#Mit digitalen Whiteboards Onlinemeetings organisieren

Um effizient von zuhause aus arbeiten zu können, müssen die Mitarbeiter jederzeit mit allen Daten und Informationen versorgt werden, die sie brauchen. Gerade in der Projektarbeit lohnt sich der Einsatz von digitalen Whiteboards als Planungsinstrument, aber auch für das Brainstorming und Mindmapping von digitalen Meetings. Auch Änderungsprozesse während der Projektumsetzung lassen sich visuell erfassen und stellen immer den aktuellen Stand des Bearbeitungsvorgangs dar. Welche Vorteile ein digitales Whiteboard im Einsatz bei hybriden oder agilen Projektteams mit sich bringt, sind die folgenden:

1. Durch den Einsatz von softwarebasierten Online-Whiteboards wird die aktive Mitarbeit der an einem Online-Meeting teilnehmenden Projektmitarbeiter angeregt. Bei den digitalen Whiteboards erhält jedes Mitglied eines Projektteams seine eigene Farbe, mit der alle Beiträge des Teammitglieds gekennzeichnet werden. Diese farbliche Kennzeichnung führt längerfristig dazu, dass sich jedes Mitglied des Teams von sich aus mit mehr eigenen Ideen und Vorstellungen einbringt.

2. Über die Nutzung eines digitalen Whiteboards wird eine zentrale Informationsquelle geschaffen. Mit einem Online-Whiteboard wird eine gemeinsame Datenbasis entwickelt, gleichzeitig können Missverständnisse von vorneherein ausgeräumt werden. So lässt sich gewährleisten, dass am Ende jedes Mitglied des Teams auf die gleichen Daten zugreifen können und das gesamte Team bei der Abwicklung des Projekts am gleichen Strang ziehen.

3. Digitale Whiteboards ermöglichen den Zugriff auf die gleiche Informationsquelle, denn alle Änderungen und Anpassungen werden direkt im Programm ausgeführt und aktualisiert. Sie werden anschließend in Echtzeit angezeigt. Mögliche Fehlerquellen, die aufgrund der Protokollierung des Projektmeetings entstehen könnten, werden so eliminiert. Wenn ein Teilnehmer eine Projektbe­sprechung verpassen sollte, erhält er über das digitale Whiteboard den immer den aktuellen Stand der Projektumsetzung.

4. Ein digitales Whiteboard speichert sämtliche Zwischenstände der Meetings – sodass diese erneut aufgerufen werden können. Der gesamte Entwicklungsprozess kann zu jeder Zeit abgerufen werden. Gleichzeitig macht es das digitale Whiteboard möglich, bereits bestehende Elemente und vorherige Überlegungen aus einer älteren Version zu übernehmen. Damit wird eine Ideenbasis geschaffen, die strategisch mehr Wissen schafft.

5. Bei intensiven Brainstormings werden häufig exzellente Ideen aufgetan, die beim Einsatz eines digitalen Whiteboards nicht einfach weggewischt werden können, da ein Backup des Inhalts des Meetings immer in der Cloud abgespeichert werden. So wächst der Ideenpool kontinuierlich an und die Projektteams haben zu jeder Zeit die Gelegenheit, auch ältere Ideen wieder aufzurufen. Damit geht das Wissen und Ideen aus vorhergehenden virtuellen Projektmeetings niemals verloren.

6. Ein wesentlicher Pluspunkt eines digitalen Whiteboards liegt natürlich darin, dass auch Teammitglieder, die nicht in den Unternehmensräumen tätig sind, an den Treffen teilnehmen können. Dies ist für das Weiterkommen in der Projektarbeit relevant, vor allem, wenn die Teammitglieder, die remote arbeiten, im behandelten Thema als Experten gelten. So können die Teams auf das ganze Wissen ihrer Mitglieder zu jeder Zeit zugreifen.

7. Digitale Whiteboards machen es einfacher, dass sämtliche Stakeholder, die an einem Projekt beteiligt sind, Zugriff auf die Entwicklungen erhalten. Sie können über einen per E-Mail erhaltenen Link zum Digital Whiteboard einfach nachvollziehen, in welche Richtung sich die Umsetzung des Projektes bewegt. Über eine integrierte Kommentarfunktion können sie ihr Feedback zum Ausdruck bringen, das dann in die weitere Umsetzung mit einfließt und den Projekterfolg absichert.

