KI in der Sprint-Planung von Projekten
Die Planung von Projekt-Sprints in agilen Projekten ist vielschichtig und komplex, da Projektteams Abhängigkeiten analysieren, sogenannte „Story Points“ – Maßeinheiten zur Einschätzung des Gesamtaufwandes für die zu erstellende Anforderungsliste für das Produkt – zuweisen und Ziele definieren müssen. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht eine wesentliche Vereinfachung dieses Prozesses, zumal sie in der Lage ist, Abhängigkeiten automatisch zu erkennen und optimale Sprint-Ziele vorschlagen kann. Auf diese Weise lassen sich Projekt-Sprints wesentlich effizienter gestalten, wodurch es zu Einsparungen von Zeit und Ressourcen kommt.
KI-Algorithmen können zudem Szenarien simulieren, die den besten Weg zur Erreichung der Ziele beim Projektsprint offenbaren. Solche KI-Lösungen ergänzen vor allem die agilen Methoden des Projektmanagements, da eine Verschmelzung menschlicher Intelligenz mit KI-gesteuerten Prozessen die Kreativität steigert, den vorhandenen Wissenspool erweitert und die Kompetenzen sowohl in Einzelteams als auch im gesamten Unternehmen erhöhen. Vor allem Teams, die mit der häufig genutzten agilen Scrum-Methode arbeiten, profitieren maßgeblich in der Forschung und in der praktischen Umsetzung vom Einsatz der KI.
Vorbereitung und Ablauf einer Sprint-Planung genau erklärt
Unternehmen, die das agile Scrum-Framework zur Umsetzung ihrer Projekte einsetzen, müssen regelmäßig Sprints planen. Sprints sind kurze, fest definierte Zeiträume, in denen ein Scrum-Team ein vorab festgelegtes Arbeitskontingent erledigt. Die richtige Gestaltung gewährleistet, dass agil arbeitende Projektteams bessere Produkte ausliefern können. In einer Sprint-Planung werden die Aufgaben und die Art der Umsetzung festgelegt. Gleichzeitig sind Entscheidungen bezüglich der Dauer und des Ziels des Sprints zu treffen. Auch der individuelle Startpunkt ist festzulegen. Die richtige Umsetzung soll dazu beitragen, dass ein Umfeld entsteht, das das Team motiviert und sich herausgefordert fühlt – wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche Arbeit. Eine schlechte Planung des Sprints kann das Team hingegen ins Straucheln bringen, da unrealistische Erwartungen entstehen.
Die Sprint-Planungen für Scrum müssen gründlich vorbereitet werden. Der Product Owner und sein Team müssen das Feld dafür bereiten, was mehrere Schritte umfasst. So muss der Product Owner sein Sprintziel und die dazugehörenden „Product Backlog Items“ (PBIs) definieren. Die gewählten PBIs werden – optimal in Zusammenarbeit mit der Entwicklungsabteilung – im Detail formuliert. Im Anschluss müssen die ausgewählten PBIs unter Berücksichtigung technischer Abhängigkeiten in Reihenfolge gebracht werden. Über die sogenannte „Definition of Done“ (DoD) erhält das Team ein Verständnis dafür, wann eine Aufgabe abgeschlossen ist. Der Folgesprint ermittelt die Kapazitäten innerhalb des Teams. Grundlage ist einmal die durchschnittliche Umsetzungsgeschwindigkeit des letzten Sprints und vorhersehbare Verkleinerungen des Teams, z.B. durch Urlaub oder Krankheit.
Nach einer gründlichen Vorbereitung der Sprint-Planung macht sich das gesamte Team nun an die eigentliche Umsetzung. Die Rollen sind klar verteilt. Der Product Owner stellt das Sprintziel vor und legt die entsprechenden PBIs fest. Gleichzeitig werden offene Fragen geklärt. Das Sprintziel wird gut verständlich im Sprint-Backlog dokumentiert. Die festgelegten PBIs lassen sich in einer ausgiebigen Teamdiskussion verfeinern. Das gesamte Projektteam trifft gegenüber dem Product Owner und den beteiligten Stakeholdern eine Voraussage darüber, welche PBIs gemäß der gemeinschaftlichen DoDs abgeschlossen sein werden. Dies schafft den Sprint-Backlog, in dem dokumentiert wird, welche PBIs zu bearbeiten sind und welche optional zusätzlich bearbeitet werden. Insgesamt sind für die Planung und Umsetzung der Sprint-Planung ein Zeitfenster von acht Stunden anzusetzen.
Grundlagen der Sprint-Planung mit KI
Bei der Sprint-Planung handelt es sich um ein begrenztes Ereignis innerhalb des agilen Scrum-Frameworks. Ziel ist es, den anstehenden Sprint für agile Projektteams einzuleiten. In der Sprint-Planung wird festgelegt, welche Aufgaben innerhalb des Sprints erledigt werden müssen, und fixiert die Art und Weise der Abarbeitung. Bei der Scrum-Methode ist der Sprint selbst immer zeitlich begrenzt. Zur Planung eines solchen Sprints gehören die Festlegung der Dauer, die Fixierung des Ziels sowie eine Bestimmung des Anfangszeitpunkts. Das Treffen im Rahmen der Sprint-Planung stellt den Startpunkt für den Sprint dar, zumal in diesem Treffen Agenda und Schwerpunkt definiert werden. Bei korrekter Umsetzung entsteht so ein Umfeld, das das Team motiviert, es positiv herausfordert und die Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Arbeitsumfeld schafft. Eine schlechte Sprint-Planung hingegen kann das Team ins Straucheln bringen.
