Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methode
Um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können, ist es notwendig, sich von Beginn an für die passende Umsetzungsmethode zu entscheiden. Bei der Auswahl müssen viele unterschiedliche Faktoren, wie Art, Größe und Komplexität des Projektes berücksichtigt werden. Ein wertvoller Ansatz, der die genannten Faktoren mit einschließt und den idealen Projektstart und damit die Umsetzung positiv beeinflusst, ist die sogenannte Stacey-Matrix. Sie wurde nach dem britischen Managementprofessor Ralph Douglas Stacey benannt, der die Matrix entwickelt hat. Diese Matrix hilft zuverlässig, die Komplexität eines Projektes zu veranschaulichen und gibt Aufschluss über die Komplexität der anfallenden Aktivitäten sowie einen Einblick in projektspezifische Risiken und Unsicherheiten. Gleichzeitig wird eine Entscheidungsbasis für die Auswahl der optimal geeigneten Projektmethodik – also die Wahl zwischen klassisch, hybrid oder agil – geschaffen.
Die ursprüngliche Form der Stacey-Matrix, die auf dem originären Entwicklungsschema des britischen Professors Ralph Douglas Stacey aufsetzt, bezieht sich auf die Übereinstimmung der an einem Projekt beteiligten Stakeholder und der Entscheidungssicherheit:
- Übereinstimmung unter den Stakeholdern
Diese Dimension bildet die Einigkeit der Stakeholder bei der Entscheidungsfindung ab. Im einfachsten Fall existiert eine volle Übereinstimmung, im komplexesten Fall gibt es hingegen keine Übereinstimmung unter den Stakeholdern.
- Sicherheit
Diese Dimension beschreibt die Sicherheit, mit der projektspezifische Entscheidungen getroffen werden. Im optimalen Fall gibt es bei der Entscheidungsfindung im Projekt eine hohe Sicherheit, im schlechtesten Fall hingegen existieren maßgebliche Unsicherheiten.
Heutzutage kommt primär die abgewandelte, modernisierte Version der Stacey-Matrix im Projektmanagement zum Einsatz. Dafür werden zwei neue Dimensionen definiert, die das Wie (das Finden des richtigen Lösungsansatzes) und das Was (die Festlegung der Anforderungen):
- Anforderungen
Diese Dimension ersetzt die Dimension „Übereinstimmung“ aus dem Original und befasst sich mit der Problemlösungsfähigkeit. Dabei geht es um die Festlegung aller notwendigen Anforderungen bzw. Aufgaben.
- Lösungsansatz
Diese Dimension ersetzt das Thema „Sicherheit“ aus dem Original. Es geht hierbei dabei, herauszufinden, ob der Lösungsansatz, der zur Erreichung des Projektziels gewählt wurde, bekannt oder unbekannt ist.
Aus den aktualisierten Dimensionen ergeben sich vier Subkategorien, die in der Folge kurz vorgestellt werden sollen. Außerdem werden einige Tipps formuliert, wie die verschiedenen Unterdimensionen am besten zu handhaben sind.
Einteilung der Komplexitätsstufen eines Projektes
Für jeden der vier Bereiche der Stacey-Matrix gibt es verschiedene Strategien, die für die Umsetzung eines bestimmten Projekts am effektivsten sind. Projektmanager können mit Hilfe der Stacey-Matrix die Anforderungen und Ziele eines Projekts besser nachvollziehen und auf der Basis die richtige Strategie auswählen. Darüber hinaus können die Risiken des Projekts besser eingeschätzt und die Kommunikation innerhalb des Projekts besser gesteuert werden. Zunächst einmal geht es jedoch um die genauere Beschreibung der verschiedenen Projektstufen im Projektmanagementportfolio:
- PROJEKTSTUFE SIMPEL
Einfach gestrickte Projekte, in denen bekannte Technologien zum Einsatz kommen und die auf klaren Anforderungen beruhen, halten nur wenige Überraschungen parat. Ansätze wie „Best Practices“ lassen sich problemlos auf solche Projekte anwenden. Bei solchen Projekten sind die zu erledigenden Aktivitäten eindeutig festgelegt, auch die Ergebnisse sind klar definiert. Da ein solches Projekt einer eindeutigen Struktur folgt. Projekte dieser Kategorie setzen zumeist auf traditionelle Methoden des Projektmanagements wie das Wasserfall- oder V-Modell.
- PROJEKTSTUFE KOMPLIZIERT
Komplizierte Projekte gelten als nicht mehr als einfach, sind aber vorhersehbar. Solche Projekte werden nochmals unterteilt in sozial/politisch kompliziert und technisch kompliziert. Bei sozial/politisch komplizierten Projekten können sich die Stakeholder nicht auf ein Endresultat einigen. Ist es technisch kompliziert, herrscht zwar Einigkeit über das Endergebnis, nicht aber über den Weg zum Ziel. Es gibt viele offene Fragen, die sich über Analysen, Verhandlungen und Expertenberatungen klären lassen. Es kommen agile Projektmethoden wie Kanban oder Lean zum Einsatz.
