsfindung

Ein wichtiger Bestandteil der effektiven Zusammenarbeit fußt auf der Zusammenfassung von Daten und relevanten Sachverhalten. Dieses Tool kann eingesetzt werden, um Texte, Grafiken und die Ergebnisse von Meetings detailgetreu zu erfassen.

Automatisierung von Arbeitsprozessen

Für mehr Effizienz lassen sich mit Microsoft Copilot ständig wiederholende Aufgaben – beispielsweise das Beantworten von Kundenanfragen oder die Beantwortung von E-Mails – automatisieren. Dabei wird auf kontextbezogene Inhalte zurückgegriffen.

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Einsatz von Microsoft Copilot sowohl die Produktivität als auch die Effizienz im Arbeitsalltag erhöht. Diese KI-Anwendung stellt intelligente Vorschläge und Codeprogramme zur Verfügung. Dabei nutzt sie Algorithmen aus dem Bereich des Maschinellen Lernens, um die Zusammenhänge zu analysieren und passende Empfehlungen zusammenzustellen. Durch den Automatisierungsprozess wiederholender Prozesse wird Zeit eingespart und die Genauigkeit der Ergebnisse erhöht.

Einer breit angelegten Studie von Forrester zufolge werden rund 8 Prozent aller Arbeitnehmer in den USA bis Ende 2024 Microsoft Copilot einsetzen. Dies entspricht einer Anzahl von 6,9 Millionen Arbeitnehmern. Projektmanager erhalten beispielsweise durch die Nutzung dieser KI-Anwendung vorhersagbare Einblicke und eine Unterstützung bei der Entscheidungsfindung. Microsoft Copilot hält tiefere Einblick in mögliche Projektoptionen und trägt gleichzeitig dazu bei, dass getroffene Entscheidungen einfacher vorhersehbar werden. Durch die Analyse der Daten vorangehender Projekte und unter Berücksichtigung vielseitiger Aspekte bietet Microsoft Copilot aufschlussreiche Handlungsempfehlungen. Sie können immer genutzt werden, um die Projektplanung zu optimieren, Ressourcen zu verteilen und unterstützen beim Risikomanagement. Mit Microsoft Copilot können Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen, schnell auf sich ändernde Situationen reagieren und so den Projekterfolg sicherstellen.

Außerdem wird die Datenanalyse und Berichtserstattung verbessert. Es handelt sich dabei nicht nur um eine vorausschauende Analyse, denn Microsoft Copilot stellt Unternehmen optimierte Daten­analyse- und Berichtserstattungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Unternehmen können das volle Potenzial der KI-Anwendung aktivieren und erhalten neben einer besseren Datenprojektion die neuesten Trends und ihnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Das Reporting und datengetriebene Analysen in Echtzeit stellen sicher, dass der Fortschritt von Teams und Management rückverfolgt werden können. Diese Analysen helfen auch, um herauszufinden, wie gesund ein Projekt ist und können entsprechende Entscheidungen treffen. Microsoft Copilot bietet erstaunliche Funktionen. Microsoft Copilot setzt auf individuell trainierte KI-Modelle, die auf spezifische Branchenanfor­derungen und Arbeitsabläufe zugeschnitten sind und die Fähigkeiten von Copilot auf ein völlig neues Maß an Individualisierung bringen.

Die Vorteile von Microsoft Copilot für KMUs

Bei Microsoft Copilot handelt es sich um eine leistungsstarke KI-Anwendungen, das speziell kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in den folgenden Unternehmensbereichen unterstützt und den KMUs neue Möglichkeiten bei der Prozessoptimierung eröffnet. Vor allem in den folgenden Bereichen kann Microsoft Copilot gute Dienste leisten:

Die Zusammenarbeit untereinander effizienter gestalten

Mit Microsoft Copilot profitieren Teams von einer nahtlosen Zusammenarbeit, Informationen lassen sich schnell teilen. Mögliche Missverständnisse oder Verzögerung werden auf diese Weise vermieden

Produktiv arbeiten

Durch die Automatisierung von sich wiederholenden, monotonen Tätigkeiten und die Bereitstellung von Werkzeugen zur effizienten Arbeitsorganisation können Mitarbeiter die freiwerdende Zeit für strategische Aufgaben und Projekte nutzen.

Einfacher neues Personal einstellen

Durch die Bereitstellung von Funktionen zur Einstellung und Verwaltung von Personal einschließlich der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung lässt sich mit Microsoft Copilot der Verwaltungsaufwand für die vorherrschenden HR-Prozesse verringern. Gleichzeitig wird die Digitalisierung vorangetrieben.

Die Datensicherheit wird gesteigert

Mit Microsoft Copilot für das MS Office Paket haben KMUs immer die Kontrolle über ihre Daten und können diese sicher speichern und verwalten. In der Plattform sind fortschrittliche Sicherheitsmecha­nismen integriert, die helfen, sensible Daten zu schützen.

Microsoft Copilot ist skalierbar

Aufgrund der Skalierbarkeit kann die Lösung an die individuellen Anforderungen der KMUs angepasst werden, wenn diese weiter wachsen. Die betroffenen Unternehmen können die Funktionen und Module auswählen, die ihrem Bedarf entsprechen. Die Funktionen können sie auf Wunsch erweitern.

Diese vielfältig einsetzbare KI-Anwendung kann also dazu genutzt werden, um die Zusammenarbeit unter­einander zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Personalver­waltung zu optimie­ren. Die Einführung von MS Copilot braucht professionelle Planung und Umsetzung. Die Implemen­tierung sollte ein Experte mit betriebswirtschaftlichem und technischem Knowhow durchführen.