Die Plattform Power BI von Microsoft zur Geschäftsanalytik

Bei Power BI – wobei BI für „Business Intelligence“ steht – handelt es sich um eine Plattform von Microsoft, mit deren Hilfe sich Geschäftsdaten aufbereiten und analysieren lassen. Die aus der Analyse hervorgehenden Ergebnisse werden anschließend interaktiv und übersichtlich dargestellt. Sie können nun mit den Empfängern der Berichte von mobilen Endgeräten abgerufen werden. Die aus den Analysen gewonnenen aktuellen Erkenntnisse helfen Projektmitgliedern, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die folgenden Punkte charakterisieren das Tool und machen einen Einsatz lohnenswert:

• Die BI Plattform dient der Anbindung, Aufbereitung, Modellierung und Visualisierung von Daten. Da diese Plattform von Microsoft entwickelt wurde, ist sie direkt in die Microsoft Office Umgebung eingebettet – was einen komplikationslosen Zugriff über Office ermöglicht.
• Individuelle und interaktiv funktionierende Dashboards und Analysen in Echtzeit stellen den Anwendern jederzeit mit entscheidungsrelevanten Daten. Für eine Anwendung und damit den Zugriff auf diese wertvollen Analysen bedarf es keinerlei Programmierkenntnisse.
• Mit Power BI erhalten alle Anwender Einblick in Dashboards, Analysen und Reports – ganz unabhängig von ihrem momentanen Aufenthaltsort und dem digitalen Endgerät. Das Tool kann nämlich auch ganz einfach als mobile App genutzt werden.

Das BI Tool eignet sich aufgrund seiner Kompatibilität zu MS Office vor allem für die Unternehmen, die bereits auf andere Microsoft-Produkte zurückgreifen. Vor allem die nahtlose Zusammenarbeit mit MS Excel ist hier hervorzuheben. Das Tool eignet sich für alle Unternehmen, die eine softwaregestützte Analyse von Geschäftsdaten durchführen. Im Zentrum dieser Analysen stehen die zielführende Optimierung der eigenen Unternehmensprozesse. Da sich Power BI stufenweise skalieren lässt, eignet es sich für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) genauso gut wie für große, international operierende Konzerne.

Power BI funktioniert cloudbasiert und umfasst mehrere Business Intelligence Tools – sie werden als „Software-as-a-Service“-Lösung angeboten. Die Datenquellen, aus denen das Datenmaterial geholt wird, um die Reports erstellen zu können, stammen aus verschiedensten Datenbanken, aber auch Webservices sowie ihrer passenden Formatierung. Da es mit anderen Microsoft Apps kompatibel ist, erhalten Nutzer einen barrierefreien Zugriff auf verschiedene andere Microsoftprogramme wie beispielsweise MS Excel oder Data Warehouse. Der klare Fokus von Power BI liegt also auf der übersichtlichen Visualisierung von Daten und dem Erstellen professioneller Reports.

Das moderne Marktumfeld gestaltet sich zunehmend komplex und volatil. Daher müssen nicht nur finanzwirtschaftliche Faktoren berücksichtigt werden, sondern auch weiche und externe Punkte. Gerade vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung wird es erfolgskritisch, zu jeder Zeit und von überall aus fundierte Berichte zu erstellen. Zur Steigerung der Effizienz und Qualität des Reportings zu gewährleisten und weiter zu erhöhen, ist es immer wichtiger sogenannte Sofort-Berichte abzurufen – ohne das Standardreporting zu vernachlässigen. Solche Sofort-Berichte nehmen bei der Zusammenstellung sonst sehr viel Zeit und Kompetenz in Anspruch.

