Mit Fehlern im Projektumfeld richtig umgehen
Fehler oder Irrtümer sind ein fester Bestandteil des Arbeitens mit Menschen, sie sind unvermeidbar. Um die Folgen abzumildern, ist es jedoch – gerade im Projektmanagement – unverzichtbar, richtig mit gemachten Fehlern umzugehen und aus ihnen zu lernen. Ein konstruktiver Umgang mit Fehlern sorgt für persönliches Wachstum, schafft Vertrauen und etabliert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen. Der Umgang mit Fehlern fällt vielen Menschen jedoch schwer. Sie scheuen sich, gemachte Fehler zuzugeben und versuchen, die Auseinandersetzungen und Schwierigkeiten, die mit dem Umgang von Fehlern verbunden sind, zu vermeiden.
In einem guten Fehlermanagement liegt jedoch eine echte Chance für die Optimierung des Projekts. Daher ist es notwendig, ein zielgerichtetes Fehlermanagement für die Projektumsetzung im Unternehmen zu etablieren. Ein effektives Fehlermanagement macht es nicht nur möglich, Fehler zu beheben, sondern sorgt auch dafür, die negativen Auswirkungen der Fehler auf den grundlegenden Umsetzungsprozess zu begrenzen. Gleichzeitig ermöglicht ein solides Fehlermanagement, die Ursachen der Fehler zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen, deren Ziel es sein muss, Anpassungen zur Fehlervermeidung abzuleiten. Der Korrekturprozess muss agil und flexibel sein.
Eine gesunde Fehlerkultur unterstützt den Umgang mit Fehlern im Unternehmen. Hierbei geht es im Kern darum, Fehler als Lernchance zu begreifen. Dies sollte jedoch nicht dazu führen, dass die Mitarbeiter bei der Durchführung ihrer Aufgaben und Tätigkeiten nicht ihre volle Leistung abzurufen oder nachlässig zu sein. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeitern die Scheu vor dem Zugeben von Fehlern zu erleichtern und von einer Bestrafung von Fehlern abzusehen. Stattdessen trägt eine gesunde Fehlerkultur dazu bei, Chancen für Innovation und Wachstum zu schaffen. Zur gleichen Zeit steigert ein solcher Ansatz die Motivation der Mitarbeiter.
Vorteile der Etablierung einer guten Fehlerkultur
Eine effektive Fehlerkultur begreift Fehler als Chance zur Weiterentwicklung und Innovation. Zudem trägt eine gute Fehlerkultur zur Verbesserung des Betriebsklimas bei. Durch die Etablierung einer effektiven Fehlerkultur kann das Unternehmen langfristig erfolgreich am Markt agieren und seine Wettbewerbsfähigkeit steigern. Unternehmen können von diesen Punkten profitieren:
Schaffung einer Lern- und Wachstumsorientierung
Die Etablierung einer positiven Fehlerkultur sorgt für individuelles und organisatorisches Wachstum. Fehler werden dazu genutzt, um bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch mehr Lern- und Wachstumsorientierung wird das Unternehmen agiler und anpassungsfähiger. Zudem kann es besser auf veränderte Marktbedingungen reagieren.
Förderung der Innovationstätigkeit
Eine positive Fehlerkultur wirkt sich positiv auf die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens aus. Da Mitarbeiter nicht mit negativen Reaktionen auf Fehler rechnen müssen, sind viele bereit, auch unkonventionelle – eventuell auch risikoreichere – Ideen umzusetzen. Auf diese Art und Weise ist es möglich, innovative Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.
Steigerung der Motivation und des Engagements von Mitarbeitenden
Eine offene Fehlerkultur fördert die Motivation und das Engagement von Mitarbeitern. Mitarbeiter, die wissen, dass Fehler keine negativen Folgen haben, sind eher bereit, selbst Verantwortung zu übernehmen und sich persönlich mit einzubringen. Ein offenes, vertrauensvolles Umfeld steigert die Kommunikationsfähigkeit und fördert den Ideenaustausch.
Unternehmen werden als Arbeitgeber attraktiver
Unternehmen, die eine offene Fehlerkultur pflegen, steigern ihre Arbeitgeberattraktivität. Sie werden so für talentierte und leistungsfähige Mitarbeiter attraktiver. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter aktiv fördern und Innovationen stärken, sind bei qualifizierten Mitarbeitern besonders beliebt. Gleichzeitig wird die Mitarbeiterbindung und die Unternehmenskultur gestärkt.
Die Unternehmensreputation wird positiv beeinflusst
Unternehmen mit einer transparenten Fehlerkultur werden von Kunden, Investoren und Mitarbeitern positiv wahrgenommen. Der transparente Umgang mit Fehlern zeigt, dass Unternehmen verantwortungsbereit sind und sich kontinuierlich verbessern wollen. Dadurch steigt das Unternehmensimage, was einen Wettbewerbsvorteil darstellen kann.
Insgesamt unterstützt eine transparente Fehlerkultur das sogenannte „Growth Mindset“, das speziell die Mitarbeitenden betrifft. Ihnen muss klar sein, dass Fehler und Herausforderungen bei der richtigen Bearbeitung zu einer persönlichen Weiterentwicklung führen können. Dadurch wird ihre Einstellung gegenüber Wandel und (neuen) Herausforderungen positiv beeinflusst.
