Projekte oder Projektportfolios mit den richtigen Tools managen

Projekte bzw. Projektportfolios effizient managen

Um einzelne Projekte oder Projektportfolios effizient managen zu können, ist es zunächst einmal notwendig, die unterliegenden Ansätze zu unterscheiden. Der Ansatz des Projektmanagements umfasst die Planung, Durchführung und Verwaltung von einzelnen Projekten. Hierbei geht es darum, die festgelegten Ziele innerhalb der Zeitgrenzen, mit den vorgesehenen Ressourcen und dem Umfang zu erreichen. Das Projektportfoliomanagement hingegen zielt darauf ab, mehrere Projekte richtig auszuwählen und zu priorisieren, um eine Wertmaximierung zu erreichen und die strategischen Unternehmensziele konsequent umzusetzen. Um die optimale Ausführung beider Ansätze zu gewährleisten, kann der Einsatz einer geeigneten Projektsoftware zu einem wesentlich verbesserten Management des Projekts/der Projekte führen. Allerdings eignet sich nicht jedes Tool für jedes Projekt, weswegen die Auswahl besonders relevant ist.

Diese Funktionen braucht ein Projektmanagement-Tool

Der Einsatz eines passenden Projektmanagement-Tools ist – besonders, wenn die Projekte komplexer aufgebaut sind – unverzichtbar, um den Projekterfolg sicherzustellen. Ein solches Tool unterstützt Projektteams, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Zum einen schafft es klare Strukturen und sorgt für Transparenz. Zum anderen lässt es sich einsetzen, um die Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne eines Projekts zentral zu organisieren und zu überwachen. Dies ermöglicht eine optimierte Planung bzw. die richtige Priorisierung der durchzuführenden Projekte.

Zudem fördert der Einsatz die Zusammenarbeit – gerade in verteilt arbeitenden Teams – und sorgt für eine kontinuierliche Fortschrittskontrolle und unterstützt die Identifizierung, die Bewertung und die Lösung vorhandener Risiken innerhalb von Projekten. Sie helfen zudem, manuelle Prozesse wie die Berichterstellung oder die Terminplanung zu automatisieren und so Fehler zu reduzieren. Das passende Projektmanagement-Tool fördert so die Effizienz und die Qualität der Projektausführung, wodurch die Erfolgswahrscheinlichkeit maßgeblich gesteigert wird.

Mittlerweile gibt es ein breites Angebot an Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die jedes Unternehmen individuell nach den eigenen Bedürfnissen auswählen kann. Neben einer hohen Benutzerfreundlichkeit für die Anwender und der Schaffung von zusätzlicher Flexibilität sollte ein solches Tool über die folgenden Grundfunktion verfügen:

Eine individuelle Projektplanung ermöglichen

Das passende Projektmanagement-Tool ist darauf ausgelegt, eine effektive Projektplanung zu gewährleisten. Dies vermittelt einen Überblick über alle vorgesehenen Aufgaben und Fristen. Ein geteilter Teamkalender und automatisierte Benachrichtigungen – beispielsweise bei wichtigen Fristen – helfen zusätzlich, die Effizienz der Projektabläufe zu steigern. Zudem unterstützen solche Tools eine bessere Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten an bestimmte Teammitglieder. Dies schafft ein deutliches Bild der Arbeitsbelastung im Team und vereinfacht die Zeitplanung.

Die Aufgabenverwaltung als zentrales Element

Eine der fraglos wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Tools liegt in der Aufgabenverwaltung innerhalb von Projekten. Es braucht eine leistungsstarke Aufgabenverwaltung, sodass es möglich wird, die Projekte in überschaubare Etappen zu unterteilen. Die separate Betrachtung einzelner Aufgaben führt dazu, dass ihnen zeitliche und finanzielle Ressourcen zugewiesen werden können. Gegebenenfalls kann es notwendig sein, einen „kritischen Pfad“ zu integrieren, um den Projektfortschritt auf Dauer verfolgen zu können.

Optimierung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Eine schnelle Kommunikation innerhalb der Projektteams stellt ein zentrales Erfolgskriterium für die Durchführung eines Projekts dar. Daher sollten Projektmanagement-Tools eine zentrale Kommunikationsplattform beinhalten und allen Teammitgliedern sämtliche Daten und selbst detaillierte Informationen zur Verfügung stellen. Brauchen Projekte eine vermehrte Kommunikation mit Kunden, existieren auch dafür Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Sie tragen dazu bei, die Kunden immer auf dem neuesten Stand des Projektfortschritts zu halten.

