Selbstorganisation lässt Teams effizienter arbeiten

Das Potenzial guter Selbstorganisation für Unternehmen

Der Begriff der Selbstorganisation in Zusammenhang mit modernem Management beschreibt einen Prozess der autonomen Entscheidungsfindung einzelner Mitarbeiter oder Teams. Grundsätzlich beschreibt die Selbstorganisation die Fähigkeit von Mitarbeitern, ihre Aufgaben und Arbeitsweisen eigenständig zu organisieren und zu strukturieren. Ziel ist eine Steigerung der Arbeitseffizienz und ein verbesserter Zielerreichungsgrad. Die moderne Arbeitswelt ist geprägt durch eine hohe Dynamik und Schnelllebigkeit. Wenn Unternehmen die Selbstorganisation ihrer Mitarbeiter fördern, ermöglichen ihnen, eigene Strukturen zu entwickeln. Diese sollten nicht nur zur Kultur im Unternehmen passen, sondern auch zusätzliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mit sich bringen.

Die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Selbstorganisation der Mitarbeiter liegen darin, dass sie sowohl die technischen – d.h. die Kenntnis der notwendigen Methoden und Tools –  als auch die persönlichen Qualitäten – wie ein gutes Selbstmanagement und Verantwortungsbewusstsein jedes Mitarbeiters – aufweisen müssen. Die Zusammenarbeit ist wenig hierarchisch aufgebaut. Manager agieren primär als Berater, nicht aber als Befehlsgeber. Dies führt zu einer Optimierung aller Arbeitsergebnisse, schafft Vertrauen und führt zu einer Verbesserung des Gesamterfolgs des Unternehmens. Die Selbstorganisation schafft zusätzliche Freiräume für Mitarbeiter und etabliert die Rahmenbedingungen, in denen die Mitarbeiter kreativ sein und ihr Potenzial entfalten können.

Damit sich Mitarbeiter im Unternehmen optimal entfalten können, muss ihnen mehr Autonomie seitens des Unternehmens gewährt werden. Dies sorgt zudem für eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter, schafft effizientere Arbeitsprozesse und steigert die Innovationskraft. Um jedoch das Potenzial voll entfalten zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen bestehen:

• Es braucht eine transparente und inspirierende Unternehmensvision, die als Grundlage für die zu tätigenden Entscheidungen genommen werden kann.
• Es ist wichtig, eine Kultur des Vertrauens im Unternehmen zu etablieren. Die einzelnen Mitarbeiter müssen sich ihrer Verantwortung bewusst sein und diese aktiv übernehmen.
• Eine erfolgreiche Selbstorganisation fußt auf agilen Strukturen und flexiblen Prozessen. Daher ist es unabdingbar, ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Für die optimale Koordination der Arbeit und zusätzliche Transparenz lassen sich digitale Kommunikationsplattformen einsetzen. So wird die Zusammenarbeit im Team effizienter.
• Soft Skills wie Problemlösungskompetenz oder Kommunikationsfähigkeit sowie methodische Kenntnisse sind die Grundlage für Selbstorganisation. Schulungen stärken dieses Wissen.
• Führungskräften kommt in selbstorganisierten Teams eine erhöhte Verantwortung zu. Sie sind primär als Mentor tätig und fördern die Eigeninitiative innerhalb der Teams.
• Selbstorganisierte Mitarbeiter sollten mutig sein – selbst, wenn dies ein Scheitern nach sich zieht. Dafür braucht es eine offene Fehlerkultur, um zu garantieren, aus gemachten Fehlern zu lernen.

Für die Arbeitgeber bedeutet dies, dass im Unternehmen die passenden Rahmenbedingungen schaffen müssen. Es geht darum, klare Ziele, ein vertrauensvolles Verhältnis und agile Strukturen zu etablieren, um die Selbstorganisation von Mitarbeitern erfolgreich im Unternehmen zu verankern. Passt das Umfeld, erhält das Unternehmen langfristig einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Vorteile der Selbstorganisation von Arbeitnehmern für das Unternehmen

Von der Etablierung der Selbstorganisation im Unternehmen profitiert sowohl das Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiter, die sich auf diese Weise organisieren können. Diese sind breit gefächert, doch auf die Kernvorteile der Selbstorganisation sollen hier kurz eingegangen werden:

1. Wenn Mitarbeiter die Chance erhalten, die eigenen Aufgaben und Arbeitsweisen eigenständig zu gestalten, arbeiten sie motivierter, sind zufriedener am Arbeitsplatz und kämpfen engagierter für die Erreichung der Unternehmensziele.
2. Selbstorganisierte Arbeitsprozesse ermöglichen es Unternehmen, prompt auf Marktveränderungen und auf wechselnde Arbeitsbedingungen zu reagieren. Das gesteigerte Maß der Anpassungsfähigkeit wird es möglich, innovative Lösungen zu entwickeln.
3. Hierarchisch organisierte Prozesse verlängern die Entscheidungsfindung teils erheblich. Teams, die sich selbst organisieren, arbeiten auf Augenhöhe und sorgen daher für eine Steigerung der Effizienz und steigern die Produktivität.
4. Die Selbstorganisation ist darauf ausgelegt, für die einzelnen Mitarbeiter zusätzliche Freiräume für Kreativität zu schaffen. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Ideen mit einbringen und diese auch umzusetzen. Dadurch kommt es zu einer Erhöhung der Innovationskraft.
5. Die Selbstorganisation innerhalb der Mitarbeiter trägt maßgeblich dazu bei, dass sie sich näher an den Unternehmenszielen orientieren. Die Mitarbeiter können ihre Rolle im unternehmerischen Gesamtkontext interpretieren und arbeiten zielgerichteter.
6. Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt darin, die besonderen Fähigkeiten und Potenziale der einzelnen Mitarbeiter zu identifizieren und optimal zu nutzen. Selbstorganisierte Teams etablieren eine offene Kommunikationskultur, was Transparenz und Zusammenarbeit fördert.

In Summe zeigen diese Vorteile, dass es sich bei der Selbstorganisation um einen ganzheitlichen Managementansatz handelt. Dieser Ansatz hat das Potenzial, Unternehmen grundlegend zu transformieren und sie für die Herausforderung der modernen Arbeitswelt zu rüsten.

Drei Beispielmethoden der Selbstorganisation

Es existieren verschiedene Methoden, die die Selbstorganisation von Mitarbeitern unterstützt und dazu beiträgt, den Arbeitstag sinnvoll zu strukturieren. An dieser Stelle sollen drei häufig verwendete Methoden kurz vorgestellt werden. Bei der ABC-Analyse werden beispielsweise eine Prioritätsliste erstellt. Alle Aufgaben, die zur Kategorie A gehören, haben die höchste Priorität und müssen zügig abgearbeitet werden. Sie sollten möglichst morgens erledigt werden, wenn die Mitarbeiter noch motiviert und ausgeruht sind. Aufgaben der B-Kategorie sind nicht ganz so wichtig wie die Aufgaben der A-Kategorie, können delegiert werden und sollten zeitnah erledigt werden. Die Aufgaben der C-Kategorie sind weniger wichtig, müssen aber dennoch erledigt werden. Dazu gehören beispielsweise die Beantwortung von weniger wichtigen E-Mails oder das Aufräumen des Arbeitsplatzes.

Ein alternativer Ansatz ist die sogenannte ALPEN-Methode. Diese Methodik wird in fünf Schritte unterteilt. Das A steht für das „Aufgaben aufschreiben“ und steht für eine Auflistung aller Aufgaben, die in der anstehenden Arbeitswoche zu erledigen sind. Wenn die Liste erstellt ist, muss der Zeitaufwand geschätzt werden, wobei L für „Länge ermitteln“ steht. Da es sich jedoch lediglich um eine Schätzung handelt, sollten etwa 40 Prozent als „P wie Pufferzeit“ eingeplant werden. Im vierten Schritt gilt es, zu ermitteln, welchen Aufgaben der Vorzug zu geben ist – wobei E für „Entscheidungen priorisieren“ steht. Nach einer kurzen Testphase ist zu überprüfen, ob sämtliche Aufgaben innerhalb der gesetzten Fristen erledigt werden konnten – das N in der ALPEN-Methode steht also für das abschließende „Nachkontrollieren“.

Ein dritter Ansatz ist die Eisenhower-Matrix. Dieser Methodik liegt der Ansatz zugrunde, dass besonders wichtige oder dringliche Aufgaben direkt erledigt werden müssen. Die Wichtigkeit einer Aufgabe wird daran bemessen, welchen Einfluss eine Aufgabe auf den Erfolg des arbeitgebenden Unternehmens oder anderer Personen hat. Unter besonders dringlich werden Aufgaben zusammengefasst, die eine kurze Frist haben. Dies bedeutet, dass nicht alle wichtigen Dinge dringlich sind und manche dringliche Aufgabe nicht unbedingt wichtig. Die Eisenhower-Matrix soll die Selbstorganisation optimieren. Das primäre Ziel des Einsatzes der Eisenhower-Matrix ist es, dass sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren und durch Priorisierung die Effektivität und die Produktivität der Arbeit zu steigern.