Die Sprint-Planung benennt das Ziel selbst und die einzelnen Schritte zur Erreichung des Ziels. Zudem werden die Elemente aus dem Backlog festgelegt, die helfen, das festgelegte Ziel zu erreichen. Die größten Herausforderungen bei der Planung von Sprints in agilen Projekten liegen in einer effizienten Planung. Eine effiziente Sprint-Planung bei agilen Projekten bedarf einer schnellen Datenanalyse, da die Teams kurzfristig entscheiden müssen, welche Aufgaben zu priorisieren sind und wie sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums realistisch umgesetzt werden können. Die KI ist nicht nur in der Lage, große Mengen an Daten zu analysieren, sondern kann daraus auch fundierte Empfehlungen für die Sprint-Planung herleiten. Die KI wendet maschinelles Lernen an, um Altdaten von Projekten auszuwerten und entsprechende Muster zu erkennen. Dieses Vorgehen präzisiert die Projektplanung weiter. Es werden Engpässe und Zeitüberschreitungen bei Aufgabenbearbeitungen aufgezeigt.
Die Rolle der KI in der Sprint-Planung
Die KI verwandelt die Art und Weise, wie Scrum-Master an die Sprint-Planung herangehen, indem sie datengetriebene Einblicke bieten und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren. Die Analyse von historischen Daten priorisiert die PBIs und optimiert die Verteilung der Arbeitslast. Dadurch hilft die KI den Teams dabei, ihre Planungen genauer und effizienter durchzuführen. Besonders in diesen drei Feldern kann die KI gute Dienste leisten:
- Verbesserung von Vorhersagen und Aufgabenbewertungen – Die KI prüft die Daten vergangener Sprints, einschließlich der Bearbeitungszeit, Verspätungen und der allgemeinen Leistungsfähigkeit des Teams. Die KI ermittelt zudem Trends, wie lange ähnlich gelagerte Aufgaben in zukünftigen Sprints in Anspruch nehmen werden. So können in der Zukunft realistischere Sprint-Ziele gesetzt Ein Überengagement wird reduziert und die Planungsgenauigkeit optimiert.
- KI-gesteuerte Priorisierung des Backlogs – Anstatt der manuellen Sortierung des Backlogs hilft die KI dabei, Aufgaben anhand der Unternehmensziele oder der Kundenbedürfnisse auf Basis der letzten Sprint-Leistung zu priorisieren. Die KI bewertet Abhängigkeiten, Dringlichkeit und Wert, um zu gewährleisten, dass wirkungsvolle Arbeiten als Erstes ausgeführt werden. So werden Teams befähigt, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den höchsten Wert haben.
- Automatisierte Kapazitätsplanung und Ausgleich der Arbeitsbelastung – Die KI bewertet die Verfügbarkeit im Team, die Verteilung der Arbeitslast und die individuelle Leistungsfähigkeit, um Aufgaben effizient zu verteilen. Dies stellt sicher, dass kein Teammitglied überlastet ist, während ein stetiger Arbeitsablauf beibehalten wird. Durch die Vorhersage potenzieller Engpässe hilft die KI dem Scrum-Master dabei, Sprint-Pläne vor dem Auftreten von Problemen anzupassen.
Bei der modernen Projekttätigkeit erhalten diverse KI-basierte Technologien – darunter maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und eine automatisierte Entscheidungsfindung – einen immer höheren Stellenwert. Sie sind heutzutage in vielen Unternehmen zu einem festen Bestandteil der digitalen Transformation geworden. Ihre Fähigkeiten machen die KI gerade für agil operierende Teams zu einem wertvollen Werkzeug.
Vorteile der Nutzung einer KI bei der Sprint-Planung
Der Einsatz eines KI-basierten Projektmanagement-Tools bei der Sprint-Planung bietet Unternehmen von agilen Projekten – im Speziellen Scrum – eine Vielzahl von organisatorischen, finanziellen und wirtschaftlichen Vorteilen. Im Kern geht es um teils massive Zeiteinsparungen bei initialer Planung und Umsetzung, zusätzlicher Transparenz, eine optimierte und beschleunigte Zusammenarbeit im Team sowie eine Steigerung der Produktivität. Die folgende Aufstellung zeigt, in welchen Punkten Unternehmen durch den KI-Einsatz profitieren können:
- Steigerung der Effizienz
Der Einsatz eines KI-Tools von agilen Projekten beschleunigt die Sprint-Planung im Team. Auf diese Art und Weise wird die Produktivität maximiert.
