#Jira und Reporting mit Agile Hive

Unternehmen und Organisationen vertrauen industrieübergreifend auf die Fähigkeiten des Scrum-Tools Jira der australischen Softwareschmiede Atlassian bei der automatisierten Berichtserstellung bei agilen Projekten. Typische Anwendungsfelder sind das Aufgaben- und Anforderungsmanagement von Projekten, wobei das Tool konkret bei der Fehlerverwaltung und Problembehandlung eingesetzt wird. Jira unterstützt beim Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzung von Aufgabenstellungen. Gleichzeitig wird es zur Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von Anforderungen eingesetzt. So können selbst komplexe Systeme effizient und fehlerarm entwickelt werden, an denen arbeitsteilig gearbeitet wird. Auch Anwendungen wie ein elektronischer Helpdesk arbeitet damit. Die Fähigkeit, Workflows effizient zu managen, macht Jira zu einer Optimallösung für die Steuerung von Projekten und die Verbesserung von Prozessen innerhalb der Workflows.

Mithilfe von Jira können Unternehmen die Produktivität im Projektmanagement steigern – ohne den Überblick über Aufgaben, Fristen, Herausgaben und Berichte zu verlieren. Unternehmen, die ihre Projekte agil mithilfe von Jira organisieren, profitieren von einem effektiven Arbeitsumfeld. Die im Team verfügbaren Ressourcen werden optimal verteilt, die eventuelle Notwendigkeit für zusätzliche Arbeitskräfte lässt sich bereits früh im Prozess erkennen. Die folgenden Vorteile bringt Jira mit sich:

• Zeitpläne zur Koordinierung innerhalb des Projekts können effektiv erstellt, ergänzt und verändert werden, ohne dass wichtige Arbeitsschritte übersehen werden.
• Die konsequente Anwendung von Jira im Arbeitsalltag führt in vielen Unterneh­mens­bereichen zu einer wesentlichen Zeitersparnis.
• International operierende Teams, die über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg operieren, arbeiten problemloser zusammen. Da jeder Mitarbeiter genau erkennen kann, welche Aufgaben er in welchem Zeitraum zu erledigen hat, braucht es keinen ständigen Kontakt.
• Die Verteilung von Aufgaben funktioniert nach Priorität. Alle notwendigen Berichte, Statistiken und Fortschritte sind in Echtzeit ablesbar, sodass jedes Teammitglied über den aktuellen Status Quo informiert ist.
• Hat ein Teammitglied eine Frage an den Verantwortlichen, kann er das Ticketsystem nutzen. Seine Frage wird schnell, übersichtlich und unmittelbar beantwortet.
• Die Datensicherung wird in regelmäßigen Abständen durchgeführt, wobei immer der aktuelle Stand präsent ist. Dies unterstützt eine schnelle Reaktion bei Fehlern und auftretenden Problemen.
• Da Jira responsiv ist, kann es problemlos über verschiedene mobile Endgeräte aufgerufen und angewandt werden.

Jira arbeitet verlässlich, ist übersichtlich gestaltet und kann flexibel eingesetzt werden. Dies macht sie zu einer sinnvollen Ergänzung für unterschiedlichste Unternehmen und projektbezogen organisierte Arbeitsbereiche. Das Tool vereinfacht die Teamarbeit und schafft einen besseren Workflow.

Ein umfangreiches Reporting war bereits im klassischen Projektmanagement ein kritischer Erfolgs­faktor eines Projektes. Durch die voranschreitende Agilität im Projektmanagement ist es jedoch erforderlich, das Reporting an die neuen Anforderungen anpassen. Dies liegt vor allem an der anderen Gestaltung des Workflows, zumal mehrmonatige Projektphasen durch kurze, etwa drei bis vier Wochen andauernde Projekt­sprints – Phasen eines wertschöpfenden Projektprozesses – abgelöst werden. Die Maßnahmen, die zur Steuerung von Projekten notwendig werden, ändern sich. Veränderungen zielen lediglich auf die Anpassung des Projekt-Scopes ab, lassen die Zeit- und Budgetplanung jedoch außer Acht. Diese Kennzahlen müssen erfasst sein:

1. Erfolgsrate – das Reporting unterstützt die Teams bei der Messung ihrer Erfolgsquote bezogen auf die vorab festgelegten Ziele des Projekts.
2. Störungen identifizieren – die Zeit, die in dem Identifizieren und Lösen von Problemen investiert wird, kann Gespräche bezüglich der Optimierung von Prozessen und Techniken entfachen. Diese können während der Sprint-Rückschauen angewandt werden.
3. Time to Market – Dieser Zeitraum beschreibt die Zeit, die agile Projekte aufbringen müssen, um das Produkt zur Marktreife zu führen.
4. Gesamtkosten des Projekts – die Kosten eines agilen Projekts sind direkt mit der Projektdauer verbunden. Da agile Projekte schneller Ergebnisse liefern, verringern sich dadurch auch die Kosten.

