Grundlagen und Beispiele von KI im realen Projektmanagement

KI in der unternehmerischen Praxis – Grundlagen und Beispiele

Die Künstliche Intelligenz (KI) ist im Bereich des Projektmanagements für Unternehmen von zentraler Bedeutung, da sie in vielen Bereichen das Projektteam entlasten und sinnvoll unterstützen kann. Schließlich stellt eine effiziente Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten eine Grundvoraussetzung dar, um die strategischen Ziele umzusetzen sowie das eigene Unternehmen konkurrenzfähig zu machen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Der Einsatz von KI im Projektmanagement wird immer wichtiger, zumal die KI das Projektmanagement in vielfacher Hinsicht praktisch unterstützen kann. Dies gilt besonders seit den Fortschritten in der Entwicklung von Produkten, die generative KI einsetzen, allen voran ChatGPT Ende 2022.

Zwar sind KI-basierte Vorhersagen bezüglich der Vorhersagen nach wie vor von hoher Bedeutung für den reibungslosen Ablauf von Projekten – zumal diese auch immer komplexer werden. Dennoch ist und bleibt die Zusammenarbeit mit den Menschen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Bis heute kann selbst die beste KI die Expertise, die Erfahrung und die Vernetzung des Menschen nicht ersetzen. Die Vorteile des Einsatzes einer KI im Projektmanagement liegen vor allem auf der Automatisierung von wiederkehrenden oder monotonen Aufgaben, der Steigerung der Effizienz und der Verbesserung der Produktivität. Gerade durch die Automatisierung lässt sich Zeit einsparen, die die Projektbeteiligten verwenden können, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Mittlerweile kommen KI-Systeme regelmäßig im Projektmanagement zum Einsatz. Unternehmen unterscheiden dabei verschiedene Formen der KI. Große Sprachmodelle (Large Language Models, kurz LLMs) sind Algorithmen der KI, die Deep-Learning-Techniken und extrem große Datensätze nutzt. Sie helfen, neue Inhalte zu verstehen, zusammenzufassen, zu erstellen und zu prognostizieren. Eine andere Form ist die generative KI (kurz: GenAI). Mit ihr werden neue Inhalte, Ideen oder Daten erzeugt, die die menschliche Kreativität imitieren. Generative KI kann Texte übersetzen, Berichte zusammenfassen und Präsentationen erstellen. Am leistungsfähigsten sind die Agents. Diese smarten Assistenten analysieren Daten, erkennen Muster, lernen dazu und können Prozesse automatisieren.

Implementierung von KI im Projektmanagement

Wer KI im Projektmanagement einsetzen will, muss die Implementierung im Unternehmen gut vorbereiten und im Detail planen. Nur so kann das volle Potenzial ausgeschöpft werden. Bei der Implementierung handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, der mehrere, aufeinanderfolgende Schritte umfasst. Die folgenden Punkte sollten Unternehmen beachten, da sie eine erfolgreiche Implementierung sicherstellen:

1. Alle aktuellen Prozesse müssen erfasst werden. Sie stellen die Grundlage dar, um zu entscheiden, ob ein Automatisierungsvorgang mithilfe einer KI wirklich Sinn erbringt.
2. Anschließend geht es darum, die KI-Lösungen zu identifizieren, die für die Bearbeitung des anstehenden Projekts am besten geeignet sind.
3. Um die Anforderungen des Projekts umsetzen zu können, sollten Unternehmen gewährleisten, dass die ausgewählten KI-Systeme nahtlos in das bestehende IT-Umfeld integriert werden.
4. Eingesetzte KI-Systeme müssen gründlich überprüft und getestet werden. Es gilt herauszufinden, dass sie problemlos funktionieren und sämtliche Anforderungen erfüllen.
5. Im Einsatz sollte eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung angestrebt werden. Damit lässt sich eine hohe Effektivität gewährleisten.

Um die Vorteile des Einsatzes von KI-Systemen im Projektmanagement vollständig auszunutzen, sollte das Unternehmen die KI-Systeme in Kombination mit menschlicher Expertise einsetzen. Für die Auswahl sollte die Entscheidungsfindung auf klaren Prozessen beruhen. Gleichzeitig ist es wichtig, die eingesetzten KI-Systeme funktionsfähig auf dem aktuellen Stand zu halten. Zudem müssen alle Mitarbeiter im Umgang mit den KI-Systemen sicher sein, was kontinuierliche Schulungen erfordert.

KI senkt die Misserfolgsquote von Projekten

Aktuellen Studien zufolge gibt es verschiedene Gründe, die Projekte zum Scheitern verurteilen. In Deutschland beispielsweise gelten 17 Prozent aller Projekte als gescheitert, wobei der Prozentsatz an Misserfolgen bei der Projektrealisierung in der IT-Branche und im Baugewerbe noch höher sind. Bei größeren, mehrschichtigen IT-Projekten liegt die Gefahr des Scheiterns sogar bei 43 Prozent. Die folgenden Gründe sorgen dafür, dass Projekte erfolglos bleiben:

• Ungeplante Ausweitung des Projektumfangs – Es kommt oftmals vor, dass der ursprüngliche Projektplan gesprengt wird. Dies führt zu einer Überschreitung des veranschlagten Budgets und parallel zu Verzögerungen in der Umsetzung.
• Falsches Zuweisen der Ressourcen – ein ineffizientes Ressourcenmanagement, das auch die Zeit, die verfügbaren Mitarbeiter und die notwendigen Materialien umfasst, wirkt sich häufig negativ auf den Fortschritt des Projektes aus.
• Projektdaten stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung – wenn die Projektmanagement-Tools, die im Einsatz sind, nicht dem Status Quo entsprechen, liefern sie keine Daten in Echtzeit. Dadurch wird es für die Teams schwierig, mögliche Schwierigkeiten oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Fehlende Kreativität und Innovationskraft – viele Unternehmen stehen einer aktiven Innovationskultur skeptisch gegenüber. Auf diese Weise wird ihre Fähigkeit eingeschränkt, im Bedarfsfall Anpassungen vorzunehmen oder den eingeschlagenen Weg zu ändern.

