Mit Jira können bestehende Projektrisiken einfach verwaltet werden

Projektrisiken mit Jira effektiv managen

Jedes Projekt ist bei seiner Umsetzung mit Risiken behaftet. Dazu zählen sämtliche Ereignisse, die entweder den Verlauf eines Projektes negativ beeinflussen oder Ereignisse, die die gesetzten Projektziele gefährden. Solche Risiken verändern sowohl die Zeit- als auch die Budget und/oder Qualitätsvorgaben. Insgesamt werden verschiedene Quellen für Projektrisiken unterschieden, die hier kurz vorgestellt werden sollen. Zu den unternehmerischen Risiken gehören eine Verknappung oder das Nichtvorhandensein von Fähigkeiten und Ressourcen innerhalb des Projektteams. Dies führt zu zeitlichen Verzögerungen oder einer qualitativ minderwertigen Umsetzung. Gleichzeitig kann es durchaus vorkommen, dass es während des laufenden Projekts zu finanziellen Engpässen oder zu Kürzungen des Budgets kommt.

Neben den unternehmerischen Risiken existieren noch weitere Risiken. Dazu zählen wirtschaftliche Risiken, beispielsweise ein hoher Konkurrenzdruck oder ein plötzlicher Verlust von wichtigen Kunden. Auch technische Risiken können problematisch werden. Zu solchen Risiken gehören unter anderem der Ausfall von technisch notwendigen Systemen oder eine Störung der Logistikkette, die den eigenen Produktionsprozess beeinträchtigen. Oftmals gibt es rechtliche Probleme, die sich selbst bei höchster Sorgfalt nicht vermeiden lassen, sowie Geld und Zeit kosten. Daneben existieren noch externe Risiken. Auf diese Faktoren haben die Projektbeteiligten keinerlei Einfluss und können unter „höhere Gewalt“ zusammengefasst werden. Hierzu zählen Unwetter, unerwartete politische Entwicklungen oder mediale Angriffe.

Es ist eine Führungsaufgabe des Projektleiters, solche Projektrisiken zu erkennen, zu analysieren und zu überwachen. Ziel ist es, bestmöglich auf die auftretenden Risiken zu reagieren. Für ein effektives Risikomanagement ist es notwendig, übergeordnete Ziele festzulegen sowie Strategien und die politische Herangehensweise zu definieren. Dies umfasst primär die Festlegung von Kriterien, die für die Einstufung und Bewertung der Risiken genutzt werden können. Gleichzeitig geht es darum, die Methoden der Risikoermittlung und -einschätzung klar zu definieren. Zudem ist es notwendig, die Verantwortlichkeiten bei Risikoentscheidungen zu bestimmen, sämtliche Ressourcen für die Abwehr der Risiken bereitzustellen, die ganzheitliche Kommunikation bezüglich der identifizierten Risiken sicherzustellen und alle Projektbeteiligte für das Risikomanagement zu sensibilisieren.

Ein effektives Projektmanagement, das auch die Bewertung der Risiken mit einschließt, ist für den Erfolg jedes Projektes unabdingbar. Leider investieren leitende Projektbeteiligte lediglich einen geringen Prozentsatz – Studien zufolge etwa 9 Prozent – der Besprechungszeit auf den Umgang mit möglichen Projektrisiken. Zwar können viele Aspekte den Projekterfolg beeinflussen und Grund für ein Scheitern sein, besonders relevant sind jedoch die Umstände und Ereignisse, die ein Projekt gefährden können. Auch auftretende Probleme, die bereits aufgetreten sind, aber nicht behoben wurden, können ein Projekt zum Scheitern bringen.