Erstellung von Berichten, Budget- und Ressourcenmanagement

Projekte sind mit vielen organisatorischen Aufgaben verbunden. Auch hier kann der Einsatz des passenden Projektmanagement-Tools Flexibilität und Vereinfachungen mit sich bringen. An den erstellten Berichten lässt sich beispielsweise ablesen, wie gut ein Projekt abgelaufen ist bzw. wo es zu Problemen finanzieller oder zeittechnischer Art gekommen ist. Einige Tools bieten zudem spezielle Funktionen des Ressourcenmanagements. Sie bieten einen Überblick über die gebuchten Konferenzräumen sowie den verwendeten Ressourcen und zeigen die Kosten auf.

Erfassung der Arbeitszeit

Ein Projektmanagement-Tool sollte Zeiterfassungsfunktionen der Teammitglieder anbieten. So erhalten Unternehmen Informationen darüber, welche Aufgaben innerhalb eines Projekts besonders viel Zeit in Anspruch nehmen. Damit lassen sich die Kosten und der zeitliche Aufwand für zukünftige ähnlich gelagerte Projekte genauer kalkulieren. Manche Tools bieten auch die Möglichkeit, über eine Anpassung der Stundensätze eine maßgebliche Zeitersparnis zu erreichen. Dies hilft bei einer effizienteren Gestaltung der Arbeitsprozesse und einer optimalen Ressourcennutzung.

Unternehmen sollten darüber hinaus immer auch die individuellen Anforderungen – wie Größe, finanzielle Kapazitäten, die Komplexität und die Herangehensweise an ein Projekt – berücksichtigen. Die Funktionen des Tools sollten mit diesen individuellen Anforderungen abgeglichen werden. Dabei sollten die Projektziele mit den Ansprüchen an die Projektmanagement-Lösung weitestgehend übereinstimmen.

Hierbei spielt nicht nur die Größe des Unternehmens eine maßgebliche Rolle, sondern auch die benötigte Flexibilität. Auch die Art der Lösung sollte berücksichtigt werden. Konkret geht es darum, ob eine Cloud-Installation oder eine Installation auf einem hauseigenen Server vorgenommen werden sollte. Gleichzeitig sollte die Kompatibilität der neuen Lösung mit den bereits installierten Lösungen sichergestellt werden.

Das richtige Projektmanagement-Tool auswählen

Damit Unternehmen das für ihre Anforderungen passende Projektmanagement-Tool aus der Vielzahl der verfügbaren Lösungen finden können, müssen sie einen mehrstufigen Prozess durchlaufen. Dafür braucht es Zeit und eine strategische Denkweise, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Eine übereilte Entscheidung kann nämlich zu Frustrationen und Ineffizienz im Team sowie zu hohen Folgekosten führen. Bei der Auswahl des geeigneten Projekttools für die Optimierung der Projektabläufe sollten die folgenden Schritte berücksichtigt werden. Sie sollten auf die spezifischen Projektanforderungen abgestimmt sein. Der Prozess durchläuft die folgenden Phasen:

• Um das richtige Tool zu finden, ist es entscheidend, die genauen Anforderungen des Projekts genau unter die Lupe zu nehmen und zu verstehen. Dazu gehört ein detailliertes Verständnis sämtlicher Funktionen, aber auch ein Bewusstsein für die spezifischen Herausforderungen des anstehenden Projekts. Die Klarheit über Anforderungen und Herausforderungen bildet die Basis für die Auswahl. Um von allen Mitgliedern des Teams aktiv für die Erledigung ihrer Aufgaben eingesetzt zu werden, ist es wichtig, dass das Tool benutzerfreundlich gestaltet und intuitiv zu bedienen ist.
• Es dient der vermehrten Akzeptanz des Einsatzes eines Projekttools im Team, wenn es tatsächlich in der Praxis zum Einsatz kommt. Damit die einzelnen Teammitglieder die Vorteile eines solchen Tools einfach erkennen und nutzen können, ist eine hohe Nutzerfreundlichkeit entscheidend. Das Tool sollte daher über ein intuitives Design und klare Benutzeroberflächen verfügen. Nur auf diese Weise ist es möglich, die notwendige Akzeptanz im Team zu fördern und dazu beizutragen, dass das Tool als ein integraler Bestandteil verwendet wird.
• Im Verlauf eines Projekts können sich die Anforderungen, die an ein Projekt-Tool gestellt werden, durchaus verändern. Ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool sollte daher mit dem Team mitwachsen können. Gleichzeitig sollte es in der Lage sein, sich an verändernde Projektanforderungen anzupassen. Sowohl die Skalierbarkeit als auch die Flexibilität des Projektmanagement-Tools sind daher wichtige Kriterien, um sich an wandelnde Voraussetzungen anzupassen und gleichzeitig immer die beste Leistung abrufen zu können.
• Bei der Projektarbeit werden in den meisten Fällen verschiedene Tools eingesetzt, sodass es wichtig ist, dass eine Kompatibilität der verschiedenen eingesetzten Tools gewährleistet sein muss. Nur so ließe sich ein problemloser Datenaustausch zwischen den Systemen sicherstellen. Gleichzeitig sind Funktionen integriert, die die Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie die Kommunikationsmöglichkeiten verbessern. Dabei sollte immer im Hinterkopf behalten werden, dass der Projekterfolg durch eine effektive Zusammenarbeit und eine nahtlose Kommunikation maßgeblich gefördert wird.
• Andere Funktionen, über die ein Projektmanagement-Tool verfügen sollte, liegen in den Fähigkeiten der Berichterstellung und der Analytik. Diese sollten jedoch nicht nur überwachen, sondern gleichzeitig Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Auch die Sicherheit und der Datenschutz ist – gerade, wenn es um den Zugriff und die Verarbeitung von sensiblen Daten geht – von höchster Bedeutung. Das Projektmanagement-Tool sollte daher den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen und den Datenschutz berücksichtigen.

