Mit dem strategischen Portfoliomanagement Projekte verwalten
Grundsätzlich handelt es sich beim Projektportfoliomanagement (PPM) um mehrere Projekte und Programme, die gemeinsam verwaltet werden. Ziel ist, sie an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten. Diese Herangehensweise dient als Instrument für eine bessere Übersicht und Kontrolle. Das PPM soll sicherstellen, dass Projekte aufeinander abgestimmt sind und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Sie müssen im Einklang mit übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Auf diese Weise erhalten die Unternehmen einen klaren Überblick über ihre gesetzten Prioritäten und Aktivitäten. Das Projektportfolio ist eine zentrale Informationsquelle, um fundierte Entscheidungen bezüglich der Verteilung der Ressourcen zu treffen, hilft, Prognosen der Leistung abzugeben sowie bestehende Risiken zu kalkulieren. Eine effektive Durchführung stellt sicher, die übergeordneten Unternehmensziele strategisch sinnvoll in einer gewählten Gruppe von Projekten umzusetzen, sodass sowohl der Fortschritt als auch der Erfolg jedes einzelnen Projekts dem großen Ganzen dient.
Diese Herangehensweise ermöglicht es Organisationen, aus komplexen Geschäftsentscheidungen umsetzbare Ergebnisse abzuleiten, die aber zur Erreichung operative Exzellenz bedingen. Über das strategisch angelegte PPM können sich Unternehmen schnell an Marktveränderungen anpassen, während sie zur gleichen Zeit ihre betriebliche Effizienz maximieren und ihren Wettbewerbsvorteil ausbauen können. Mit dem ganzheitlichen Ansatz, der Planung, Budgetierung, Portfoliomanagement und die hybride Umsetzung miteinander verbindet, können Unternehmen ihre Teams klar auf gemeinsame Ziele ausrichten. So entsteht eine transparente Verbindung zwischen Idee und Ergebnis – und jeder einzelne Beitrag trägt gezielt zur erfolgreichen Umsetzung der Strategie des Unternehmens bei. Dieser Ansatz unterstützt die geschäftliche Agilität, verkürzt die Zeit bis zur Marktreife und setzt Kapazitäten frei. Parallel steigt das Vertrauen in strategische Investitionen, zumal die Unternehmensleitung immer auf präzise und aktuelle Informationen zugreifen kann.
Gestaltung eines erfolgreichen Prozesses des strategischen Projektportfoliomanagements
Projektportfolios bestehen aus unterschiedlichen Programmen, Prozessen, Vorgängen und Projekten, die nach ihrer strategischen Bedeutung für ein Unternehmen und dessen Ziele gruppiert sind. Doch selbst wenn diese Projekte strategisch ausgerichtet sind, kann es schwierig und komplex sein, sie als Gruppe zu untersuchen. Das PPM hilft dabei, diesen Prozess so zu optimieren, dass aus der Gesamtübersicht aller Projekte eine Einheit erzeugt wird. Unternehmen werden durch diesen Ansatz dabei unterstützt, anstehende Projekte zu priorisieren und so zu ordnen, dass sich die bestmöglichen Geschäftsergebnisse erzielen lassen. Der einzuleitende Prozess stellt die Abstimmung zwischen der Unternehmensstrategie und der tatsächlichen Umsetzung sicher, da er eine fundierte Entscheidungsfindung hinsichtlich der Priorisierung avisierter Projekte, der Ressourcenallokation und des Risikomanagements ermöglicht. Der Prozess des PPM umfasst die folgenden Schritte:
Erster Schritt: Bestimmung der strategischen Begrifflichkeiten und Ziele
Diese projektbasierte Managementmethode ist ein wichtiges Werkzeug, um sicherzustellen, dass die angegangenen Projekte einen positiven Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens liefern. Dafür muss zuerst der Begriff Erfolg definiert werden. Gleichzeitig müssen sämtliche strategischen Ziele des Unternehmens klar beschrieben sowie Metriken zur Bewertung der Projekte festgelegt werden. Auch wenn diese sehr vielseitig sein können, basieren sie generell entweder auf finanziellen Zielen oder basieren auf langfristigen Bewertungskriterien wie der strategischen Ausrichtung, technischen Machbarkeit oder Marktattraktivität. Sind Erfolg und Wert nicht eindeutig definiert, erfolgt die Projektauswahl aufgrund von unspezifischen Kriterien. Im Ergebnis wird ein Portfolio zusammengestellt, das bezüglich des zu tragenden Risikos und Ertrags sowie der strategischen Relevanz teils vollständig unausgewogen ist.