Die folgenden Gründe verdeutlichen, weswegen ein effektives Management von störenden Umständen und Ereignissen bzw. von Problemen für den Projekterfolg entscheidend sind:

• Proaktive Identifikation und Lösung – wenn ein Projektteam Risiken und Probleme früh angeht, trägt es dazu bei, dass es nicht zu Eskalationen kommt und trägt dazu bei, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.
• Verbesserung der Entscheidungsfindung – ein strukturiertes Risiko- und Problemmanagement schafft eine valide Informationsbasis, sodass die Entscheidungsfindung verbessert wird. Gleichzeitig ermöglicht sie eine effektive Ressourcenverteilung.
• Optimierte Kommunikation mit allen Stakeholdern – die transparente und zeitnahe Ansprache möglicher Probleme oder Risiken sorgt dafür, dass das Vertrauen der beteiligten Stakeholder aufrechterhalten wird und hilft, vorliegende Erwartungen zu bedienen.
• Effiziente Verteilung verfügbarer Ressourcen – die Identifizierung von Risiken und Problemen trägt dazu bei, die Ressourcen effizient zu verteilen. Auf diese Weise werden vergebliche Mühen komplett umgangen.
• Dauerhafte Überwachung und Anpassung – die kontinuierlich auftretenden Risiken bzw. Probleme ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf Herausforderungen. Dies trägt maßgeblich dazu bei, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.

Die genannten Faktoren verdeutlichen eindrucksvoll, weswegen das funktionierende Risiko- und Problemmanagement für den Projekterfolg immens wichtig ist. Der strategische Einsatz von Jira kann hier Welten bewegen.

Jira eine solide Plattform, die sich insbesondere für agil organisierte Projekte – wie SCRUM und Kanban – mit verschiedenen Funktionen bereit, die Projektmanager dabei unterstützen, mögliche Probleme abzubilden und in der Folge abzuschwächen. Für Jira existieren mehrere Plugins, mit denen das Risikomanagement optimiert und die Effektivität des Risikomanagements bei Projekten erhöht werden kann. Solche Templates halten verschiedene Rahmen für das Projektrisikomanagement bereit, wodurch es einfacher wird, Industriestandards wie ISO 31000, PRINCE 2, ISO 27100 und ISO 14971 zu etablieren. Diese Templates optimieren den Prozess der Risikobewertung, indem sie sich auf die individuellen Projektbedürfnisse konzentriert. Die fortschrittlichen Berichte und Übersichtsseiten aus der Jira Cloud ermöglichen die Beobachtung der Leistungsfähigkeit des Risikomanagements. Anpassbare Mitteilungen stellen sicher, dass die zuständigen Stakeholder über jedes neue oder sich ändernde Risiko in Kenntnis gesetzt werden.

Pluspunkte des Risikomanagements mit Jira

Es handelt sich um ein weit verbreitetes Missverständnis, dass das Risikomanagement Innovationen verzögert und stattdessen nur den bürokratischen Aufwand steigert. Allerdings stellt ein effektives Risikomanagement in der Realität das Herzstück nachhaltigen Wachstums und Resilienz dar. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Industrien wie der Medizintechnik, der Finanz- und der Raumfahrttechnologie. Die folgenden Gründe zeigen, warum das Risikomanagement mit Jira in ein Kraftwerk der Gelegenheiten verwandelt werden sollte:

1. Beschleunigte Produktentwicklung

In der Medizintechnik kann automatisiertes Risikomanagement mit Jira den Prozess der Identifizierung und Verringerung der Produktrisiken optimieren. Dadurch wird der Sicherheit bei der Produktentwicklung bereits von Beginn an ein höherer Status eingeräumt. Diese proaktive Herangehensweise beschleunigt nicht nur die Entwicklung des Produktes bis hin zur Marktreife, sondern reduziert gleichzeitig die Kosten für Produktanpassungen nach Markteinführung.

2. Förderung der Innovation innerhalb der gesetzlichen Konformität

Gerade junge Unternehmen im Bereich der Finanztechnologie müssen von Beginn an mit der zweifachen Herausforderung der Innovation und der gesetzlichen Regelkonformität kämpfen. Das Risikomanagement mit Jira stellt die Konformität der Daten und Systeme mit der Norm ISO/IEC 27001 sicher. Dieses Sicherheitsrückrat versetzt Unternehmen im Bereich der Finanztechnologie in die Lage, mutig neue Wege zu beschreiten.

