Effektiver Einsatz von KI im Projektmanagement
Die Künstliche Intelligenz (KI) wird wissenschaftlich als „Fähigkeit einer Maschine, menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren“ definiert. Die KI ermöglicht es technischen Systemen, ihre Umwelt wahrzunehmen, das Wahrgenommene zu verarbeiten und Probleme zu lösen, um ein definiertes Ziel zu erreichen. Durch die Integration von KI in die moderne Arbeitswelt verändert sich diese massiv. Da die KI kontinuierlich weiterentwickelt wird, wird der Umgang mit innovativer Technologie in viele Arbeitsbeschreibungen mit einfließen. Studien von renommierten Beratungsunternehmen haben ermittelt, dass etwa 80 Prozent aller Aufgaben im Projektmanagement, die heute noch von Menschen erledigt werden, bis zum Jahr 2030 durch Anwendungen der KI übernommen werden.
Die Komplexität und Vielschichtigkeit von Projekten nimmt in einer durch Innovation geprägten Welt weiter zu. Daher steht ein effizientes Projektmanagement vor ständig neuen Anforderungen und Herausforderungen. Heutzutage werden KI-basierte Lösungen in einigen Bereichen wie dem Marketing oder dem Kundensupport bereits standardmäßig eingesetzt. Dabei sind sie gezielt darauf ausgerichtet, sowohl die Effizienz als auch die Effektivität im Projektmanagement zu erhöhen. KI-basierte Lösungen ermöglichen einen wesentlich präziseren Einblick in die projektspezifischen Daten. KI-Lösungen helfen zudem, die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Dies stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Projekts dar. Gleichzeitig lässt sich der Projektfortschritt in Echtzeit überwachen.
KI-Lösungen kommen im Projektmanagement immer häufiger zum Einsatz. Dabei ist es notwendig, zwischen traditionellen KI-Lösungen und Lösungen auf Basis von generativer KI zu unterscheiden. Der Hauptunterschied liegt darin, dass sich traditionelle KI auf spezifische, klar geregelte Aufgaben konzentriert, während die generative KI kreativer arbeitet. KI-basierte Lösungen können heutzutage in jedem Bereich des Unternehmens eingesetzt werden. Im Marketing beispielsweise ermöglicht traditionelle KI die Entwicklung von Kampagnen und Produktempfehlungen, generative KI ist sogar in der Lage, Werbekampagnen, die auf die Zielgruppe zugeschnitten sind, zu entwickeln. In der Produktion wiederum steigert traditionelle KI die Qualität und Effizienz der Produktion. Generative KI hilft, Fertigungsabläufe zu optimieren oder neue Produktdesigns vorzuschlagen.
Die KI wird in mehrere Teilbereiche unterteilt, die alle für verschiedene Szenarien eingesetzt werden können. Das maschinelle Lernen fokussiert sich auf das Lernen von vorhandenem Datenmaterial, ohne dass eine Programmierung vorgenommen werden muss. Sie dient zur Problemlösung der Klassifikation, Regression und Clusteranalyse. KI-Lösungen der Spracherkennung und -verarbeitung beschäftigen sich mit der Fähigkeit von Computern, die menschliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten. Der dritte Teilbereich – künstliche neuronale Netze – verwendet künstliche Neuronen, um Lernprozesse und Vorhersagen abzubilden. Methoden wie „Deep Learning“ und „Convolutional Neural Networks“ helfen, aus dem Datenmaterial zu lernen und Vorhersagen zu treffen. Das „Deep Learning“-Verfahren wird erfolgreich in der Spracherkennung und den Naturwissenschaften genutzt.
Auswirkungen der KI auf die Projektrollen
Hält KI in das Management eines Projektes Einzug, profitieren die verschiedenen Stakeholder auf eine andere Art und Weise. Zwar soll die KI die Tätigkeit des Menschen nicht ersetzen, sondern die Projektbeteiligten in ihrer Arbeit unterstützen. Daher sind hier die Möglichkeiten von KI, von denen die verschiedenen Rollen innerhalb des Projekts konkret profitieren, näher aufgeführt:
Unterstützung des Projektleiters
Lösungen, die auf KI basieren, tragen maßgeblich dazu bei, die anfallenden Projektkosten zu senken und die Umsetzungszeit eines Projektes zu reduzieren. Durch die minutiöse Analyse von abgeschlossenen Projekten hilft die KI auch, vorhandenes Optimierungspotenzial offenzulegen.