Zweiter Schritt: Verwaltung vorhandener Projektideen
Sind die strategischen Ziele festgelegt sowie Erfolg und Wert definiert, ist die Grundlage geschaffen, um auf dieser Basis Projektportfolios zu entwickeln. Dazu müssen zunächst alle potenziellen Projektvorhaben gesammelt werden. Wertvolle Einblicke gibt einerseits das erhaltene Kundenfeedback sowie das Feedback von Mitarbeitern und Managern. Auch die strategische Planung sowie Compliance- und Regulierungsanforderungen stellen wertvolle Informationsquellen dar. Anschließend muss der Projektbestand durch laufende Projekte ergänzt werden, damit diese bewertet und entweder als aussichtsreich eingestuft und weiter verfolgt oder eingestellt werden. Dafür ist es nötig, alle Daten zu sammeln und diese später anhand der in Schritt 1 festgelegten Kriterien zu bewerten. Dabei müssen auch Schätzungen bezüglich der Abhängigkeiten und Ressourcen berücksichtigt werden, die für die Projektumsetzung zwingend erforderlich sind.
Dritter Schritt: Priorisierung anstehender Projekte
In diesem Schritt geht es darum, zu bestimmen, welche Kombination von Projekten den größtmöglichen Gesamtwert für das Portfolio darstellen. Dafür sollte aus den definierten Bewertungskriterien ein Diagramm erstellt werden, in dem potenzielle Projekte verglichen und nach Priorität sortiert werden. Beispielsweise kann die Rangfolge auf Basis des geschätzten finanziellen Werts festgelegt werden, wobei die Projekte vom höchsten zum niedrigsten Wert zu ordnen sind. Nach Erstellung der Rangliste wird mit der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen begonnen. Reichen die Ressourcen nicht für alle Projekte, müssen die Projekte, die keinen ausreichenden Wert geboten haben, um den Einsatz von Ressourcen zu rechtfertigen, eliminiert werden. Das aktuelle Projektportfolio muss immer wieder gründlich geprüft werden, da die Priorisierung lediglich dabei unterstützt, die Grundlagen zu erstellen und ausreichend Daten für eine fundierte Entscheidungsfindung zu generieren.
Vierter Schritt: Validierung der in Frage kommenden Projekte
In den ersten Schritten des PPMs werden Einschätzungen über Kosten und die notwendigen Ressourcen vorgenommen mit dem Ziel, eine ungefähre Schätzung des Projektwerts und der zu erwartenden Projektrendite zu entwickeln. In diesem vierten Schritt geht es nun darum, die durchgeführten Schätzungen zu validieren. Der Projektleiter steuert hierfür das konkrete Zahlenmaterial bei. Allerdings ist es wichtig, neben den Zahlen auch mögliche Engpässe, verfügbare Kompetenzen, vorhandene Abhängigkeiten und andere Faktoren zu berücksichtigen, zumal diese sich auf eine problemlose Durchführbarkeit eines Projekts auswirken könnten. Unvorhersehbare Abweichungen vom Projektplan werden sich zweifellos nie ganz ausschließen lassen, doch ein genauer Blick auf die Durchführbarkeit, der auch sämtliche Details mit einschließt, sorgt dafür, dass nur Projekte mit den besten Erfolgsaussichten in das zu erstellende Projektportfolio einfließen.
Fünfter Schritt: Messen, überwachen und verwalten
Das Portfolio ist durch diesen Prozess verfeinert und die einzelnen Projekte auf angemessene Art und Weise validiert worden. Nun geht es um die praktische Umsetzung des Projektportfolios. Direkt nach dem Start eines Projekts sollte mit der Leistungsmessung begonnen werden. Die begonnenen Projekte sollten kontinuierlich überwacht werden. Parallel ist eine fortlaufende Verwaltung sicherzustellen, um die Umsetzung der gesetzten Ziele zu gewährleisten. In diesem letzten Schritt müssen der Projektleiter und das „Project Management Office“ (PMO) eng zusammenarbeiten. Es muss zudem eine enge Abstimmung mit dem Portfoliomanager erfolgen, um relevante Leistungsdaten zu sammeln, Ressourcen zuzuweisen bzw. neu zu verteilen und weitere Überprüfungen in die Wege zu leiten. Die genannten verantwortlichen Stakeholder müssen zudem in der Lage sein, während der gesamten Dauer des Projektes Änderungen am Portfolio vorzunehmen.