Sinnvolle Tools zur Unterstützung der Selbstorganisation

Um die Selbstorganisation zu vereinfachen, können diverse technische Hilfsmittel eingesetzt werden. Sie unterstützen bei der Planung der Aufgaben, sie tragen dazu bei, den tatsächlichen Aufwand zu dokumentieren und auszuwerten sowie die gemachten Erfahrungen zukünftig in eine noch präzisere Planung einfließen zu lassen. So können softwarebasierte Lösungen, die die Ansätze zur besseren Selbstorganisation als Grundlage verwenden, Checklisten oder Arbeitshilfen generieren. Diese bilden die Fristen und die To-Do-Listen ab oder unterstützen bei der Verwaltung anstehender Termine.

Die Softwarelösungen lassen sich in den meisten Fällen selbst über mobile digitale Endgeräte aufrufen. Vor dem Einsatz eines solchen technischen Hilfsmittels zur Optimierung der Selbstorganisation empfiehlt sich jedoch in jedem Fall, das Tool im Vorfeld auszuprobieren. Es gilt, herauszufinden, ob die angebotenen Funktionen tatsächlich eine Hilfe sind und die Nutzer bei ihrer Arbeit unterstützen. Dies gilt auch für das technische Umfeld und die Anwenderfreundlichkeit des Tools, da der Erfolg von der problemlosen und geeigneten Anwendung abhängt.

Besonderheiten der Selbstorganisation im Homeoffice

Mittlerweile hat sich der Trend zur Arbeit im Homeoffice für bestimmte Berufsgruppen fest etabliert. Um erfolgreich arbeiten zu können, brauchen die Betroffenen ein hohes Maß an Selbstdisziplin und auch die Selbstorganisation spielt eine maßgebliche Rolle. Eine effektive Selbstorganisation ist der Schlüssel, um die Vorteile mobilen Arbeitens voll auszunutzen. Dafür sollten die Mitarbeiter, die ihre Arbeit zumindest teilweise aus dem Homeoffice heraus erledigen, an ihrem Arbeitsplatz zuhause ein nachhaltiges Organisationssystem etablieren. Die folgenden Tipps sollten beachtet werden:

• Gerade diejenigen, die es noch nicht gewohnt sind, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten, tun gut daran, Ablenkungsfaktoren zu minimieren. Es geht darum, ein eigenes Arbeitszimmer einzurichten und sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Dazu sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Familie geschaffen werden, mit denen die Herausforderungen des modernen Arbeitslebens meistern lassen. Die Arbeit im Homeoffice hat generell keinen Einfluss auf das Arbeitsvolumen.
• Die Tätigkeit aus dem Homeoffice unterscheidet sich bezüglich des Arbeitsvolumens und der zu erledigenden Aufgaben grundsätzlich nicht von denen im Büro. Allerdings sollten sich Betroffene bewusst sein, dass sie stärker auf sich selbst gestellt sein werden, was sich auf das individuelle Zeitmanagement auswirkt. Die Entwicklung von Routinen, eine aktiv gestaltete Selbstorganisation und das Festlegen von Zielen helfen, die Produktivität zu steigern sowie Zeit zu gewinnen.
• Eine gute Selbstorganisation unterstützt die Entwicklung sinnvoller Arbeitsabläufe. Eine einfache Methode, um konzentriert bei der Sache zu bleiben, liegt beispielsweise in der Verbannung des Smartphones vom Arbeitsplatz. Die Deep-Work-Methode unterstützt bei der Erlangung der Konzentrationsfähigkeit. Sie umfasst eine umfangreiche Planung, in der Pausen einen festen Platz haben. Die unangenehmsten Aufgaben sollten morgens erledigt werden.

Gerade diejenigen, die im Bereich des Arbeitens aus dem Homeoffice heraus noch neu ist, sollten immer auf der Suche nach Methoden und Aspekten sein, mit denen sie ihre Selbstorganisation im Homeoffice weiter verbessern können. Dazu gehören beispielsweise das Erlernen von Techniken und Methoden des effektiven Zeit- und Selbstmanagements. Damit können sie das selbstständige Arbeiten im Homeoffice für sich optimieren und lernen, wie es möglich ist, zuhause fokussiert zu arbeiten. Die gesparte Zeit kann für die Familie oder für das Aufwenden von Hobbys genutzt werden.