Da im Unternehmen immer mehr Daten und Informationen anfallen, wird eine kompetente Datenverwaltung immer herausfordernder. Durch die steigende Datenflut kommt es fast automatisch zu einem Qualitätsverlust des Datenmaterials, was den Blick auf das Wesentliche verschleiert. Gleichzeitig sind die Reports überladen und sehr komplex. Durch die digitale Transformation im Unternehmen, die für den Unternehmenserfolg unerlässlich ist, muss eine angemessene Aufarbeitung und Bewertung des vorhandenen Datenmaterials fachmännisch erfolgen. In vielen Unternehmen fehlt jedoch hierfür das notwendige IT-Knowhow.

Die durch Power BI Reports erstellten Berichte unterstützen Unternehmen vor allem in den Bereichen Einkauf, Marketing, Produktion und Vertrieb. Die mit dem Tool erstellten Analysen helfen den Unternehmen, die Zahlen der Vergangenheit und Gegenwart miteinander zu vergleichen und Prognosen für die Zukunft abzuleiten. Durch die Kombination verschiedenster Datenquellen ermöglichen die Auswertungen des Tools eine 360°-Sicht auf das Unternehmen.

Gleichzeitig wird eine Planung und der Entscheidungsfindung vereinfacht und sicherer gestaltet. Wie oben erwähnt umfasst Microsoft Power BI verschiedene Apps zur Nutzung. Diese umfassen eine Desktop-Anwendung für Computer mit Windows-Betriebssystem, ein Power BI Service, mit dem weitere Reports hinzugefügt werden können und die Power BI App für den ortsunabhängigen Zugriff über mobile Endgeräte.

Im Bedarfsfall ist es zudem noch möglich, einen Power BI Berichtsserver in die eigene IT-Infrastruktur zu integrieren. In diesem Fall liegt das verwendete Datenmaterial jedoch nicht in einer Cloud, sondern innerhalb der Firewall eines Unternehmens. Durch die Integration des Berichtsservers erhalten die Nutzer einen umfassenden Einblick in sämtliche Berichtserstellungsfunktionen über eine moderne, lokale Lösung.

Das Tool ist besonders anwenderfreundlich gestaltet, sodass es auch diejenigen mit geringerem technischem Knowhow problemlos anwenden können. Es reicht im Grunde aus, sich mit den drei Schlüsselbegriffen – Datasets, Dashboards und Inhaltspakete – bekannt zu machen:

1. Bei Datasets bzw. Datensätzen geht es um eine Sammlung von Daten, die die Grundlage für die Berichte darstellen. Die Daten bestehen entweder aus einfachen Excel-Tabellen oder komplexen Datenstrukturen, die aus verschiedenen Quellsystemen extrahiert werden.
2. Dashboards sind softwarebasierte Arbeitsflächen, auf denen sich die gewünschten Informationen gebündelt darstellen lassen. Dashboards können Berichte in Echtzeit darstellen. Kommt es zu Änderungen, werden die Ansichten automatisch angepasst.
3. Die Inhaltspakete umfassen Templates zur Darstellung der Daten und der Auswertungen. Die Vorlagen, die bereits durch andere SaaS-Diensten genutzt werden, lassen sich auf Knopfdruck integrieren.

Dadurch entsteht ein allumfängliches Bild der augenblicklichen Lage des Unternehmens, es lassen sich Trends erkennen und die übersichtliche grafische Aufbereitung ermöglicht einen klaren Überblick über den aktuellen Status Quo.

Power BI kann Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen extrahieren. Zum einen liegt dies an der Kompatibilität mit anderen Microsoft-Programmen – allen voran MS Excel, dem Tabellenprogramm, das bereits seit Jahren als Zahlenerfassungs- und Tabellenkalkulationsprogramm genutzt wird. Auch andere wertvolle Anwendungen wie Salesforce oder SharePoint können mit Microsoft Power BI genutzt werden. Nach einem Datenimport aus solchen Quellen kann die BI-Software dazu genutzt werden, um