Die Berichte stellen agilen Teams eine größere Sichtbarkeit zur Verfügung. Sie spiegeln die Teamanstrengungen wider und helfen den Teams, den Fortschritt des Projekts immer im Auge zu behalten. So wissen sie zu jeder Zeit wie hoch ihr Zielerreichungsgrad ist und macht es ihnen möglich, ihre Projekte effektiv zu planen. Das agile Status-Reporting ermöglicht den Teams, notwendige Veränderungen zeitnah umzusetzen. Damit werden sie in die Lage versetzt, in einem sich ständig wandelnden Projektumfeld anzupassen. „Product Owners“ können agile Statusberichte wirksam einsetzen, um konstruktive Gespräche in Gang zu setzen. Gleichzeitig können sie sie nutzen, um mit ihrem Team und den extern Stakeholdern notwendige Standards festlegen.

Vor dem  Hintergrund der immensen Bedeutung des Reportings für das Funktionieren agilen Projektmanagements braucht es eine Software, die konkret auf die Erstellung von Berichten spezialisiert hat – Agile Hive. Diese Software macht eine präzise Planung und eine detaillierte Beobachtung des Fortschritts innerhalb des Projektverlaufs möglich. Sie erhebt automatisch die notwendigen Daten und stellt daraus Berichte für alle Projekthierarchien bereit und automatisiert ihre Aktualisierung. Agil Hive ist konkret für die Anwendung mit Jira entwickelt worden.

Agile Hive legt Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsprozessen offen und ermöglicht das Tracken der Abhängigkeiten. Diese Abhängigkeiten lassen sich mit Agile Hive von der Erkennung einsetzen und ermöglicht eine Überwachung des vollständigen Lösungsprozesses. Über übersichtliche Dashboards können die Berichte abgerufen werden. Gleichzeitig macht es Agile Hive möglich, zeitnah passende Ansichten für jede Rolle innerhalb des Projektes zu erstellen und zu teilen. Auch die rollenspezifische Zuteilung von Aufgaben kann über Agile Hive erfolgen.

Wie erwähnt ist Agile Hive ein Programm, das speziell für eine nahtlose Integration in Jira entwickelt wurde. Es soll funktionelle Einschränkungen der Basissoftware Jira überwinden. Bei Jira handelt es sich zwar um das führende Tool im Bereich des agilen Projektmanagements, es ist jedoch nicht für die Skalierung auf Großprojekte geeignet. Um die erfolgreiche Projektmanagementsoftware Jira auch bei einer Skalierung erfolgreich nutzen zu können, sollte die Implementierung mit Agile Hive erfolgen. Mit ihr lässt sich die Transition zu Scaled-Agile ankurbeln, wenn Unternehmen wachsen.

Denn diese Art der Implementierung schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie unterstützt nicht nur bei der Skalierung, sondern maximiert gleichzeitig auch die Compliance mit SAFe®. All diese strukturellen SAFe®-Artefakte werden als ganzheitliche Jira-Projekte auf jeder Ebene verwandt – von Portfolios über große Lösungen und Teams. So wird es hochgradig flexibel, wenn einzigartige Namen oder Workflows der Projekte vergeben werden. Dieses wirkt sich nicht auf Jira-Projekte außerhalb des SAFe®-Zusammenhangs aus.

SAFe® setzt auf Teams, die sich agil per „Scrum“ organisieren und dank der von ihnen eingesetzten XP-Praktiken – wobei XP für „Extreme Programming“ steht – zu jeder Zeit eine hohe Ergebnisqualität ihrer Arbeit erzielen. Über Scrum wird das Team zusammengestellt, die XP-Praktiken machen es möglich, dass das Team eine feste Arbeitsumgebung hat und qualitativ hochwertige Leistungen abliefert. Der Kern der Effektivität liegt in der Kombination von mehreren agilen Ansätzen zur gleichen Zeit, die gesamte Entwicklung eines Produktes wird über Kanban gesteuert. Kanban ist eine agile Manage­mentmethode, die konkret darauf abzielt, eine ideale Verteilung der zu erledigenden Arbeiten ideal auf die verfügbaren Kapazitäten zu verteilen. Das Projektmanagement setzt den Lean-Ansatz ein, mit dessen Hilfe unnötige und überflüssige Elemente aus der Projektarbeit entfernt werden. Dadurch wird eine wesentliche Kundenwertsteigerung erreicht.

Das skalierbare Framework SAFe® gießt die bisher bewährten und viel eingesetzten agilen Methoden Scrum, Lean, Kanban und DevOps in eine feste Form. Im modernen, digitalen Unternehmensumfeld ist es im erfolgreichen Projektmanagement unerlässlich, agil zu arbeiten. Auch große Unternehmen sind heute gezwungen, agile Arbeitsweisen in ihren Projekten zu nutzen, um langfristig am Markt bestehen zu können, Innovationen zu entwickeln und mit den Herausforderungen des modernen, vielschichtigen Marktumfelds erfolgreich umzugehen. Vor allem für große Unternehmen und Konzerne stellt dies eine komplexe und schwierig zu meisternde Herausforderung dar. SAFe® ist die optimale Lösung, um im Bereich der Agilität skaliert zu arbeiten. Lösungen für das Framework gibt es für alle Ebenen eines Unternehmens – von Teams über Sektoren bis zum Upper Management. SAFe® gilt als das beste Framework für den Einsatz in skalierbaren, agil organisierten Projekten.