3. Durch den Dschungel der Medizinprodukteverordnung navigieren

Die Komplexität des Erreichens von Regelkonformität in den stark regulierten Branchen kann entmutigend sein. Die Durchführung des Risikomanagements mithilfe von Jira, zusammen mit dem kommerziellen Firmenwiki Confluence, stellt einen strukturierten, aber flexiblen Rahmen für das Dokumentenmanagement bereit. Dadurch wird sichergestellt, dass alles – vom Design über die Herstellung des Produktes bis zur Wartung und Schulung – regelkonform abläuft.

4. Regelkonforme Umsetzung kritischer Softwareentwicklungen

Bei Softwareprodukten, die in sicherheitskritischen Anwendungen verbaut sind, erleichtert das Risikomanagement in Jira den weltweiten Denkansatz der Regelkonformität. Diese werden die Standards über Regionen und Branchen hinweg adressieren. Dadurch wird gewährleistet, dass die Produkte nicht nur sicher, sondern auch marktreif entwickelt sind – unabhängig von geographischen Grenzen.

Der in Jira implementierte Risikomanager ermöglicht es den Projektteams, bestehende Gefahren und Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Produktes zu identifizieren und zu bewerten. Risiken einschließlich ihrer Auftrittswahrscheinlichkeit, erwartbaren Auswirkungen und denkbaren Strategien zur Optimierung bzw. zur Risikominderung werden ermittelt und helfen den Projektteams, den Schaden auf ein Mindestmaß zu reduzieren. In Jira lassen sich Risikodaten zentralisieren und ein proaktiver Entscheidungsprozess bezüglich des Risikomanagements initiieren.

Risikomanagement mit Jira digitalisieren

Durch die Etablierung eines digitalen Risikomanagements mithilfe von Jira lassen sich sowohl die Risiken des Projektes erkennen als auch relevante Informationen zum Projekt zentral ablegen. Außerdem können Projektbeteiligte jederzeit den aktuellen Status Quo und die Fortschritte bezüglich der Risikobekämpfung erkennen. So kann herausgefunden werden, inwieweit bestehende Risiken abgeschwächt oder sogar vollständig beseitigt wurden und zu welchem Zeitpunkt genau sie aufgetreten sind. Ein digitales Risikomanagement macht es möglich, dass sich alle betroffenen Stakeholder regelmäßig informieren können. Bei entsprechender Voreinstellung sind sogar automatische Meldungen möglich. Im System sind sämtliche Verantwortlichkeiten, aber auch alle Projektaufgaben, Infrastrukturen, Teams und Abteilungen, die ein Risiko betrifft, dezidiert einrichtbar.

Zumal ein digitales Risikomanagement über Jira die Möglichkeit bietet, Informationsangaben für Risiken zu etablieren, steigert dies die Übersichtlichkeit bei der Mehrzahl der potenziellen Risiken. Parallel dazu wird die Übersichtlichkeit über die Risiken gesteigert – was bei vielen Risiken besonders wichtig ist – und es wird die Anwenderfreundlichkeit bei der Bearbeitung der Risiken gesteigert.  So kann mithilfe eines digitalen Risikomanagements in Jira eine Kommentarfunktion und Felder zur spezifischen Informationsabfrage integriert werden. Auch der Status eines Risikos wird festgehalten. Gleichzeitig werden die Prozessschritte eines Risikos festgehalten. Zudem können immer die richtigen Parteien bezüglich einer Risikoaktualisierung benachrichtigt werden.

Wenn Jira als Tool für das digitale Risikomanagement vorgesehen ist, sollten sämtliche Prozessschritte detailliert durchgeplant werden. Dazu gehören auch die Klärung von Detailfragen – wie die Festlegung der Prozessschritte – und die eventuelle Integration sogenannter eigens konfigurierter Felder. Dabei sollten immer die jeweiligen Standards, die ein Prozess durchlaufen muss, definiert werden. Um das digitale Risikomanagement über Jira vollständig abzubilden, sollte zusätzlich die interne Arbeitsweise berücksichtigt werden, da hier Felder notwendig werden könnten. Neben der Abbildung der Prozessschritte sollten die Nutzergruppen, die Aufgabentypen und Objekte, der Anwendungsbereich definiert sein, auf die das digitale Risikomanagement angewendet wird.