• Berichte und Dashboards zu erstellen, die interaktiv verändert werden können. Dabei gibt es viele verschiedene Visualisierungsoptionen, beispielsweise Balken-, Säulen- und Kreisdiagramme, sogenannte Heatmaps – die auf mathematischer Formel beruhende Visualisierung – sowie Karten erstellen.
• Modelle aus den unternehmerischen Daten zu entwickeln. Neben den Modellen lassen sich gleichzeitig Beziehungen zwischen den Daten herstellen. Langfristig lassen sich aus diesen Modellen Trends ablesen, die zum einen als Erfolgsfaktor gelten, zum anderen aber auch zeigen, an welchen Faktoren noch gearbeitet werden muss.
• leistungsstarke Analysen aus den vorliegenden Daten anzufertigen. Auch die Auswertungen von Geschäftsinformationen kann MS Power BI übernehmen. Auf diese Art und Weise erhalten Verantwortliche einen tieferen Einblick in die Geschäftsdaten und können auf Basis der Daten fundierte Entscheidungen treffen.
• Reports zu erstellen. Hierfür wird der tooleigene Report Designer eingesetzt. Dazu müssen die Datasets bereits frühzeitig mögliche Unterthemen zu analysieren. Die Datensätze lassen sich dann mithilfe des Report Designers in diese Berichte übertragen. Mehrere Pages und Grafiken werden aufbereitet und zeigen übersichtlich die Entwicklungen.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der einfachen Art des Zugriffs. Zentrale Analysen und Auswertungen mitsamt der Illustration durch Grafiken und Dashboards können sowohl direkt über das Intranet als auch über das Internet verteilt werden. MS Power BI ist in seiner Basisversion kostenlos verfügbar, in der er Daten analysiert und grafisch aufbereitet. Die beiden weiterhin verfügbaren kostenpflichtigen Versionen haben einen breiteren Funktionsumfang. In der Pro-Version ist die Teilungsfunktion integriert, die Premium-Version stellt weitere Serverkapazitäten bereit.

Unabhängig von der genutzten Version ist die sogenannte Power Query – ein in MS Excel integrierter Abfrageassistent – eine Funktion für die Datenermittlung und Datentransformation. Schwerpunkt liegt auf der detaillierten Datenanalyse und die Entwicklung interaktiver Berichte. Welche Posten diese Analysen umfassen und welche interaktiven Berichte erstellt werden können, wird in den nächsten beiden Abschnitten genauer umschrieben:

Selbst große Datenmengen können mithilfe von MS Power BI detailliert analysiert werden. Aus den Analysen lassen sich Dashboards zusammenstellen, aus denen Muster hervorgehen, die sonst so nicht erkennbar gewesen wären. Nutzer können verschiedene Hilfsfunktionen – wie Gruppierungen, Vorhersagen oder Clustering – anwenden, um die Analysen grafisch aufzuarbeiten. Zudem unterstützt Microsoft die Formelsprache DAX mit der benutzerdefinierte Berechnungen durchgeführt und anspruchsvolle Modelle entwickelt werden können.

Es lassen sich interaktive Berichte erstellen, die konkret auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. An dieser Stelle zeigt sich eine der großen Stärken der Software – die Visualisierung des Datenmaterials. Diese Funktion trägt maßgeblich zum besseren Verständnis der Berichte bei und verleihen ihnen eine höhere Aussagekraft. Gleichzeitig unterstützt die Software bei der direkten Integration in andere Dateien und Dokumente. Über die Teilungsfunktion können diese Berichte im Anschluss mit Kunden und Partnern geteilt werden.

Microsoft gilt als Weltmarktführer, wenn es um Lösungen im Bereich der Business Intelligence und Datenanalyse geht. MS Power BI ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) interessant. Sie profitieren von den grafisch aufbereiteten Dashboards und Berichten, die sie über den Login in die Webseite, per mobiler App oder im ERP-System dargestellt und visualisiert werden. Zur Erstellung greift MS Power BI auf Hunderte von Datenquellen und Konnektoren zu, aus denen später aussagekräftige und visuell ansprechende Auswertungen erstellt werden können.