Der Einsatz von KI kann jedoch wesentlich dazu beitragen, dass Projektmanagement zu verbessern. So helfen KI-gestützte Systeme bei der Verbesserung der Planungs- und Vorhersagegenauigkeit. Routineaufgaben lassen sich automatisieren, wodurch sich die Menschen strategischen Anliegen widmen können. Zudem optimieren KI-gestützte Systeme die Kommunikation und Zusammenarbeit, was die Transparenz fördert. Moderne, KI-basierte Tools zeigen den Projektfortschritt in Echtzeit.

Einsatzmöglichkeiten für KI-Anwendungen im Projektmanagement

KI bietet ein breites Einsatzgebiet im Projektmanagement, beispielsweise um die Stakeholder eines Projektes zu unterstützen. Insgesamt hilft die KI im Projektmanagement in drei Bereichen und in unterschiedlichem Umfang. Die folgenden Aufgaben im Projektmanagement lassen sich durch KI-Systeme unterstützen:

Aufgaben automatisiert ablaufen lassen

Einige Aufgaben, die ein fester Bestandteil des Projektmanagements sind und erledigt werden müssen – beispielsweise das Durchführen von Berechnungen und Analysen oder das Anfertigen von Notizen – können bei geringem Schwierigkeitsgrad durch die KI-Anwendungen erledigt werden.

KI als Assistent einsetzen

Auch für die Erledigung komplexerer Tätigkeiten – wie der Erstellung von Zeitplänen oder der Durchführung einer Risikoanalyse – kann eine KI eingesetzt werden. Sie gibt Anregungen, erstellt Analysen und erste Entwürfe. Der Projektmanager muss die Ergebnisse auf Richtigkeit überprüfen.

KI für die Erweiterung der menschlichen Intelligenz nutzen

Diese sogenannte Augmentation unterstützt Projektmanager bei der Umsetzung komplexerer und strategischer Aufgaben, wie der Erstellung von Business Cases für Projekte. KI-Systeme helfen bei der Gewinnung von weiteren Erkenntnissen. Der Mensch beurteilt die Qualität der KI-Ergebnisse.

Durch ihre Analysefähigkeiten von Datenmaterial, ihrer Fähigkeit, komplexe Muster zu erkennen und die Möglichkeit, Entscheidungen vorzubereiten, verändert der Einsatz von KI die Arbeit von modernen Projektmanagern. Zwar handelt es sich um einen längeren Prozess, für den die richtigen Voraussetzungen vorhanden sein müssen, doch die KI wird zukünftig noch wichtiger für das Projektmanagement werden und bleiben.

Konkrete Beispiele für den KI-Einsatz im Projektmanagement

Die genannten Einsatzmöglichkeiten der KI im Projektmanagement lassen sich in konkreten Beispielen verdeutlichen, auf die hier näher eingegangen wird. Sie zeigen im Detail, wie KI-Systeme den Alltag im Projektmanagement verändern:

• Optimierung der Arbeit innerhalb des Projektteams – die KI fasst die Ergebnisse aus Besprechungen automatisch zusammen. Zudem optimiert sie den Informationsfluss und hilft, die anstehenden Aufgaben dem Projektmitarbeiter zuzuordnen.
• Organisatorische und strategische Aufgaben – die KI verbessert die Kommunikation, indem sie digitale Inhalte und Terminpläne erstellt. Im strategischen Bereich unterstützt sie durch die Bearbeitung komplexer Projekte mit vielen Variablen und unterstützt die Entscheidungsfindung.
• Erstellung von Analysen, Berichten und Berechnungen – die KI ist in der Lage, automatisierte Berichte zu erstellen, Dokumente zu analysieren und Berechnungen durchzuführen. Auch tabellarische Daten und Durchschnittswerte können mit KI genau unter die Lupe genommen werden.
• Verbesserungen für das Risikomanagement – das Auswerten bereits vorhandener historischer Daten unterstützt, um potenziell vorhandene Risiken bei der Bearbeitung eines Projekts bereits frühzeitig zu identifizieren und sinnvolle Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen.
• Passgenaue Planung der eingesetzten Ressourcen – KI-Systeme können die ideale Zuweisung von Ressourcen verbessern. Hierfür werden die Fähigkeiten der Teammitarbeiter, ihre Verfügbarkeit und die Projektanforderungen berücksichtigt. So wird die Projektumsetzung erfolgreich.

Um die Umsetzung des Projekts möglichst erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen immer offen für die innovativen Ansätze und Ideen sein, die die KI-Systeme bereitstellen. Die KI kann auch als Entwicklungspartner eingesetzt werden. Um sich neue Perspektiven zu eröffnen und Zusammenhänge aufzudecken, sollten Daten aus dem Projekt gesammelt und analysiert werden.