- Immer volle Transparenz
Durch die KI-Lösung erhalten alle Teammitglieder zu jeder Zeit einen genauen Überblick über das Sprint-Backlog sowie die eigenen Aufgaben.
- Das Team bleibt jederzeit flexibel
Falls es zu kurzfristigen Änderungen bei der Sprint-Planung kommt, hilft die KI-Lösung, den Sprint innerhalb kürzester Zeit anzupassen.
- Beschleunigung der Kommunikation
Das Projektteam erhält mit der passenden KI-Lösung im Sprint eine optimale Möglichkeit, Informationen zu teilen und kann die Kommunikation untereinander stärken.
- Kommunikationsvorgänge stärken
Projektteams können mit einer KI-Lösung die eigenen Fortschritte bei der Bearbeitung der Aufgaben im Sprint überwachen, die Zusammenarbeit und die Kommunikation verbessern.
- Den richtigen Weg absichern
Der Fortschritt innerhalb des Sprints – besonders bezüglich der Bearbeitung der Aufgaben – lässt sich lückenlos nachvollziehen. Das Projekt bleibt auf dem richtigen Weg.
- Sprint-Planungen kontinuierlich optimieren
Die Analyse vergangener Sprints hilft, die Planungen der zukünftigen Sprints weiter zu verbessern und das Projekt so noch erfolgreicher abzuschließen.
- Integrationen steigern die Produktivität
Die Verknüpfung eines passenden KI-Tools mit den bereits vorhandenen Systemen trägt dazu bei, die Datensynchronisation zu vereinfachen.
- Ein zentraler Ablageort
Das KI-Tool hält alle notwendigen Informationen an einem Platz und trägt dazu bei, dass alle Teammitglieder von überall auf den aktuellen Sprint-Plan zugreifen können.
Der Einsatz von KI-Lösungen bieten also für die zeitaufwändige, teils komplexe Planung eines Projektsprints diverse Vorteile. Gründe sind, dass die Teams Abhängigkeiten analysieren und individuelle Startpunkte definieren müssen. Gleichzeitig sind adäquate Ziele festzulegen. Die genannten Vorteile verdeutlichen, dass eine KI-Lösung mehrere Punkte innerhalb der Sprint-Planung positiv beeinflussen kann. Sie erkennt Abhängigkeiten automatisch und kann erreichbare Sprint-Ziele vorschlagen. KI-Algorithmen können mehrere Szenarien simulieren, um den besten Weg zur Zielerreichung zu zeigen.
Zudem können die Sprint-Planungen innerhalb von agilen Projekten mithilfe der passenden KI-Lösung auf kurze Validierungssitzungen reduziert werden. In solchen kurzen, aber für den Projekterfolg immens wichtigen Kurzmeetings können sich die am Projekt beteiligten Personen konkret auf das „Warum“ der zu ergreifenden Maßnahmen konzentrieren. Die Fragen nach dem „Wie“ werden von der KI-Lösung beantwortet. Die Projektteams können also mehr Zeit damit verbringen, echten Wert zu schaffen, statt endlos darüber zu diskutieren, wie dieser entstehen soll.
Herausforderungen von KI in bei der Sprint-Planung
Neben den genannten Vorteilen existieren sowohl Herausforderungen als auch Grenzen bei der agilen Projektarbeit. Hierbei handelt es sich um grundlegende Faktoren, die auch die Sprint-Planung mit KI negativ beeinflussen. Die größte Herausforderung liegt zweifellos in der Qualität der Daten, mit denen die KI trainiert wird. Um präzise Vorhersagen und Analysen bereitstellen zu können, ist die KI auf eine große Menge an hochwertigen, neutralen Daten angewiesen.
Gleichzeitig ist eine rückhaltlose Akzeptanz der KI innerhalb des Projektteams notwendig. Bis heute stehen nämlich viele Mitarbeiter KI-Technologien noch skeptisch gegenüber, da sie der Meinung sind, dass die KI sie ersetzen könnte. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Team ein Verständnis für die KI zu kreieren, dass diese innovative Technologie geschaffen wurde, um den Menschen bei seiner Arbeit zu entlasten, nicht aber, um ihn zu ersetzen.
Zukünftige Entwicklungen durch die KI
Da die Entwicklung von Technologien auf Basis von KI kontinuierlich voranschreiten, kommt sie für immer anspruchsvollere Anwendungen zum Einsatz. Fortschrittliche Anwendungen der Verarbeitung natürlicher Sprache beispielsweise wird die Qualität von Anwenderberichten und ihre Klarheit bereits vor Beginn der Abschätzung für das Projekt einsetzen. KI-gesteuerte Modelle zur Vorhersage der Qualität unterstützt Teams bei der Einschätzung potenzieller Fehlerbereiche. Zudem tragen sie die Verantwortung für Tests und die Korrekturen innerhalb der Sprint-Planung. Die Verwaltung teamübergreifender Abhängigkeiten wird die Planung über mehrere Projektteams, die vernetzt arbeiten, kann optimiert werden. Die strategische Ausrichtung stellt sicher, dass taktische Aufgaben die strategischen Unternehmensziele direkt unterstützen.