Unterstützung der einzelnen Projektmitarbeiter
Setzen Projektmitarbeiter KI-Lösungen – beispielsweise zur Automatisierung von monotonen, langwierigen Tätigkeiten – ein, schaffen sie zeitliche Freiräume für andere Tätigkeiten. Parallel können wichtige Aufgaben priorisiert und klar strukturiert werden.
Unterstützung für die Geschäftsführung
Geschäftsführer können mithilfe von KI Berichte über den aktuellen Status des Projekts automatisch erstellen. Gleichzeitig können mit KI-Lösungen Risiken, die das Projekt gefährden könnten, frühzeitig erkannt werden. Nach Abschluss des Projekts hilft die KI, Optimierungen zu eruieren.
Unterstützung für externe Partner und Freiberufler
Selbst externe Dienstleister oder Freiberufler können von der KI profitieren. Ähnlich wie den Teammitgliedern helfen solche Lösungen, monotone Aufgaben zu automatisieren. Doch sie kann auch genutzt werden, um die Mitarbeit zu verbessern und Ressourcen präziser zu planen.
Die Möglichkeiten, die die KI momentan für das Projektmanagement bereithält, werden in Zukunft immer weiter wachsen. Daher sollten sich Unternehmen, die von der KI profitieren möchten, mit dieser Zukunftstechnologie auseinandersetzen und ihr Wissen immer auf dem neuesten Stand halten. Nur so lassen sich größere Durchbrüche erzielen.
Vor- und Nachteile des Einsatzes von KI im Projektmanagement
KI kann im Projektmanagement bereits bei der Erledigung vergleichsweise einfacher Tätigkeiten genutzt werden, wie der Erstellung von Dokumentationen und Beschreibungen. Die KI trägt konkret zu einer Verbesserung des Projektablaufs bei und hilft, die Gestaltung der Aufgaben zielgerichtet vorzunehmen und unterstützt, die Qualität des Projektergebnisses zu steigern. Die Vorteile durch den Einsatz von Lösungen, die auf KI basieren, zeigen sich in den folgenden Punkten:
KI führt zu einer Steigerung der Produktivität
Mit KI lassen sich zeitintensive, monotone Aufgaben automatisieren, sodass sich die Mitarbeiter auf die strategischen Elemente konzentrieren können. Bezogen auf das Projekt kann KI das Reporting verbessern, den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen und zu mehr Effizienz führen. Dies erhöht die Gewinne, die sich erzielen lassen und steigert die Kundenzufriedenheit.
KI erleichtert die Zusammenarbeit im Team
Im Projektmanagement ist eine regelmäßige und effektive Kommunikation ein wesentlicher Grund für den Projekterfolg. Um diese Art der Kommunikation zu gewährleisten, kann die KI die Maßgaben an die Kommunikation straffen und helfen, die Zusammenarbeit im Team durch eine regelmäßige und kontinuierliche Kommunikation zu fördern.
KI hilft, bessere Entscheidungen zu treffen
Durch die KI können immense Datenmengen verarbeitet werden. Durch die Analyse können Muster und Trends ermittelt werden, die helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig können Prognosen erstellt und vorhandene Risiken besser eingeschätzt werden. Auf diese Art und Weise lassen sich Projekte besser steuern.
KI sorgt für eine Minimierung von Projektrisiken
KI-basierte Lösungen unterstützen Projektmanager dabei, potenziell vorhandene Risiken proaktiv zu reduzieren. Neben der Identifizierung von möglichen Risiken unterstützt KI auch dabei, die Wahrscheinlichkeit von Risiken zu ermitteln und hilft, mögliche Auswirkungen solcher Risiken auf den Projektverlauf zu bewerten.