 Ein weiterer Aspekt, der Berücksichtigung bei der Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools finden sollte, liegt in den Anschaffungskosten des Tools. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das mit dem festgelegten Budget des Projekts übereinstimmt. Zudem sollte berücksichtigt werden, ob es sich um eine einmalige Lizenzgebühr oder um ein Abonnement handelt.

Vergleich zweier Projektmanagement-Tools von Microsoft

Auch das Urgestein im IT-Bereich Microsoft bietet zwei Projektmanagement-Tools an, deren Funktionen in der Folge direkt verglichen werden sollen – der Microsoft Planner (kurz MS Planner) und Microsoft Project (kurz MS Project). Dabei sollen die Unterschiede zwischen beiden Projektmanagement-Tools in den zentralen Funktionsbereichen sowie die Vor- und Nachteile beider Tools in den Mittelpunkt gestellt werden.

Microsoft Planner – Vorteile

1. Die nutzerfreundliche Schnittstelle ermöglicht ein unproblematisches Aufgabenmanagement
2. Die Integration in Microsoft 365 fördert die Teamzusammenarbeit
3. Aufgaben können einfach innerhalb des Teams vergeben und verfolgt werden

Microsoft Planner – Nachteile

1. Das Tool passt nicht zu größeren Teams, die detaillierte Aufgabenabhängigkeiten benötigen
2. Die Funktionen der Berichterstellung sind nicht so robust wie die einiger Konkurrenzprodukte
3. MS Planner lässt fortschrittliche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Projekte vermissen

MS Project – Vorteile

1. Nutzer erhalten detaillierte Berichte und Analysen für eine bessere Entscheidungsfindung
2. MS Project bietet stabile Werkzeuge für das Ressourcenmanagement
3. Komplexe Projektpläne können mit MS Project ohne großen Aufwand verwaltet werden

MS Project – Nachteile

1. MS Project verschlingt einen hohen Zeitaufwand für Implementierung und Wartung
2. Das Benutzerinterface kann Nutzern im Vergleich zu aktuelleren Tools veraltet vorkommen
3. Neue Nutzer müssen viele Funktionen gleichzeitig lernen und verstehen

Gegenüberstellung der wichtigsten Unterschiede zwischen MS Planner und MS Project in diversen relevanten Bereichen:

Insgesamt lässt sich festhalten, dass sich der MS Planner am besten für kleine Teams oder Einzelpersonen eignet. Sie brauchen ein einfach zu handhabendes, intuitives Tool für das Aufgabenmanagement und die Zusammenarbeit im Team. Es ist ideal für Mitglieder der gestalterischen Branchen oder für Startups, bei denen Flexibilität und einfache Nutzbarkeit der Schlüssel sind.

MS Project hingegen eignet sich besonders für Projektmanager in größeren Unternehmen oder Industrien wie beispielsweise dem Bauwesen oder dem IT-Sektor. Hier sind eine detaillierte Projektplanung, eine Projektverfolgung und ein gutes Ressourcenmanagement besonders relevant. Sind Projekte vielschichtig oder komplex aufgebaut, ist der Einsatz von MS Project sicherlich die bessere Alternative.