- PROJEKTSTUFE KOMPLEX
Komplexe Projekte sind durch eine Vielzahl von Risiken gekennzeichnet. Bei solchen Projekten sind weder die Anforderungen noch die eingesetzten Technologien und Methoden bis ins Detail bekannt. Um derartige Projekte erfolgreich in die Tat umsetzen zu können, kommt es auf eine hohe Transparenz, ständige Innovation, einen kreativen Ansatz sowie auf kurze Iterationen und ständige Prüfpunkte an, die das weitere Vorgehen der Umsetzungen beeinflussen. Bei komplexen Projekten wird Scrum als Projektmanagementmethode angesetzt.
- PROJEKTSTUFE CHAOTISCH
Chaotische Projekte sind besonders herausfordernd, da weder klare Anforderungen noch die einzusetzenden Technologien und Methoden vorliegen. Um derartige Projekte erfolgreich umsetzen zu können, sollten agile Projektmanagementmethoden zum Einsatz kommen. Auch ein genaues Arbeiten ist zwingend erforderlich, zumal die Gefahr eines Scheiterns besonders hoch ist. In vielen Fällen ist eine vorläufige Festlegung der Anforderung erforderlich, um Klarheit zu schaffen. Häufig eingesetzte Projektmanagementmethoden sind Design Thinking, Kanban oder Scrum.
Um den Komplexitätsgrad von Projekten in der Praxis einschätzen zu können, geht es nicht nur um eine präzise Positionierung. Stattdessen sollte es das Ziel sein, ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob es sich um komplexe Aufgabenstellungen handelt und welche Parameter – primär die Klarheit der Anforderungen oder die Beherrschbarkeit der Methode und Technik – für die Komplexität der Umsetzung eines Projektes verantwortlich sind. Dafür ist es notwendig, die Ansichten aller beteiligten Stakeholder mit einzubeziehen und die Ergebnisse gemeinsam zu besprechen.
Die richtige Projekteinstufung gewährleistet den Projekterfolg
Die richtige Projekteinstufung anhand der genannten Kriterien stellt die wichtigste Grundlage dar, um die richtige Projektmanagementmethode zu wählen und so ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Beispielsweise können komplexe Aufgabenstellungen durch eine Unterschätzung der damit verbundenen Herausforderungen schnell zu einer unangemessenen Bearbeitung führen, sodass es schnell zu einem chaotischen Zustand kommt. Zu agile Managementkonzepte führen bei als kompliziert eingeschätzten Projekten zudem zu einer mangelnden Effizienz. Auch der Einsatz von gewünschten Planungsparametern im Projekt bringt keinen Fortschritt.
Am Beispiel von als komplex eingestuften Projekten zeigt sich, dass Veränderungen im Verlauf des Projektes ein integraler Bestandteil des Projektalltags sind. Daher sollten solche Veränderungen methodisch fest mit eingebunden werden. Kurze Iterationen, zusammen mit dem Mut, neue Wege zu gehen, garantieren eine schnelle Lernkurve. Fehler, die bei der Projektbearbeitung gemacht wurden, lassen sich früh erkennen. Notwendige Anpassungen können zeitnah implementiert werden. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass eine zu detailversessene Planung und der Einsatz einer klassischen Managementmethode in komplexen Aufgabenstellungen zu Scheinsicherheiten führt.
Vor- und Nachteile der Stacey-Matrix im Projektmanagement
Die Stacey-Matrix bringt verschiedene Vorteile, aber auch Nachteile mit sich, die Projektteams beim Einsatz beachten sollten. Dabei sollte erwähnt werden, dass die Stacey-Matrix niemals als das einzige Mittel zur Entscheidungsfindung der richtigen Projektmanagementmethode gewählt werden sollte, kann aber einen guten Überblick verschaffen.
Vorteile des Einsatzes der Stacey-Matrix
- Unterstützung bei der Identifizierung der richtigen Projektmanagementmethode
- Aufgrund der breiten Auslegung kann die Stacey-Matrix in vielen Branchen angewendet werden
- Die Stacey-Matrix vermittelt eine gute Übersicht bezüglich der Komplexität von Projekten
Nachteile des Einsatzes der Stacey-Matrix
- Das Projektumfeld wird nicht ausreichend berücksichtigt
- Die Komplexität eines Projektes ist nicht immer das maßgebliche Auswahlkriterium
- Die Matrix definiert keine klaren Felder
Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Stacey-Matrix im Projektmanagement dazu dient, die Vielschichtigkeit und Unsicherheiten eines Projektes zu bewerten. Sie bietet klare Orientierung bei der Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Methoden und kann als Navigationshilfe im Alltag dienen. Sie sollte jedoch nicht als alleiniges Kriterium für den gewählten Methoden genutzt werden.