Im modernen PPM kommt immer häufiger Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Die KI hilft gleich in mehrfacher Hinsicht, beispielsweise, um zeitintensive Routineaufgaben – wie in der Projektplanung, Fortschrittsverfolgung oder Berichterstellung – zu automatisieren. KI-Algorithmen können durch ihre Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren, Muster erkennen und Vorhersagen treffen. So lassen sich Projekte besser priorisieren, Risiken werden zeitnah erkennbar und die Zuweisung der Ressourcen wird optimiert. Das Risikomanagement profitiert vor allem davon, dass mögliche Risiken frühzeitig erkannt und schnell Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Die KI kann Analysen und Berichte in Echtzeit erstellen, wodurch sowohl der Fortschritt als auch Planabweichungen dokumentiert werden. Analysen historischer Daten bezüglich des Einsatzes von Personal, Budget und Zeit helfen, Ressourcen gezielt zu nutzen. Engpässe und Überlastungen sind somit Vergangenheit.
Die vorrangigen Ziele des Projektportfoliomanagements
Das PPM verfolgt Ziele in unterschiedlichen Kategorien, die zu einer verbesserten strategischen Ausrichtung, einer Optimierung des Ressourceneinsatzes und damit letztendlich zu einer Verbesserung des Erfolgs des Unternehmens beitragen sollen. Dies sind die wichtigsten Ziele:
- Um die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu gewährleisten, ist es beispielsweise sinnvoll, die Projekte so zu planen und zu priorisieren, dass sie bestmöglich mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen und den optimalen Nutzen bringen. Auf diese Weise können mehrere Projekte gemeinsame Ziele verfolgen. Relevante Ressourcen – vorrangig geht es um Personal, Zeit und Geld – werden auf die Projekte verteilt, die die größten Erfolgsaussichten haben.
- Durch eine vorausschauende, sorgfältige Planung und Koordination der Projekte lassen sich Engpässe verringern. Da die Investitionen kontinuierlich überwacht und gesteuert werden müssen, damit die Projekte ihre Budgetgrenzen nicht überschreiten, lässt sich sowohl eine gute Kosteneffizienz sichern als auch ein maximales Kosten-Nutzen-Verhältnis erzielen.
- Da die Risiken mit PPM auf der Portfolioebene bewertet werden, um kritische Abhängigkeiten und Risiken zu verringern und übermäßige Belastungen zu vermeiden, wird das Risiko- und Konfliktmanagement optimiert. Durch die frühzeitige Erkennung von potenziellen Ziel- oder Ressourcenkonflikten können diese zeitnah gelöst werden.
- Mithilfe von PPM erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte, was eine datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Zusätzliche Transparenz und Kontrolle wird durch eine dauerhafte Überwachung des Projektstatus erreicht, sodass eine Fertigstellung innerhalb des gesetzten Budget- und Zeitrahmens erfolgen kann.
- PPM sorgt für die Ermittlung strategisch wichtiger Projekte, sodass das Unternehmen seine Position am Markt stärken kann. Gleichzeitig sorgt die Projektprüfung auf Machbarkeit dafür, dass eine Investition nur in strategisch wichtige Projekte erfolgt. Dadurch werden weniger Ressourcen für unrentable oder unrealistische Projekte investiert.
- Durch PPM kann ein Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger agieren. So können sie schneller auf Änderungen am Markt oder der Unternehmensstrategie reagieren, indem die Prioritäten angepasst werden. Zusätzlich wird eine kontinuierliche Verbesserung angestrebt, denn das Portfolio wird durchgängig evaluiert und optimiert, um eine effektivere Arbeit zu ermöglichen.
Einem sachgerecht implementierten PPM fällt die Rolle zu, das Unternehmen in seiner Gesamtheit besser aufzustellen, indem es den Einsatz von Ressourcen optimiert, vorhandene Risiken minimiert und die strategischen Ziele konsequent verfolgt.
Wo liegen die Vorteile des Projektportfoliomanagements?