KI unterstützt bei der Projektüberwachung
Das Tracking durch KI kann in Echtzeit durchgeführt werden, sodass zu jeder Zeit eine Aktualisierung bezüglich des vorhandenen Budgets, des Zeitplans und der Aufgabenverantwortung. Auf diese Weise können Projektrisiken im Blick behalten und bei Auftauchen bekämpft werden. Dies ist eine wertvolle Unterstützung, um Verzögerungen im Projektablauf und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
KI optimiert die Aufgabenverwaltung und Ressourcenplanung
KI kann die Qualifikation und die Verfügbarkeit all der Mitarbeiter analysieren, die Teil des Teams werden sollen. Dadurch können anstehende Aufgaben an die am besten qualifizierten Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei werden immer die individuellen Stärken des Mitarbeiters in Betracht gezogen, sodass diese optimal genutzt werden können.
Neben den eben aufgezählten Vorteilen bringt die Integration von KI im Unternehmen auch Nachteile bzw. Risiken mit sich. Die wesentlichen Nachteile für Arbeitnehmer und Unternehmen werden in der Folge aufgezählt und sollten immer mit bedacht werden:
KI kann zu Schwierigkeiten beim Datenschutz führen
Eine hochwertige KI muss mit einer großen Datenmenge „angelernt“ werden. Je größer jedoch die Datenmenge ist, umso einfacher ist es für Außenstehende, mit diesen Daten Missbrauch zu treiben oder die Daten zu stehlen. Unternehmen, die KI im Projektmanagement einsetzen, sollten daher alles tun, um ihre Datensicherheit zu gewährleisten.
KI darf nur korrektes Datenmaterial verwenden
Um zu vermeiden, dass Entscheidungen aufgrund von fehlerhaften oder verzerrten Datenmaterials getätigt werden, sollten Unternehmen alles tun, um die Richtigkeit und Qualität der genutzten Daten zu gewährleisten. Sonst kann dies zu falschen Empfehlungen der KI führen, was den Projekterfolg (stark) gefährden könnte. Auch ethische Fragen bezüglich der Daten müssen geklärt sein.
KI braucht menschliche Akzeptanz
Eine erfolgreiche Einführung von KI-basierten Lösungen im Unternehmen muss auf menschliche Akzeptanz – vor allem bei denjenigen, die später mit den KI-Systemen zusammenarbeiten – treffen. Dies ist besonders relevant, da viele Mitarbeiter befürchten, dass sie aufgrund der KI früher oder später ihren Arbeitsplatz verlieren.
Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen können mit den notwendigen Investitionen in die KI-Infrastruktur überfordert sein. Besonders für sie ist es wichtig, den Kostenfaktor im Auge zu behalten, zumal sich Effizienzsteigerungen und Einsparungen erst mittel- bis langfristig zeigen.
Einführung der KI im Projektmanagement von Unternehmen
Der Einsatz von KI im Projektmanagement kann anfänglich einschüchternd wirken, doch die richtige Herangehensweise macht vieles Einfacher. Um KI-Lösungen für die Arbeit einzusetzen, sollten die folgenden Schritte sukzessive verfolgt werden. Zunächst geht es darum, die passende KI-basierte Lösung für das Projektmanagement und die geeigneten Werkzeuge auszuwählen. Dazu ist es im ersten Schritt notwendig, die einzigartigen Bedürfnisse der eigenen Organisation zu ermitteln. Um eine richtige Entscheidung treffen zu können, sollten passende KI-Lösungen, die verfügbar sind, identifiziert und verglichen werden. Der Fokus sollte auf Funktionen wie vorhersagbaren Analysen, automatisierter Berichterstattung und der natürlichen Verarbeitung von Sprache liegen.
Nun geht es darum, die ausgewählten KI-Lösungen in das bereits bestehende System zu integrieren. Dabei gilt es, vorerst die Interaktion der KI-basierten Lösungen mit dem bereits implementierten System – wie dem Customer Relationship Management (CRM), dem Enterprise Ressource Planning (ERP), der Softwareentwicklung oder verschiedenen Kommunikationsplattformen bzw. Messenger- Diensten – zu ermitteln. Dabei ist es wichtig, mit echten IT-Profis zusammenzuarbeiten, um jederzeit die Kompatibilität sicherzustellen und um möglichen Herausforderungen bezüglich der Integration zu begegnen. Die sachgemäße Integration erreicht es, dass die eingesetzte KI Daten von relevanten Quellen ermitteln und so einen ganzheitlichen Blick auf die laufenden Projekte ermöglicht.