Eine offene Fehlerkultur im Projektmanagement etablieren
Die Etablierung einer offenen Fehlerkultur im Projektmanagement, in der Fehler nicht tabuisiert, sondern als Chance für die persönliche und unternehmerische Entwicklung begriffen werden, ist die solide Basis. Fehler sind ein natürlicher Bestandteil des Lernprozesses und tragen dazu bei, dass Lösungen schneller entwickelt und umgesetzt werden. Mit Blick auf zukünftige Projekte helfen die Ergebnisse eines durchlaufenen Lernprozesses aus gemachten Fehlern, dass solche Projekte von den Verbesserungen profitieren. Die typischen Kennzeichen eines Projektes sind enge Zeitpläne, begrenzte Ressourcen und – gerade bei großen Projekten – eine hohe Komplexität. Ein solches Projektumfeld bietet die ideale Grundlage für das Auftreten von Fehlern. Eine offene Fehlerkultur stärkt zudem den Zusammenhalt und das Vertrauen innerhalb des Projektteams und sorgt dafür, dass Fehler bzw. Herausforderungen schnell erkannt und gelöst werden.
Um eine offene Fehlerkultur im Unternehmen zu etablieren und so von den vielen Vorteilen für die Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Unternehmen zu profitieren, sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:
- Eine transparente Kommunikationskultur im Unternehmen stellt das zentrale Element dar. Dies bedeutet, dass sich Projektteams regelmäßig über aufgetretene Probleme austauschen sollten. Dabei muss ein Rahmen geschaffen werden, in dem die einzelnen Teammitglieder Fehler offen und angstfrei ansprechen sollten.
- Von einer Personalisierung von gemachten Fehlern sollte abgesehen werden. Statt Schuld einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, sollte das Team als Ganzes reagieren. Dabei sollte es das Ziel sein, zu ermitteln, wie das Team aus den aufgetretenen Fehlern lernen kann. Dies fördert die Zusammenarbeit und senkt das Konfliktpotenzial innerhalb des Projektteams.
- Führungskräfte übernehmen die Rolle als Vorbilder. Indem sie offen und transparent über ihre Fehler sprechen und diese zugeben, senden sie ein starkes Signal an die anderen Mitglieder des Projektteams, das Gleiche zu tun. Es zeigt, dass selbst hochqualifizierte Projektmitglieder nicht vor Fehlern gefeit sind und dass sie der Weiterentwicklung dienen.
- Regelmäßige Reflexionen des Projektteams können nach jedem Projektabschnitt helfen, Bilanz über die bisherigen Schritte zu ziehen. Es gilt herauszufinden, was gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Auch Herausforderungen werden identifiziert. Eine konstruktive Diskussion über Fehler ermöglicht es dem Team, Anpassungen vorzunehmen.
Ein konstruktiver Umgang mit Fehlern kann zu einer kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Arbeitsweise führen. Zudem lassen sich die Projektprozesse optimieren. Das Potenzial von Fehlern sollte analysiert und für die Weiterentwicklung genutzt werden.
Um Fehler im Projektmanagement produktiv zu nutzen, ist es notwendig, aufgetretene Fehler detailliert zu analysieren. Es gilt, herauszufinden, welche Elemente für das Auftreten des Fehlers verantwortlich sind. Häufig auftretende Ursachen sind Prozessfehler, Missverständnisse oder ein Mangel an Ressourcen. Durch eine solche Analyse treten negative Muster zutage, die in Projekten in der Zukunft vermieden werden können. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess basiert auf einer regelmäßigen Betrachtung der gemachten Fehler. Derartige Rückblicke innerhalb des Projektteams, in denen die aufgetretenen Fehler offen angesprochen werden, helfen dem gesamten Team, zu lernen und sich gemeinsam weiterzuentwickeln sowie problematische Prozesse anzupassen. Ein sogenanntes „Failure Log“ – das der systematischen Dokumentation dient – lässt sich einsetzen, um einen Leitfaden zur Fehlervermeidung zukünftiger Projekte zu schaffen.
Schrittweise Einführung einer positiven Fehlerkultur in der Praxis
Der konstruktive Umgang mit Fehlern lässt sich trainieren. Dabei geht es darum, die Mechanismen der Zusammenarbeit zu etablieren und die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Firmen, die sich dafür entschieden haben, zur Umsetzung ihrer Projekte auf eine konstruktive Fehlerkultur zu setzen, sollten diesen Prozess schrittweise umsetzen:
Bildung eines Bewusstseins
Unternehmen, die eine offene Fehlerkultur etablieren möchten, müssen ihren Mitarbeitern zunächst einmal die Bedeutung von Fehlern als Grundlage für positive Veränderungen verdeutlichen. Um dies zu erreichen, müssen die Mitarbeiter geschult werden. Das Thema mit sämtlichen Konsequenzen muss im Team diskutiert werden. Dabei ist es wichtig, Vorbehalte und Ängste zu neutralisieren.
