KI-Transkription von MS Teams Meetings – so geht‘s
Ein gelungenes Onlinemeeting ist in der heutigen Geschäftswelt ein wesentlicher Faktor zur Sicherung des Erfolgs eines Unternehmens. Während solcher Meetings – beispielsweise über das Messenger-Tool MS Teams – werden viele wichtige Informationen mündlich ausgetauscht. Der Anteil an wichtigen Informationen, die dabei ausgetauscht werden, ist oftmals sehr hoch. Um die Inhalte solcher digitalen Meetings über MS Teams langfristig festzuhalten und zu speichern, wird eine Transkription durchgeführt. Bei der Transkription handelt es sich um einen Prozess, um die mündlich ausgetauschten Informationen schriftlich festzuhalten. Hierfür setzen Unternehmen KI-Tools ein.
Der Einsatz spezieller KI-gesteuerter Transkriptions-Tools für MS Teams bringt für die Mitarbeiter mehrere Vorteile. Durch die detaillierte Erfassung besprochener Themen und Inhalte. Damit ermöglichen sie eine lückenlose Informationserfassung. Dies führt zu einer massiven Zeitersparnis und einer Arbeitserleichterung für die Teilnehmenden. Da alle Informationen lückenlos dokumentiert sind, besteht eine bessere Nachvollziehbarkeit. Die KI-Transkription ermöglicht das Hervorheben der wichtigsten Kernpunkte und liefert eine strukturierte Übersicht über die digitalen Meetings. Dadurch lässt sich die Produktivität erhöhen.
Auch in der Nacharbeit kann der Einsatz einer KI-gesteuerten Transkription des MS Teams Meetings eine wertvolle Hilfe sein. Alle an der digitalen Besprechung Beteiligten können sich ohne Wenn und Aber auf das Gespräch konzentrieren. Auf diese Weise wird eine bessere Nachbereitung des digitalen Treffens möglich. Über die KI-gesteuerte Transkription werden sämtliche Ergebnisse des Meetings erfasst und allen Beteiligten in kürzester Zeit zugänglich gemacht. Dies fördert die einfache Informationsverteilung im Team und die Zusammenarbeit der Beteiligten. Eine Transkription des geführten Meetings ist zudem wichtig, die Abwesenden zu informieren und mit ins Boot zu holen.
Um die KI-gesteuerten Transkriptionen für MS Teams durchführen zu können, müssen verschiedene technische und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sein. Für die Funktion der KI-Transkription muss MS Teams bestimmten Lizenzanforderungen entsprechen – beispielsweise Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenzen oder die Anwendung von Teams Premium. Die Verwaltung erfolgt über das Administration Center von MS Teams. Hier werden sämtliche KI-Funktionen zentral gesteuert und sichergestellt, dass sämtliche Sicherheitsrichtlinien berücksichtigt werden. Hier werden auch sämtliche Feinjustierungen und Nutzungsanpassungen vorgenommen.
Prozess der Einführung einer KI-gesteuerten Transkription
Damit die Transkription von MS Teams Onlinemeetings reibungslos durchführen und von den diversen Vorteilen profitieren zu können, muss ein insgesamt achtstufiger Prozess durchlaufen werden. Hier ist ein kurzer Überblick, wie eine erfolgreiche Transkription eines Onlinemeetings durchgesetzt werden könnte:
Schritt 1 – Bewertung der eigenen Anforderungen
Ganz zu Anfang ist es notwendig, die spezifischen Anforderungen im Unternehmen zu bewerten. Dazu gehört die Häufigkeit und die Länge der durchzuführenden Onlinemeetings. Auch die Anzahl der Beteiligten sollte bekannt sein. Zudem sollte der gewünschte Genauigkeitsgrad der Transkription sowie die Notwendigkeit von Zusatzfunktionen wie eine Übersetzung oder eine Zusammenfassungen definiert worden sein.
Schritt 2 – Auswahl des richtigen KI-Tools
Auf Basis der im Schritt 1 ermittelten Ergebnisse geht es nun darum, aus der Vielzahl der verfügbaren Tools das passende herauszusuchen. Dieses sollte unbedingt an die vorab festgelegten Anforderungen genügen. Dabei sollten Faktoren wie das verfügbare Budget und die Umsetzung der gebrauchten Funktionen eine Rolle spielen. Nicht zuletzt sollte das gewählte Tool nutzerfreundlich gestaltet sein, damit es bei der Anwendung keine Probleme gibt.