Das PPM bietet eine Vielzahl von Vorteilen strategischer, operativer und finanzieller Art. So liefert es unternehmensweite Einblicke in die Prioritäten über Portfolios, Initiativen, Projekte und Produkte hinweg. Durch die Gewinnung von Echtzeitdaten aus einer zentralen Quelle lässt sich der Fortschritt bei der Erreichung der Unternehmensziele detailliert nachvollziehen. Die Funktionen zur dynamisch angelegten Planung und Finanzierung ermöglichen zudem eine flexible Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde oder neu hinzukommende Anforderungen des Marktes bzw. aus der eigenen Klientel. Außerdem optimiert das PPM die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des eigenen Unternehmens, indem es die Kommunikation von Zeitplänen, die Erkennung von Risiken und die Verwaltung von Abhängigkeiten wesentlich verbessert.
Bei der fachgerechten Implementierung des Projektportfoliomanagements im Unternehmen wird ein zuverlässiges System geschaffen, das die folgenden Vorteile bereithält:
- Mithilfe des PPMs können die Risiken eines neu durchzuführenden Projektes noch vor Beginn gemindert werden, zumal dieser Ansatz von Anfang an alle Elemente in seine Betrachtung mit einbezieht.
- Das PPM verwendet bei der Darstellung der Kosten und der Ermittlung realer Ausgaben sämtliche potenziellen Projekte. Dies bedeutet, dass den Verantwortlichen die finanziellen Belastungen eines Projekts von Beginn an bekannt sind.
- Das Ressourcenmanagement wird durch das PPM gezielt unterstützt, da alle für die Durchführung notwendigen Ressourcen identifiziert werden. So können Unternehmen feststellen, ob die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts im Rahmen des Möglichen liegt.
- PPM fördert eine gemeinsame Entscheidungsfindung durch die Bereitstellung von qualifiziertem Datenmaterial. Aufgrund der datengesteuerten PPM-Entscheidungstaktik können alle Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten.
- Mithilfe von PPM erhalten sowohl Projektbeteiligte als auch Führungskräfte einen transparent nachvollziehbaren Projektwert. Gleichzeitig erfolgt eine Priorisierung der Projekte, was nachweislich eine steigende Erfolgsrate bei Durchführung zur Folge hat.
Neben den genannten Vorteilen profitieren Unternehmen von einer zusätzlichen Rentabilität, von kürzeren Projektlaufzeiten und einer Verringerung der Projektrisiken.
Die begleitenden Herausforderungen des Projektportfoliomanagements
Das PPM bietet bei richtigem Einsatz viele Vorteile, ist aber auch mit Herausforderungen verbunden. Eine der größten Herausforderungen liegt zweifellos darin, die begrenzt vorhandenen Ressourcen effizient zu verteilen und zu nutzen. Besonders bei großen Projektportfolios kann die Gewährleistung der effizienten Ressourcenverteilung schwierig sein, sodass keines der laufenden Projekte einer Ressourcenknappheit zum Opfer fällt.
Da Projekte oftmals voneinander abhängig sind bzw. Überschneidungen aufweisen, erschwert dies auch die Verwaltung. Mithilfe des PPMs können Unternehmen jedoch diese Abhängigkeiten berücksichtigen und die Koordination zwischen den Projekten optimieren. Ein dritter Faktor liegt in der Änderung der übergeordneten Unternehmensstrategie. Ändern sich die strategischen Ziele eines Unternehmens, kann dies zur Folge haben, dass laufende Projekte angepasst oder sogar stillgelegt werden. Daraus folgt eine zusätzliche Verkomplizierung.
Empfohlene Best Practices für die Durchführung
Das PPM ist in viele Teildisziplinen unterteilt, deren Umsetzung sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet. Manche Unternehmen legen beispielsweise ihren Schwerpunkt auf ein optimales Ressourcenmanagement, andere wiederum wollen mithilfe des PPM eine dauerhafte Transparenz bei der Projektarbeit erzeugen. Die folgende Liste der Best Practices sollten Unternehmen beim Einsatz von PPM berücksichtigen:
Formulierung messbarer strategischer Ziele
Die Festlegung von Zielen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Entscheider eines Unternehmens. Es müssen zudem klare Vorgaben formuliert werden, mit deren Hilfe sich messen lässt, wie gut angebahnte Projekte zur Erreichung der Ziele des Unternehmens beitragen. Zur Durchführung kommt es darauf an, dass Entscheider – gerade bei knappen Ressourcen – alle relevanten Ziele des Unternehmens im Blick haben und sie so zuordnen, dass eine Priorisierung der Projekte möglich wird.