Projektrisiken mit Jira effektiv managen

Jedes Projekt ist bei seiner Umsetzung mit Risiken behaftet. Dazu zählen sämtliche Ereignisse, die entweder den Verlauf eines Projektes negativ beeinflussen oder Ereignisse, die die gesetzten Projektziele gefährden. Solche Risiken verändern sowohl die Zeit- als auch die Budget und/oder Qualitätsvorgaben. Insgesamt werden verschiedene Quellen für Projektrisiken unterschieden, die hier kurz vorgestellt werden sollen. Zu den unternehmerischen Risiken gehören eine Verknappung oder das Nichtvorhandensein von Fähigkeiten und Ressourcen innerhalb des Projektteams. Dies führt zu zeitlichen Verzögerungen oder einer qualitativ minderwertigen Umsetzung. Gleichzeitig kann es durchaus vorkommen, dass es während des laufenden Projekts zu finanziellen Engpässen oder zu Kürzungen des Budgets kommt.

Neben den unternehmerischen Risiken existieren noch weitere Risiken. Dazu zählen wirtschaftliche Risiken, beispielsweise ein hoher Konkurrenzdruck oder ein plötzlicher Verlust von wichtigen Kunden. Auch technische Risiken können problematisch werden. Zu solchen Risiken gehören unter anderem der Ausfall von technisch notwendigen Systemen oder eine Störung der Logistikkette, die den eigenen Produktionsprozess beeinträchtigen. Oftmals gibt es rechtliche Probleme, die sich selbst bei höchster Sorgfalt nicht vermeiden lassen, sowie Geld und Zeit kosten. Daneben existieren noch externe Risiken. Auf diese Faktoren haben die Projektbeteiligten keinerlei Einfluss und können unter „höhere Gewalt“ zusammengefasst werden. Hierzu zählen Unwetter, unerwartete politische Entwicklungen oder mediale Angriffe.

Es ist eine Führungsaufgabe des Projektleiters, solche Projektrisiken zu erkennen, zu analysieren und zu überwachen. Ziel ist es, bestmöglich auf die auftretenden Risiken zu reagieren. Für ein effektives Risikomanagement ist es notwendig, übergeordnete Ziele festzulegen sowie Strategien und die politische Herangehensweise zu definieren. Dies umfasst primär die Festlegung von Kriterien, die für die Einstufung und Bewertung der Risiken genutzt werden können. Gleichzeitig geht es darum, die Methoden der Risikoermittlung und -einschätzung klar zu definieren. Zudem ist es notwendig, die Verantwortlichkeiten bei Risikoentscheidungen zu bestimmen, sämtliche Ressourcen für die Abwehr der Risiken bereitzustellen, die ganzheitliche Kommunikation bezüglich der identifizierten Risiken sicherzustellen und alle Projektbeteiligte für das Risikomanagement zu sensibilisieren.

Ein effektives Projektmanagement, das auch die Bewertung der Risiken mit einschließt, ist für den Erfolg jedes Projektes unabdingbar. Leider investieren leitende Projektbeteiligte lediglich einen geringen Prozentsatz – Studien zufolge etwa 9 Prozent – der Besprechungszeit auf den Umgang mit möglichen Projektrisiken. Zwar können viele Aspekte den Projekterfolg beeinflussen und Grund für ein Scheitern sein, besonders relevant sind jedoch die Umstände und Ereignisse, die ein Projekt gefährden können. Auch auftretende Probleme, die bereits aufgetreten sind, aber nicht behoben wurden, können ein Projekt zum Scheitern bringen.