Sämtliche Erwartungen klar kommunizieren
Wenn ein Unternehmen eine positive Fehlerkultur im Betrieb etablieren möchte, muss es die eigenen Erwartungen an die Einstellungen Fehlern gegenüber klar festlegen und mitteilen. Dafür ist es notwendig, entsprechende Werte in die Unternehmensphilosophie aufzunehmen und die Betriebsleitlinien für die Mitarbeitenden anzupassen.
Vorgesetzte werden zu Vorbildern
Führungskräfte im Team haben eine besondere Verantwortung, wenn es darum geht, eine positive Fehlerkultur zu etablieren. Sie haben eine Vorbildfunktion und müssen durch ihr eigenes Verhalten zeigen, dass sie transparent mit eigenen Fehlern umgehen und dadurch Vertrauen schaffen. Gleichzeitig zeigen sie, dass Fehler dazu gehören und ein Entwicklungspotenzial darstellen.
Feedback-Mechanismen etablieren
Eine offene Fehlerkultur braucht regelmäßige Feedback-Runden. In solchen Treffen sollten die gemachten Fehler offen angesprochen werden. Alle Mitarbeiter erhalten auf diese Weise die Gelegenheit, konstruktives Feedback auf die Fehler zu geben und eigene Lösungsvorschläge einzubringen. Dies fördert die offene Kommunikation und eine kontinuierliche Optimierung.
Wiederholte Betonung von Fehlern als Quelle für Verbesserung
In einer offenen Fehlerkultur werden Fehler als Lerngelegenheit angesehen. Dieser Punkt einschließlich der positiven Auswirkungen sollte immer wieder betont werden. Um das Potenzial für die Verbesserung zu verdeutlichen, können Erfolgsgeschichten verfasst werden, die zeigen, wie der richtige Umgang mit Fehlern das gesamte Team weitergebracht hat.
Die schrittweise Umsetzung dieser Aspekte kreiert ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter keine Scheu haben, ihre Fehler offen anzusprechen. Stattdessen sind sie bereit, Fehler als ganz normalen Bestandteil des Arbeitsprozesses zu akzeptieren. Außerdem erkennen die Mitarbeiter, dass Fehler konstruktiv dazu beitragen, neues Wissen zu erwerben und ein lernendes Unternehmen zu schaffen.
Herausforderungen bei der Implementierung
Wenn Unternehmen eine positive Fehlerkultur in ihrem Projektmanagement einführen wollen, gibt es verschiedene Faktoren, die sich als problematisch herausstellen könnten. So kann es passieren, dass die Öffnung seitens der Betroffenen nicht angenommen wird. In manchen Unternehmen kann es zudem schwierig sein, die beiden wichtigsten Grundvoraussetzungen – eine offene Kommunikation und Transparenz – durchzusetzen.
Die Umstellung auf eine offene Fehlerkultur, in der Fehler als natürliches Element des Arbeitsvorganges akzeptiert werden, können traditionelle Methoden der Leistungsbewertung der Mitarbeiter außer Kraft setzen. Die Etablierung einer positiven Fehlerkultur ist zudem ein längerer Prozess, der sowohl Zeit als auch vermehrte Ressourcen bindet. Die Mitarbeiter müssen geschult werden, zudem können die Änderungen nicht von heute bis morgen eingeführt werden.
Eine negative Fehlerkultur führt zu Rückschritten
Wie bereits erwähnt, lassen sich Fehler bei der Arbeit von Menschen nicht gänzlich ausschließen. Fehler gehören zum Arbeitsleben – also auch im Projektmanagement – einfach dazu. Im schlimmsten Fall kann jedoch ein Fehler, der nicht erkannt bzw. vertuscht wurde, Folgefehler verursachen, die die Situation noch schwer kontrollieren lassen. Das kompromisslose Streben nach ständiger Höchstleistung und Perfektion erzeugt einen hohen Druck und kann sogar die Gesundheit der Mitarbeitenden schädigen. Gleichzeitig wird die Innovationsfreude im Team gehemmt, da die Eigeninitiative der einzelnen Mitarbeiter ausgebremst wird. Das Team ist zudem weniger bereit, Risiken einzugehen und kreative Ideen voranzutreiben.
Eine negative Fehlerkultur sorgt primär dafür, dass die Mitarbeiter Ängste vor den Konsequenzen von Fehlern entwickeln. Es führt zu Vertuschungsaktionen und einer maßgeblichen Unsicherheit. Da eine Atmosphäre des Misstrauens gefördert wird, leidet das Betriebsklima teils massiv, was sich natürlich auch negativ auf die Zusammenarbeit im Team auswirkt. Die Folgen einer negativen Fehlerkultur wirken sich bis auf die Führungsebene aus. Gerade in traditionell geführten Unternehmen sind Fehler noch sehr negativ besetzt. Studien zeigen, dass viele glauben, dass sich Fehler, die gemacht wurden, negativ auf die Karriere auswirken. Andere befürchten bei Fehlern, dass die eigene Anerkennung leidet. Allerdings existiert selten die Möglichkeit der Etablierung einer positiven Fehlerkultur.