8. Die Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes erfolgt bei Einsatz eines digitalen Whiteboards durch die Vergabe von Tags, sodass jedes Teammitglied weiß, welche Aufgabe er zu erledigen hat. So lassen sich Missverständnisse vorbeugen, aber auch das Vergessen von Aufgaben wird verringert. Die Projektentwicklung gestaltet sich damit reibungslos und auch die nächsten (Zwischen)ziele innerhalb der Teamarbeit sind klar definiert.

Untersuchungen konnten zeigen, dass die Mitglieder eines Teams bei einer visuellen Darstellung des eigenen Beitrags das Projekt, an dem sie arbeiten, als ihr eigenes annehmen. Auch das Engagement des einzelnen Teammitglieds steigt. Durch die farbliche Markierung der Aufgaben ist für alle im Team klar erkennbar, wer für welchen Task zuständig ist. Dies stärkt die Eigenverantwortung und ist ein Katalysator für ein dynamisches Vorantreiben des Projekts. Virtuelle Whiteboards sind die optimale Lösung für die Projektarbeit der Zukunft, zumal es zu jeder Zeit möglich ist, den aktuellen Stand des Projekts einzusehen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Digitale Whiteboards sind softwaregestützte Lösungen, die als Meeting-Software für agile und hybride Projekte eingesetzt werden können. Es gibt dabei eine große Auswahl an unterschiedlichen Tools am Markt, die nicht alle über die gleichen Funktionen verfügen. Daher sollten sich Unternehmen vorab darüber bewusst sein, welche Anforderungen das Tool für sie erfüllen muss und sollten sich genau an diesen Anforderungen orientieren, wenn es darum geht, die richtige Digital Whiteboard Lösung für sich anzuschaffen. Die wesentlichen Grundfunktionen sind die unbegrenzte Größe der Arbeitsfläche, damit die Visualisierungen ohne Begrenzungen dargestellt werden können. Wichtig ist zudem die Kollaborationsfunktion. Es sollte daher darauf geachtet werden, dass über das Online-Whiteboard die Zusammenarbeit in Echtzeit möglich ist und der Informationsaustausch unkompliziert erfolgen kann. Auch eine einfache Teilungsfunktion der Daten muss vorhanden sein.

Es gibt auch Lösungen mit diversen Zusatzfunktionen, die sich im Einsatz durchaus lohnen können. Hierzu gehören verschiedene Importmöglichkeiten, beispielsweise das Importieren von Bildern und Videos sowie die Chance, auch handschriftliche Kommentare zu integrieren. Es lassen sich Ebenen definieren, die nach und nach eingeblendet werden. Auch kabellose Stifte können mithilfe von bestimmten Softwareprodukten einsetzen. Dies setzt den Darstellungsmöglichkeiten der Inhalte und der Zuweisung von Aufgaben kaum Grenzen. Ein weiterer Faktor, der nicht unterschätzt werden sollte, ist die intuitive Bedienbarkeit des digitalen Whiteboards, denn nur so kann der Nutzer bereits von Anfang an und mit nur wenig technischem Know-How von allen bereitgestellten Funktionen profitieren.

Das Teambuilding hybrider Teams durchläuft – ähnlich wie das normale Teambuilding auch – mehrere Phasen, wobei das Teambuilding hybrider Teams mit Abstand komplexer ist. Dies gilt vor allem dann, wenn latent vorhandene Konflikte innerhalb des neuen Teams nicht sofort geklärt werden, sondern der Unmut weiter schwelt. Damit das Team dennoch erfolgreich agieren kann, ist es notwendig, dass die Teamführung aktives Krisenmanagement betreiben kann. Nur, wenn solche schwierigen Situationen zeitnah geklärt werden, kann das Team zusammenwachsen und effektiv zusammenarbeiten.

Daher ist es umso wichtiger, dass das Team offen und transparent miteinander umgeht und die Führung ein Gefühl für sensible, schwierige Situationen entwickelt. Es ist notwendig, zuzuhören und ein Klima der Offenheit und des gegenseitigen Respekts sowie Transparenz zu schaffen. Dabei sollten die Mitglieder hybrider Teams wissen, dass sie mit kritischen Gedanken nicht hinter dem Berg zu halten brauchen, sondern dass sie auch negative Aspekte offen ansprechen können. Die Teamführung sollte immer auch nachhaken, wenn sie den Eindruck hat, dass ein harmonisches Arbeitsklima innerhalb ihres hybriden Teams gefährdet ist.