Ist die Wahl der einzusetzenden KI-basierten Software getroffen, muss das Projektteam im Umgang mit dieser KI und mit der Interpretation der Ergebnisse trainiert werden. Die Schulung des Projektteams ist entscheidend, um das volle Potenzial von KI im Projektmanagement nutzen zu können. Die Schulungen müssen sowohl die technischen Aspekte der Anwendung von KI als auch Fähigkeiten zur Bewertung der durch die KI generierten Einblicke abdecken. Nur so lässt sich erreichen, dass diejenigen, die mit der KI im Arbeitsalltag umgehen, optimal profitieren. Die Beteiligten des Projekts müssen verstehen, wie die KI ihre Arbeit verbessern kann – unabhängig davon, ob es sich um Automatisierungen oder die Bereitstellung von Empfehlungen handelt.
Eine weitere Grundvoraussetzung ist die Qualität der verwendeten Daten, sodass diese sicher und geschützt werden. Um den unautorisierten Zugriff auf Daten, Datenpannen und Datenverluste zu vermeiden, müssen beim Einsatz von KI-basierter Software solide Maßnahmen der IT-Sicherheit im Unternehmen etabliert werden. Dazu gehören beispielsweise die Verschlüsselung, eine sichere Benutzerauthentifizierung und sollte auch regelmäßige Sicherheitsaudits enthalten. Daher sollten die KI-Produkte, die zum Einsatz kommen sollen, mit den wichtigen Industriestandards und -regularien – beispielsweise den Datenschutzregeln wie den der europäischen Datenschutzgrundverordnung –
Übereinstimmen, um persönliche und projektbezogene Daten zu schützen.
KI-Systeme müssen kontinuierlich mit zusätzlichen, aktuellen Projektdaten „gefüttert“ werden, um ihre Genauigkeit und Effektivität zu verbessern. KI-Systeme brauchen eine solide Datenbasis und müssen kontinuierlich mit weiteren aktuellen Informationen versorgt werden, da die KI dadurch lernt und sich längerfristig verbessert. Die regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung des Datenmaterials hilft zudem, dass sich die KI an das Projektumfeld anpasst und damit wertvollere Einblicke und Informationen bereitstellt. Genauere und aktuellere Daten versetzen die KI zusätzlich in die Lage, Trends vorherzusagen, Risiken für das Projekt frühzeitig zu erkennen und dadurch Strategien zu empfehlen, die schließlich zu besseren Entscheidungen führen.
So wird die KI das Projektmanagement zukünftig verändern
Es ist davon auszugehen, dass KI-basierte Lösungen durch die technische Entwicklung immer besser werden und damit immer mehr Aufgaben im Projektmanagement übernehmen können. Dadurch wird die KI das Projektmanagement, so wie es heute organisiert wird, maßgeblich ändern. Menschliche Intelligenz und künstliche Intelligenz werden immer besser zusammenarbeiten, um effizientere und produktivere Arbeitsergebnisse zu erzielen. Um die komplexen Herausforderungen des modernen Projektmanagements zu bewältigen, kommen KI-basierte Lösungen primär bei der Automatisierung von Routineaufgaben und der Analyse von Big Data zum Einsatz.
KI-basierte Lösungen werden zukünftig dazu beitragen, die Effizienz innerhalb des Projektes, im Projektmanagement und im Rahmen der Projekttätigkeiten weiter zu optimieren. Ständig wiederkehrende Prozesse werden optimiert und durch die Analyse komplexer Sachverhalte hilft die KI darüber hinaus, selbst komplexe Sinnzusammenhänge besser zu verstehen. Im Laufe der immer weiter fortschreitenden technologischen Entwicklungen werden KI-basierte Systeme innerhalb des Projektmanagements Arbeitsabläufe effizienter gestalten und parallel die Qualität der Arbeitsergebnisse ständig weiter erhöhen.