Schritt 3 – Einrichtung des KI-Tools
Nach der Auswahl des passenden KI-Tools geht es nun darum, eine spezielle Anwendung im Unternehmen einzurichten. So ist es beispielsweise notwendig, für die Teammitglieder Nutzerkonten anzulegen und das KI-Tool in MS Teams zu integrieren. Zudem ist es notwendig, die Konfiguration des KI-Tools bezüglich Sprache und Identifikation des Sprechers so vorzunehmen, dass sie mit den Anforderungen und Wünschen im Unternehmen übereinstimmen.
Schritt 4 – Schulung des Teams
Alle Mitarbeiter, die das Tool für die KI-Transkription während der Onlinemeetings einsetzen, müssen im Umgang mit der Software geschult sein. Außerdem brauchen sie Praxiserfahrung im Umgang mit der Lösung. Sie müssen erkennen, wie Aufnahmen initiiert werden und der Zugriff auf eine Transkription erfolgt. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter darin geschult werden, wie Transkriptionen bearbeitet und sie geteilt werden können.
Schritt 5 – Durchführung eines Pilottests
Bevor die KI-Transkription vollständig implementiert wird, sollte ein Test mit einer kleinen Nutzergruppe erfolgen. Dies hilft bei der Erkennung von Problemen und sammelt das Feedback der Nutzer. Während des Tests sollte die Genauigkeit der Transkriptionen überprüft werden. Gleichzeitig sollten die Nutzerzufriedenheit und die Anwendungsfreundlichkeit bewertet werden. Außerdem lassen sich Einblicke sammeln, um das KI-Tool bei Bedarf anzupassen oder zu verbessern.
Schritt 6 – Bewerten und Optimieren
Nach dem Pilottest müssen die Ergebnisse bewertet werden. Gegebenenfalls sind Änderungen durchzuführen. Sind die Ergebnisse der Transkription beispielsweise genau genug, um die gesetzten Anforderungen zu erfüllen? Gleichzeitig muss die Nutzerzufriedenheit in der Leistungsfähigkeit des KI-Tools geklärt sein. Daraus ergeben sich dann die Verbesserungen, die durchgeführt werden müssen, um die Nutzererfahrung zu erhöhen.
Schritt 7 – Die vollständige Einführung im Unternehmen
Nachdem der Testlauf erfolgreich durchgeführt und eventuell auftretende Anpassungen bzw. Optimierungen umgesetzt wurden, kann die KI-basierte Transkription für alle MS Teams Meetings eingeführt werden. Dazu gehört auch, dass die Verantwortlichen die Teammitglieder animieren sollten, die KI-Transkription während all ihrer Teams-Meetings einzusetzen. Dafür ist es notwendig, einen dauerhaften Support bereitzustellen.
Schritt 8 – Wiederholter Einsatz und Beobachtung
Kommt die KI-Transkription dauerhaft bei Meetings über MS Teams zum Einsatz, ist es notwendig, die Leistungsfähigkeit des KI-Tools zu überwachen. Dabei ist auch das Feedback der Nutzer zu berücksichtigen. Die Bewertung der Genauigkeit der Transkription, der Nutzerzufriedenheit und des Einsatzes durch den Nutzer sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen. Auch neue Anforderungen oder Funktionen, die die Effektivität der KI-Transkription beeinflussen, sollten ermittelt werden.
Um die Vorzüge der KI-Transkription von MS Teams Meetings voll auszuschöpfen, sollten während eines MS Team Meetings stets eine sehr gute Audioqualität gewährleistet sein. Alle Teilnehmer sollten klar und deutlich sprechen, ein hochwertiges Mikrofon einsetzen und Unterbrechungen vermeiden. Die KI-Transkription eines MS Teams Meetings sollte zeitnah nach Abschluss an die Mitarbeiter weitergegeben werden.
Rechtliche Aspekte bei KI-Transkriptionen über Messenger
Wer bei der Nutzung von KI-Transkriptionen von Meetings über MS Teams auch rechtlich und bezüglich des Datenschutzes auf der sicheren Seite sein will, braucht eine Rechtsgrundlage. Hierfür existieren mehrere Möglichkeiten. So kann beispielsweise eine Betriebsvereinbarung eingesetzt werden. Alternativ muss die Einwilligung der betroffenen Personen eingeholt werden. Bei einer Einwilligung steht die Freiwilligkeit der Beteiligten im Mittelpunkt. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist die KI-Transkription auch ohne Betriebsvereinbarung oder eine freiwillige Einwilligung der Beteiligten möglich. Sowohl in Deutschland als auch in Europa müssen zudem die Regelungen der DSGVO – der Datenschutzgrundverordnung der EU – berücksichtigt werden.