Etablierung eines flexiblen, klar strukturierten Prozesses
Es gilt, Projektinitiativen zu sammeln. Hier sollte jeder, der eine gute Idee für ein Projekt, eine Initiative oder ein Vorhaben hat, diese auch einbringen können. Für die vorhandenen Ideen in einen festgelegten Prozess übergehen, der für jeden nachvollziehbar ist. Dazu ist es wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, welche Informationen zur Beurteilung ihrer Ideen vor dem Hintergrund der Unternehmensstrategie relevant sind.
Dezidierte Aufbereitung relevanter Informationen
Sind die strategischen Ziele festgelegt und ein offener, transparenter Prozess etabliert, den Mitarbeiter zum Anlass nehmen, sich einzubringen, müssen die eingehenden Ideen so aufbereitet werden, dass sie schnell bewertet werden können. Dafür sollte eine spezielle Abteilung oder eine Einzelperson den gesamten Prozess begleiten. Ihnen fällt die Aufgabe zu, anhand von Informationen sämtliche neuen Ideen aufzubereiten und in eine vorläufige Reihenfolge zu bringen.
Laufende Projekte nicht aus dem Blick verlieren
Hat es ein Projekt ins Portfolio geschafft und wenn es mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet wurde, gilt es, die Projektentwicklung zu beobachten. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob ein Projekt sein Ziel verfehlt. Dafür sollte eine Feedbackschleife etabliert werden, die sicherstellt, dass sich ein problematisches Einzelprojekt nicht negativ auf das Gesamtportfolio auswirkt. Hierfür sollte die gleiche Abteilung oder Einzelperson verantwortlich sein, die sich auch um die Informationssammlung gekümmert hat.
Das PPM als andauernden, iterativen Prozess sehen
Da die Märkte einem immer schnelleren Wandel unterliegen und der Lebenszyklus von Produkten immer kürzer wird, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Reaktionsfähigkeiten zu beschleunigen. Daher sollte das PPM als ein fortlaufender Prozess betrachtet werden, in dem sowohl die Ziele des Unternehmens an den Markt als auch das PPM an die veränderten Ziele des Unternehmens angepasst werden. Das Projektportfolio lässt sich so schrittweise neu ausrichten und optimieren.
Der Einsatz einer PPM-Software bietet besonders in den Bereichen der Informationssammlung und der Bereitstellung von Geschäftsinformationen auf Führungsebene gute Dienste. Sie hilft, dass die genutzten Informationen immer aktuell und relevant sind, sodass Entscheidungen auf hochwertigem Datenmaterial beruhen. Außerdem lässt sich mithilfe der PPM-Software herausfinden, wer an was und für wie lange arbeitet, sodass die Ressourcen entsprechend zugewiesen und umverteilt werden können. Zudem ist eine effektive PPM-Software in der Lage, relevante Zustandsindikatoren (z.B. den Return on Investment) zu verfolgen und negative Muster zu identifizieren. Eine PPM-Software sorgt zudem für Transparenz und Arbeitsdaten, mit denen Unternehmen Risiken nicht nur identifizieren, sondern auch quantifizieren und Lösungen anhand der Portfoliodaten testen können.
PPM als Brücke zwischen Projektmanagement und Unternehmensstrategie
Um das volle Potenzial des PPMs auszuschöpfen, ist es für einsetzende Unternehmen wichtig, es langfristig im Unternehmen zu verankern, bei den Stakeholdern Akzeptanz zu fördern und eine ununterbrochene Verbesserung aufgrund von Erfahrungen durchzuführen. Das PPM verbindet also eine effektive Projektsteuerung mit der aktuellen Unternehmensstrategie.
Das PPM trägt maßgeblich zum Geschäftserfolg von Unternehmen und Organisationen bei, zumal sie sicherstellt, dass sämtliche Projekte im Einklang mit den übergeordneten Zielen stehen. Auf diese Weise wird ein nachhaltiger Mehrwert geschaffen. Die Interaktion von PPM und der Unternehmensstrategie avanciert so zum entscheidenden Erfolgsfaktor für eine zukunftsorientierte Organisation.