Die folgenden Gründe verdeutlichen, weswegen ein effektives Management von störenden Umständen und Ereignissen bzw. von Problemen für den Projekterfolg entscheidend sind:

• Proaktive Identifikation und Lösung – wenn ein Projektteam Risiken und Probleme früh angeht, trägt es dazu bei, dass es nicht zu Eskalationen kommt und trägt dazu bei, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.
• Verbesserung der Entscheidungsfindung – ein strukturiertes Risiko- und Problemmanagement schafft eine valide Informationsbasis, sodass die Entscheidungsfindung verbessert wird. Gleichzeitig ermöglicht sie eine effektive Ressourcenverteilung.
• Optimierte Kommunikation mit allen Stakeholdern – die transparente und zeitnahe Ansprache möglicher Probleme oder Risiken sorgt dafür, dass das Vertrauen der beteiligten Stakeholder aufrechterhalten wird und hilft, vorliegende Erwartungen zu bedienen.
• Effiziente Verteilung verfügbarer Ressourcen – die Identifizierung von Risiken und Problemen trägt dazu bei, die Ressourcen effizient zu verteilen. Auf diese Weise werden vergebliche Mühen komplett umgangen.
• Dauerhafte Überwachung und Anpassung – die kontinuierlich auftretenden Risiken bzw. Probleme ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf Herausforderungen. Dies trägt maßgeblich dazu bei, dass der Projekterfolg nicht gefährdet wird.

Die genannten Faktoren verdeutlichen eindrucksvoll, weswegen das funktionierende Risiko- und Problemmanagement für den Projekterfolg immens wichtig ist. Der strategische Einsatz von Jira kann hier Welten bewegen.

Jira eine solide Plattform, die sich insbesondere für agil organisierte Projekte – wie SCRUM und Kanban – mit verschiedenen Funktionen bereit, die Projektmanager dabei unterstützen, mögliche Probleme abzubilden und in der Folge abzuschwächen. Für Jira existieren mehrere Plugins, mit denen das Risikomanagement optimiert und die Effektivität des Risikomanagements bei Projekten erhöht werden kann. Solche Templates halten verschiedene Rahmen für das Projektrisikomanagement bereit, wodurch es einfacher wird, Industriestandards wie ISO 31000, PRINCE 2, ISO 27100 und ISO 14971 zu etablieren. Diese Templates optimieren den Prozess der Risikobewertung, indem sie sich auf die individuellen Projektbedürfnisse konzentriert. Die fortschrittlichen Berichte und Übersichtsseiten aus der Jira Cloud ermöglichen die Beobachtung der Leistungsfähigkeit des Risikomanagements. Anpassbare Mitteilungen stellen sicher, dass die zuständigen Stakeholder über jedes neue oder sich ändernde Risiko in Kenntnis gesetzt werden.

Pluspunkte des Risikomanagements mit Jira

Es handelt sich um ein weit verbreitetes Missverständnis, dass das Risikomanagement Innovationen verzögert und stattdessen nur den bürokratischen Aufwand steigert. Allerdings stellt ein effektives Risikomanagement in der Realität das Herzstück nachhaltigen Wachstums und Resilienz dar. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Industrien wie der Medizintechnik, der Finanz- und der Raumfahrttechnologie. Die folgenden Gründe zeigen, warum das Risikomanagement mit Jira in ein Kraftwerk der Gelegenheiten verwandelt werden sollte:

1. Beschleunigte Produktentwicklung

In der Medizintechnik kann automatisiertes Risikomanagement mit Jira den Prozess der Identifizierung und Verringerung der Produktrisiken optimieren. Dadurch wird der Sicherheit bei der Produktentwicklung bereits von Beginn an ein höherer Status eingeräumt. Diese proaktive Herangehensweise beschleunigt nicht nur die Entwicklung des Produktes bis hin zur Marktreife, sondern reduziert gleichzeitig die Kosten für Produktanpassungen nach Markteinführung.

2. Förderung der Innovation innerhalb der gesetzlichen Konformität

Gerade junge Unternehmen im Bereich der Finanztechnologie müssen von Beginn an mit der zweifachen Herausforderung der Innovation und der gesetzlichen Regelkonformität kämpfen. Das Risikomanagement mit Jira stellt die Konformität der Daten und Systeme mit der Norm ISO/IEC 27001 sicher. Dieses Sicherheitsrückrat versetzt Unternehmen im Bereich der Finanztechnologie in die Lage, mutig neue Wege zu beschreiten.