Schrittweise Umsetzung der Stacey-Matrix im Projektportfoliomanagement
Eine pragmatische Nutzung der Stacey-Matrix im Projektportfoliomanagement hat sich in der Praxis als sehr nutzbringend herausgestellt. Um effektiv handeln zu können, sollte ein schrittweiser Ansatz für den Einsatz im Projektalltag gewählt werden. Ziel des Einsatzes der Stacey-Matrix ist es, mehr Transparenz und eine gemeinsame Diskussionsgrundlage zu schaffen. Es geht um eine Optimierung des Erfahrungsaustausches, auch eingefahrene Denkmuster, Sichtweisen und Verfahrensweisen sollen auf diese Weise kritisch hinterfragt werden. So werden mögliche Herausforderungen, vorhandene Risiken und Projektabhängigkeiten schneller erkannt, wodurch gezielte Steuerungsmaßnahmen ermöglicht werden und sich notwendige Änderungen frühzeitig integrieren lassen.
Dieses schrittweise Vorgehen ermöglicht insgesamt die Entwicklung eines gemeinsamen Bildes sowohl der aktuellen als auch der zukünftigen Herausforderungen des Projektportfolios. Es schafft die Basis für ein gutes und gelebtes Management. Die folgenden fünf Schritte müssen aufeinander aufbauend für ein effektives Management von Projekten durchlaufen werden:
- Die relevanten Teilnehmer zusammenbringen
Im ersten Schritt müssen die Schlüsselpersonen oder -parteien eingeladen werden. Dazu gehören zumeist die Vertreter des „Project Management Officer“ (PMO). Diese wollen – neben den formalen Kriterien der Bestandsaufnahme – auch die inhaltliche Diskussion voranbringen. Es geht um die Sensibilisierung für Risiken und Herausforderungen im Projektportfolio. Das Bild, das so entsteht, bildet die Basis zur Begleitung und dem Management aller aktuellen und zukünftigen Aktivitäten.
- Die richtige Vorbereitung aller Teilnehmer
Der für die Projektumsetzung Verantwortliche sollte sicherstellen, dass sich alle am Projekt Beteiligten der Zielsetzung bewusst sind und die Wahl des methodischen Ansatzes nachvollziehen können. Dabei sollten alle Beteiligten nicht ausschließlich das Ergebnis, sondern auch den Prozess der Umsetzung als echten Mehrwert erkennen. Diesen Umsetzungsprozess sollten sie voll und ganz mit tragen. Gleichzeitig sollten die Positionskriterien diskutiert werden.
- Einteilung des Projektes anhand der Komplexitätsstufen
Die Positionierung der Projekte eines Unternehmens können – in Abhängigkeit vom Kontext und der Zielsetzung – sehr unterschiedlich ausfallen. Wenn Diskussionen zur Einstufung eines Projektes aufgrund von einseitiger Denkweisen oder einer zu starken Routine stillstehen, kann die Einstufung mit Hilfe der Stacey-Matrix diese Diskussion wiederbeleben. Gleichzeitig kann das Ergebnis dieser Phase die Projektstruktur stärken.
- Die Ableitung der notwendigen Konsequenzen
Durch die Positionierung der einzelnen Aktivitäten auf der Stacey-Matrix wurde ein Gesamtbild geschaffen, anhand dessen die Aufstellung des Projektportfolios zu bewerten ist. Dies gilt für die Risikovorsorge, die richtige Auswahl der Projektmanagementmethode und die Auswahl der Projektmitarbeiter an ihren persönlichen Qualifikationen, Stärken und Persönlichkeitsmerkmalen. Maßnahmen sind mit einem konkreten Termin zu fixieren und Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen.
- Wiederholungen der skizzierten Vorgehensweise
In sinnvollen Abständen sollte die genannte Vorgehensweise wiederholt werden. Dies könnte beispielsweise im Rahmen der stattfindenden Projektmanagementboards durchgeführt werden. Dies ist auch ein sinnvolles Podium, um gemachte Erfahrungen und die gewonnenen Erkenntnisse sowohl aus Erfolgen als auch aus Misserfolgen zu kommunizieren. Es empfiehlt sich zudem, die gewählte Methodik zu variieren, um unterschiedliche Schätz- und Bewertungstechniken zu testen.
Dennoch geht es bei der Einschätzung anhand der Stacey-Matrix nicht nur um eine genaue Positionierung. Es geht darum, ein Gefühl dafür zu entwickeln, welchen Grad der Komplexität ein Projekt hat und durch welche Parameter bezüglich der Anforderungen und der Beherrschbarkeit der Technik es geprägt ist. Um den Komplexitätsgrad eines Projektes festzulegen, sind die Meinungen aller relevanten Stakeholder mit in die Entscheidung einzubeziehen.