3. Durch den Dschungel der Medizinprodukteverordnung navigieren

Die Komplexität des Erreichens von Regelkonformität in den stark regulierten Branchen kann entmutigend sein. Die Durchführung des Risikomanagements mithilfe von Jira, zusammen mit dem kommerziellen Firmenwiki Confluence, stellt einen strukturierten, aber flexiblen Rahmen für das Dokumentenmanagement bereit. Dadurch wird sichergestellt, dass alles – vom Design über die Herstellung des Produktes bis zur Wartung und Schulung – regelkonform abläuft.

4. Regelkonforme Umsetzung kritischer Softwareentwicklungen

Bei Softwareprodukten, die in sicherheitskritischen Anwendungen verbaut sind, erleichtert das Risikomanagement in Jira den weltweiten Denkansatz der Regelkonformität. Diese werden die Standards über Regionen und Branchen hinweg adressieren. Dadurch wird gewährleistet, dass die Produkte nicht nur sicher, sondern auch marktreif entwickelt sind – unabhängig von geographischen Grenzen.

Der in Jira implementierte Risikomanager ermöglicht es den Projektteams, bestehende Gefahren und Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Produktes zu identifizieren und zu bewerten. Risiken einschließlich ihrer Auftrittswahrscheinlichkeit, erwartbaren Auswirkungen und denkbaren Strategien zur Optimierung bzw. zur Risikominderung werden ermittelt und helfen den Projektteams, den Schaden auf ein Mindestmaß zu reduzieren. In Jira lassen sich Risikodaten zentralisieren und ein proaktiver Entscheidungsprozess bezüglich des Risikomanagements initiieren.

Risikomanagement mit Jira digitalisieren

Durch die Etablierung eines digitalen Risikomanagements mithilfe von Jira lassen sich sowohl die Risiken des Projektes erkennen als auch relevante Informationen zum Projekt zentral ablegen. Außerdem können Projektbeteiligte jederzeit den aktuellen Status Quo und die Fortschritte bezüglich der Risikobekämpfung erkennen. So kann herausgefunden werden, inwieweit bestehende Risiken abgeschwächt oder sogar vollständig beseitigt wurden und zu welchem Zeitpunkt genau sie aufgetreten sind. Ein digitales Risikomanagement macht es möglich, dass sich alle betroffenen Stakeholder regelmäßig informieren können. Bei entsprechender Voreinstellung sind sogar automatische Meldungen möglich. Im System sind sämtliche Verantwortlichkeiten, aber auch alle Projektaufgaben, Infrastrukturen, Teams und Abteilungen, die ein Risiko betrifft, dezidiert einrichtbar.

Zumal ein digitales Risikomanagement über Jira die Möglichkeit bietet, Informationsangaben für Risiken zu etablieren, steigert dies die Übersichtlichkeit bei der Mehrzahl der potenziellen Risiken. Parallel dazu wird die Übersichtlichkeit über die Risiken gesteigert – was bei vielen Risiken besonders wichtig ist – und es wird die Anwenderfreundlichkeit bei der Bearbeitung der Risiken gesteigert.  So kann mithilfe eines digitalen Risikomanagements in Jira eine Kommentarfunktion und Felder zur spezifischen Informationsabfrage integriert werden. Auch der Status eines Risikos wird festgehalten. Gleichzeitig werden die Prozessschritte eines Risikos festgehalten. Zudem können immer die richtigen Parteien bezüglich einer Risikoaktualisierung benachrichtigt werden.

Wenn Jira als Tool für das digitale Risikomanagement vorgesehen ist, sollten sämtliche Prozessschritte detailliert durchgeplant werden. Dazu gehören auch die Klärung von Detailfragen – wie die Festlegung der Prozessschritte – und die eventuelle Integration sogenannter eigens konfigurierter Felder. Dabei sollten immer die jeweiligen Standards, die ein Prozess durchlaufen muss, definiert werden. Um das digitale Risikomanagement über Jira vollständig abzubilden, sollte zusätzlich die interne Arbeitsweise berücksichtigt werden, da hier Felder notwendig werden könnten. Neben der Abbildung der Prozessschritte sollten die Nutzergruppen, die Aufgabentypen und Objekte, der Anwendungsbereich definiert sein, auf die das digitale Risikomanagement angewendet wird.